สลิปเงินเดือนคืออะไร? แล้วทำไมถึงควรใช้ E-slip?

ถ้าพูดถึงเอกสารทั้งหลายที่มนุษย์เงินเดือนต้องใช้ในชีวิตการทำงาน "สลิปเงินเดือน" น่าจะเป็นเอกสารเดียวที่ทำให้ทุกคนยิ้มออกเมื่อได้รับ จริงไหมครับ? ก็เงินเดือนออกทีไร หัวใจมันพองโตทุกที! แต่จะมีสักกี่คนครับที่รู้จักสลิปเงินเดือนอย่างแท้จริง หรือยิ่งไปกว่านั้น เข้าใจว่า e-slip ดีกว่าสลิปแบบธรรมดาอย่างไร? วันนี้จะมาไขข้อข้องใจครับ แต่ก่อนอื่น ไปรู้จักสลิปเงินเดือนก่อนดีกว่า

1) รู้จักสลิปเงินเดือน

ใบแจ้งเงินเดือน (salary statement) หรือเรียกง่ายๆ ว่า สลิปเงินเดือน (pay-slip) คือเอกสารที่บริษัทออกให้กับพนักงานเพื่อแจกแจงรายละเอียดของการจ่ายเงินเดือน ถือเป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่บริษัทต้องทำเพื่อยืนยันการชำระเงินค่าจ้างให้กับพนักงานครับ โดยปกติแล้ว สลิปเงินเดือนจะออกให้ภายในวันที่จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการทำงานของแต่ละบริษัทด้วยครับ บางที่อาจจะมีการส่งสลิปให้ก่อนหรือหลังก็ได้ครับ 

โดยสลิปเงินเดือนที่ดีนั้นควรระบุรายละเอียดต่างๆ อย่างถี่ถ้วนและชัดเจนครับ เช่น ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ชื่อพนักงาน ตำแหน่ง อัตราเงินเดือน และรายได้พิเศษ เช่นค่า OT เบี้ยเดินทาง หรือสวัสดิการอื่นๆ นอกจากนี้ก็ยังระบุถึงรายหักที่เกิดขึ้นในแต่ละรอบเดือน เช่น ประกันสั่งคม ภาษี กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น โดยยิ่งระบุรายละเอียดชัดเจนเท่าไหร่ ก็จะช่วยให้ทำธุรกรรมต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานดูรายละเอียดรายได้ของตนได้อย่างครบถ้วน เช่น ได้เบี้ยเลี้ยงเท่าไหร่ หักค่าอะไรไปบ้าง โดยไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลอีกให้เสียเวลาครับ

2) ประโยชน์ของสลิปเงินเดือน

หลักๆ แล้ว คนทำงานส่วนใหญ่มักจะใช้สลิปเงินเดือนใน 3 กรณีต่อไปนี้ครับ

1. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมกับธนาคารและสถาบันทางการเงินต่างๆ เช่น ขอสินเชื่อส่วนบุคคล หรือสินเชื่อบ้าน-รถยนต์ ขอรีไฟแนนซ์ สมัครบัตรเครดิต ฯลฯ
2. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีและการยื่นสมทบกองทุนประกันสังคม ตามมาตรา 50 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานกับบริษัทต่างๆ เพื่อยืนยันรายได้จากการทำงานกับบริษัทก่อนหน้านี้ (ในกรณีที่ฝ่ายบุคคลร้องขอ)

2 กรณีหลังนี่จะเจอค่อนข้างน้อย แต่ก็ยังพบเจอได้บ้างประปรายครับ

3) ประเภทของสลิปเงินเดือน

ถ้าเป็นเมื่อก่อน  หลายองค์กรยังไม่ได้นำเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์ด้านงานบุคคลมาใช้ ทำให้หลายกระบวนการยังเป็นระบบออฟไลน์ครับ ซึ่งก็ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก ดังนั้น สลิปเงินเดือนที่ได้รับความนิยมจะมี 2 ประเภทครับ คือ แบบที่เป็นกระดาษคาร์บอน กับแบบที่เป็นกระดาษธรรมดา โดยสลิปเงินเดือนแบบกระดาษคาร์บอนจะดูน่าเชื่อกว่าแบบกระดาษธรรมดามาก เพราะปิดผนึกมิดชิด พร้อมมีการออกแบบลวดลายสีเข้ม ทำให้ไม่สามารถเห็นข้อมูลสำคัญข้างในได้ นิยมใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่าง ๆ ครับ เพราะโดยมากแล้วพอเป็นกระดาษคาร์บอนมาเช่นนี้ หากพนักงานต้องการปลอมแปลงก็จะไม่ใช่สิ่งที่ทำได้อย่างง่ายดาย

อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่จะจ่ายเงินเดือน บริษัทจะส่งสลิปเงินเดือนที่เป็นเอกสารให้พนักงาน พร้อมเก็บสำเนาไว้ 1 ฉบับเพื่อเป็นหลักฐานการจ่าย ซึ่งไม่เพียงแต่มีขั้นตอนจุกจิก เสียเวลาและพลังงานในการจัดทำ จัดส่ง และจัดเก็บ แต่พนักงานยังต้องคอยเก็บรักษาเอกสารกระดาษที่เป็นความลับอีก จะค้นหาข้อมูลเก่า ๆ ทีก็ต้องเสียเวลาครับ

แต่โชคดี ทุกวันนี้มี HR software เกินขึ้นจำนวนมาก หนึ่งในนั้นคือ payroll software ที่ช่วยจัดการบัญชีเงินเดือนของพนักงานอย่างครบวงจร โดยจะคำนวณเงินเดือนของพนักงานอย่างแม่นยำ ประกอบกับพิจารณาข้อมูลเวลาทำงานและข้อมูลการหักภาษี แล้วสร้างสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (e-payslip หรือเรียกสั้นๆ ว่า e-slip)  พร้อมส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนครับ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายทำบัญชีเงินเดือนได้เป็นอย่างมาก บริษัทต่าง ๆ จึงหันมาใช้งาน payroll software และ e-slip กันมากขึ้นครับ

ดังนั้น มาเจาะรายละเอียดกันดีกว่าครับว่า e-slip  ดียังไง? และจะเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน ฝ่ายบุคคล หรือแม้แต่องค์กรเองอย่างไรบ้าง?

4) ข้อดีของ e-slip

ข้อดีสำหรับบริษัท

1. ลดต้นทุน
   เมื่อก่อนที่ยังใช้สลิปเงินเดือนกระดาษ จะต้องมีการพิมพ์ออกมาแล้วจัดส่งให้พนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาสลิปเหล่านั้นในที่ที่แน่นหนาและปลอดภัยด้วยครับ ซึ่งทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายในทุกเดือน แต่ถ้าบริษัทคุณใช้ e-slip ซึ่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ต้องพิมพ์ออกมาในกระดาษ ช่วยประหยัดงบค่ากระดาษ ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษา ค่าส่ง  ฯลฯ
2. รักษาสิ่งแวดล้อม
   แน่นอน เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ก็ถือเป็นการลด carbon footprint ในกระบวนการผลิต และลดปริมาณขยะที่เกิดขึ้นจากกระดาษด้วย  ซึ่งสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดี ว่าบริษัทใส่ใจในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมครับ
3. ประหยัดเวลา
   รู้กันดีว่าการทำบัญชีเงินเดือนนั้นกินเวลาและพลังงานมหาศาลแค่ไหน หรือแค่การทำสลิปเงินเดือนอย่างเดียว ก็ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ บรรจุใส่ซอง จัดส่ง และการเก็บรักษาเข้าตู้ พร้อมเรียงหมวดหมู่เพื่อให้ค้นหาง่าย ฯลฯ ฟังแค่นี้ก็ปวดหัวแล้วใช่ไหมครับ แต่ถ้าใช้ e-slip ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ในระบบ ซึ่งจะส่งเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาฝ่ายบุคคลไปเยอะเลยครับ
4. ข้อมูลไม่รั่วไหล
   ลองนึกถึงภาพซองเอกสารบรรจุข้อมูลลับของพนักงาน ที่ตั้งเรียงอยู่บนโต๊ะฝ่ายบุคคล แล้วคนเดินผ่านไปมาก็มีโอกาสแอบดูได้ หรือเหตุการณ์ที่ส่งสลิปเงินเดือนให้ผิดคน หรือมีคนทำสลิปเงินเดือนสูญหาย ฯลฯ เรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นได้ทั้งนั้นครับ แม้แต่การเก็บรักษาสลิปเงินเดือนไว้ในตู้เอกสารก็ไม่ได้ปลอดภัย 100% นะครับ เพราะยังเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ สัตว์กัดแทะต่างๆ ฯลฯ แต่ถ้าใช้ e-slip ไฟล์ข้อมูลเงินเดือนจะถูกเข้ารหัสแล้วส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคน  จะเปิดดูข้อมูลได้ก็ต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะบุคคลเท่านั้นครับ หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล (ที่ไม่ได้เกิดจากตัวบุคคล) แน่นอน 

ข้อดีสำหรับพนักงาน

1. เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและง่ายดาย ผ่านอีเมลส่วนบุคคล มีความปลอดภัยและเป็นส่วนตัวสูง
2. ข้อมูลถูกเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในอีเมล กลับมาค้นหาย้อนหลังก็ง่าย ไม่ต้องกลัวสูญหาย ไม่ต้องเก็บเอกสารเป็นกอง ๆ 

สรุปส่งท้าย

ตอนนี้คงเข้าใจประโยชน์ของ e-slip กันแล้วนะครับ ยิ่งในยุคดิจิทัลนี้ ความรวดเร็วและความมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องสำคัญ การนำซอฟต์แวร์มาช่วยจัดการงานบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำบัญชีและจ่ายเงินเดือน จึงเป็นเรื่องที่บริษัทมองข้ามไม่ได้อีกต่อไปครับ

อย่าง empeo เอง มีฟีเจอร์ Advanced Payroll จัดการเงินเดือนแบบครบวงจร ดูแลเรื่องเงินเดือนพนักงานคุณอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ประกันสังคม ทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (e-slip) ที่เข้ารหัสผ่าน พร้อมส่งเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติ รับประกันเรื่องความปลอดภัยข้อมูลครับ มั่นใจได้ว่าจะช่วยแบ่งเบางาน HR บริษัทคุณมากขึ้นแน่นอน