ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเทคโนโลยีมีการพัฒนาไปมาก และนั่นก็รวมไปถึงสำหรับ HR อย่างเราๆด้วยเช่นกันที่แต่ก่อนการลงเวลาทำได้เพียงแค่การตอกบัตร หลังจากนั้นก็พัฒนาขึ้นไปเป็นเรื่องของการใช้เทคโนโลยีเครื่องสแกนนิ้ว จนการมาของสมาร์ทโฟนที่ทำให้หลาย ๆ บริษัทเริ่มปรับเปลี่ยนมาใช้การลงเวลาผ่านระบบ GPS แทนและล่าสุด beacon ก็กำลังเป็นอีกเทคโนโลยีที่ HR จำนวนมากเริ่มให้ความสนใจกันมากขึ้น เพราะช่วยให้การลงเวลาจากมือถือนั้นมีความแม่นยำมากขึ้น หมดปัญหาเรื่องพนักงานลงเวลาแล้วแต่ไม่ได้อยู่ในที่ทำงาน แต่หากยังไม่รู้จัก beacon แล้วก็ไม่ต้องกังวลเพราะวันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังว่า beacon คืออะไร และจะช่วยในเรื่องการลงเวลาได้อย่างไรมีข้อดีอะไรบ้าง?
Beacon คืออะไร?
บีคอน (Beacon) นั้นก็ถือว่าเป็นเทคโนโลยีจำพวก IoT หรือ Internet of Things ที่ได้รับความนิยมในต่างประเทศมาสักพักใหญ่แล้ว ตัวบีคอนเองนั้นรูปร่างลักษณะของมันก็มีหลายรูปร่างและหลายขนาด แต่โดยทั่วไปแล้วขนาดที่พบเห็นได้มากจะคล้าย ๆ กับก้อนหินขนาดกำลังดี ไม่ใหญ่จนเกินไป ซึ่งเจ้าตัวบีคอนเองเนี่ยมักจะถูกเอามาใช้ทำงานร่วมกับสมาร์ทโฟน ในอดีตหากคุณผู้อ่านเคยเจอเมื่อเดินเข้าไปในบางสถานที่เราจะได้รับข้อความโฆษณาต่าง ๆ อันนี้ก็เกิดจากเจ้าตัวบีคอนนี้ การทำงานของตัว Beacon เองนั้นก็ไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด หลักการทำงานจะคล้าย ๆ กับเทคโนโลยีจำพวก RFID แต่ beacon นั้นจะใช้วิธีการส่งสัญญาณบลูทูธออกไปยังอุปกรณ์ของผู้รับ โดยจะมีรัศมีการทำงานของมันอยู่ ซึ่งตรงนี้ถ้าหลุดออกจากรัศมีมันไปก็จะไม่สามารถทำงานได้นั่นเอง ตัว beacon เองนั้นก็เลยจะมีประโยชน์มาก ๆ ในการเอามาใช้งานในพื้นที่ที่ GPS เข้าไม่ถึงเช่นในห้าง ในตึกอาคารต่าง ๆ ที่ทำให้ HR สามารถเอามาประยุกต์ใช้กับการลงเวลางานได้
ทำความรู้จักกับ Beacon กันไปแล้ว มาดูกันดีกว่า Beacon มีประโยชน์กับระบบ HR ในการลงเวลาการทำงานได้อย่างไร?
Beacon ช่วยในเรื่องโลเคชั่นลงเวลาทำงานที่ต้องการความแม่นยำ
สำหรับโปรแกรม HR นั้นหากรองรับเทคโนโลยี beacon ด้วยแล้วก็จะทำให้การลงเวลาสามารถทำได้อย่างสะดวก ยืดหยุ่นและแม่นยำกว่าการใช้ระบบ GPS เพียงอย่างเดียว อย่างที่เราได้กล่าวไปตอนต้นแล้วว่าด้วยตัวบีคอนเองนั้นจะมีระยะทำงานจำกัดอยู่ โดยทั่วไปแล้วในทางทฤษฎีจะอยู่ที่ราวๆ 70 เมตร ด้วยคุณสมบัติข้อนี้ของเองที่ทำให้บีคอนเป็นเทคโนโลยีที่เหมาะมากกับการนำมาใช้เช็คอินเวลาเข้าออกงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริษัทที่มีตึกหลาย ๆ ชั้น หรือมีร้านอะไรต่าง ๆ ที่ใกล้ที่ทำงาน ซึ่งหากไม่มีเจ้าตัว Beacon แล้วทำการเช็คอินผ่านระบบ GPS พนักงานในบริษัทอาจจะเช็คอินที่ร้านกาแฟใกล้ ๆ บริษัท หรือเช็คอินในชั้นล่างแต่ยังไม่เข้ามาทำงานก็ได้ แต่เมื่อ HR ดูเวลาเข้าออกงานก็เห็นว่าเวลางานของพนักงานคนนี้ปกติดี การประยุกต์ลงเวลาการทำงานผ่านบีคอน โดยการนำบีคอนมาติดในออฟฟิศที่ทำงานแทนก็จะช่วยทำให้คุณมั่นใจได้มากขึ้นว่าการเช็คอินนั้นพนักงานเองอยู่ภายในบริษัทอย่างแน่นอน
หมดปัญหาเรื่องไม่มีสัญญาณ
บ่อยครั้งที่การเช็คอินผ่านระบบ GPS มักจะมีปัญหาที่เมื่อเราเข้าไปอยู่ในอาคารกลับเช็คอินไม่ได้ หรือมีปัญหาโลเคชั่นเพี้ยน HR ที่หวังว่าจะเอาโปรแกรม HR มาช่วยให้พนักงานลงเวลางานได้ง่ายดายมากขึ้น กลับกลายเป็นว่าพนักงานต้องมาเจอกับปัญหาลงเวลางานไม่ได้ HR เองก็กลายเป็นต้องปวดหัวมากกว่าเดิม ในจุดนี้บีคอนก็จะเข้ามาช่วยเป็นอย่างมาก ยิ่งกับพนักงานเยอะ ๆ เพราะเราสามารถเอาเจ้าตัวบีคอนที่มีขนาดกะทัดรัดตัวนี้ ไปวางไว้ที่จุดที่เราต้องการให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานได้ทันที และด้วยความที่บีคอนนั้นติดตั้งได้ง่ายก็สามารถเพิ่มจุดติดบีคอนได้อย่างรวดเร็วใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
แก้ปัญหามีพนักงานประจำหลายสาขา
ในหลายกรณี ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นประจำคือบริษัทอาจจะมีพนักงานประจำสาขาหลาย ๆ ที่ ซึ่งตรงจุดนี้โดยมากแล้วถ้าเป็นบริษัทใหญ่มีพนักงานในแต่ละสาขาเยอะ ๆ ก็อาจจะแก้ปัญหาด้วยการเอาเครื่องสแกนนิ้วไปติดที่สาขานั้นเลย แต่ในกรณีที่พนักงานแต่ละสาขาไม่เยอะ หรือบางครั้งด้วยประเภทธุรกิจที่เน้นเป็นพนักงานขายหน้าร้านที่แบรนด์สินค้าเราส่งไปประจำตามจุดต่าง ๆ อาจจะจุดละคน 2 คน หากเป็นเช่นนี้การลงทุนเครื่องสแกนนิ้วก็จะกลายเป็นสิ่งที่ยุ่งยากจากเรื่องของการติดตั้งและยังต้องใช้งบประมาณมาก บีคอนก็เลยเข้ามามีบทบาทอย่างมากในการช่วยตรงจุดนี้ เพราะตัวบีคอนเองนั้นการติดตั้งสามารถทำได้ง่ายมาก ๆ และยังมีราคาที่ถูกกว่าเครื่องสแกนนิ้ว ทั้งยังมีความทนทานกว่าด้วย เพราะ beacon นั้นจะไม่ต้องการการดูแลเยอะเท่าเครื่องสแกนที่มีการสัมผัสทุกวัน บีคอนโดยมากการดูแลก็จะเป็นเรื่องของแบตเตอรี่ที่ใช้สำหรับการส่งสัญญาณ ซึ่งแบตเตอรี่ก็มีระยะเวลาใช้งานเป็นปี ๆ
สรุป
เมื่อเห็นข้อดีของการนำ beacon มาประยุกต์ใช้กับการลงเวลาแล้วล่ะก็ หากกำลังพิจารณามองหาโปรแกรม HR เพื่อช่วยในการบันทึกเวลาเข้าออกงานสักตัวนึง เพราะกว่าจะใช้โปรแกรมหนึ่ง ๆ ได้ต้องเสียเวลามากมาย หากไม่อยากให้ปวดหัวทีหลัง อย่าลืมตรวจสอบเรื่องพื้นฐานอย่างวิธีในการลงเวลา ดูก่อนว่าตัวโปรแกรมรองรับการลงเวลาเข้าออกงานแบบไหนกันก่อนนะครับ มีการรองรับบีคอนด้วยหรือไม่ และหากรองรับมีค่าใช้จ่ายที่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเท่าไร เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้คุณได้รับโปรแกรม HR ที่มีความยืดหยุ่นสูงเหมาะแก่การใช้งาน
ทดลองใช้งาน empeo ฟรี 30 วัน ลงทะเบียนเลยที่ลิงก์นี้
ติดตามเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.empeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo