เปรียบเทียบ บันทึกเวลาทำงานผ่านแอปกับเครื่องตอกบัตรต่างกันยังไง?

ข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานมีประโยชน์สำหรับ ฝ่ายบุคล (HR) ที่จะนำไปวิเคราะห์ประกอบการวัดประสิทธิภาพในการทำงาน และความรับผิดชอบ ของพนักงานแต่ละคน แต่ในปัจจุบันนั้นก็มีทางเลือกในการบันทึกเวลาเข้าออกงานของพนักงานหลักหลายวิธีตั้งแต่วิธีดั่งเดิมอย่างการเซ็นชื่อ ตอกบัตร ไปจนถึงการเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชันในโทรศัพท์มือถือ  แล้วแบบไหนจะตอบโจทย์องค์กรของเรามากกว่ากัน

ใช้แอปลงเวลา

ข้อดีของแอปลงเวลา

1. สามารถดูข้อมูลได้ทันที 
    การเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชันจะทำให้ฝ่ายบุคล หรือผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลได้ทันทีและดูย้อนหลังโดยที่ไม่ต้องไปรื้อค้นเอกสาร
2. มีความปลอดภัยสูง
   แอปพลิเคชันจะต้องมีการลงชื่อเข้าใช้งานทำให้มีความปลอดภัย และมีความเป็นส่วนตัวด้วยเพราะพนักงานแต่ละคนก็จะไม่เห็นเวลาเข้าออกงานของคนอื่น
3. เชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ง่าน
   แอปพลิเคชันลงเวลาเข้าออกงานส่วนมากจะสามารถนำข้อมูลออก หรือเชื่อมต่อ API  เข้ากับระบบอื่นๆ และบางแอปพลิเคชันก็จะรองรับการทำงานที่หลากหลายแบบ empeo ของเราก็สามารถทำได้ตั้งแต่จัดตารางงาน ทำAutoPayroll กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ทำให้ประหยัดเวลาฝ่ายทรัพยากรบุคล (HR) ไปได้เยอะ

ข้อเสียของแอปลงเวลา

1. ต้องมีสมาร์ทโฟนถึงจะใช้งานได้
    ข้อเสียแรกที่หลายๆ คนนึกถึงเลยคือพนักงานทุกคนในองค์กรต้องมีโทรศัพท์สมาร์ทโฟนถึงจะใช้งานได้ แต่ทุกวันนี้ทุกคนเล่นไลน์ คงจะเป็นเพียงคนกลุ่มน้อยที่ยังไม่มี
2. ถ้าระบบล่มจะไม่สามารถทำอะไรได้เลย
   การที่ทุกอย่างอยู่บนระบบออนไลน์ ถ้าอินเตอร์เน็ตมีปัญหา หรือระบบของผู้ให้บริการมีปัญหาก็จะไม่สามารถทำงานได้ ดังนั้นการเลือกใช้แอปพลิเคชันลงเวลาต้องคำนึงถึง SLA และศึกษาข้อมูลของแอปพลิเคชันนั้นๆ ให้ถี่ถ้วนก่อน

ใช้เครื่องตอกบัตรลงเวลา

ข้อดีของการตอกบัตร

1. ไม่ต้องมีความรู้เรื่องระบบ IT 
    การตอกบัตร เข้า-ออก งานมีหลักการทำงานที่ไม่ซับซ้อน ทำหน้าที่แค่ลงเวลาไปบนบัตรทำให้พนักงานที่ดูแล และใช้งานไม่ต้องมีความรู้ด้านระบบคอมพิวเตอร์ หรือแอปพลิเคชันก็สามารถใช้งานได้
2. เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก
   องค์กรขนาดเล็ก หรือ SME ที่มีพนักงานไม่เยอะมากไม่ได้มีโครงสร้างที่ซับซ้อน การตอกบัตรเป็นหลักฐานในการเข้าออกงานก็สะดวก และประหยัด
3. ลดภาระให้พนักงาน
   คงปฏิเสธไม่ได้ว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะมีโทรศัพท์สมาร์ทโฟน การใช้เครื่องตอกบัตรนั้นเป็นการลดภาระพนักงานให้ไม่จำเป็นต้องมีต้องทุนค่าโทรศัพท์ และค่าอินเตอร์เน็ต

ข้อเสียของเครื่องตกบัตร

1. เสียเวลาในการคำนวณ 
   การใช้เครื่องตกบัตร ข้อมูลจะบันทึกลงบนกระดาษ ทำให้ต้องเสียเวลาเก็บข้อมูล และนำมาคำนวณเวลาของแต่ละคน และยังเกิดความผิดพลาดได้ง่าย (Human Error)
2. ความปลอดภัยต่ำ
   สามารถแก้ไขข้อมูลได้ง่าย และบัตรตอกเสียหายง่าย หากจัดเก็บไม่ดีเสี่ยงต่อการสูญหาย ทำให้ไม่สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้
3. ไม่สามารถนำไปเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้
   เครื่องตอกบัตรทำหน้าที่ได้แค่เป็นตัวบันทึกเวลาลงบัตร  ซึ่งไม่สามารถเชื่อมต่อระบบจ่ายเงินเดือน ภาษี หรือสวัสดิการอื่นๆได้ และไม่สามารถดูข้อมูลออนไลน์ได้

สรุป

ในยุคนี้หลายๆ องค์กรต้องการทำ Digital Transformation แต่การจะเปลี่ยนระบบที่ส่งผลต่อคนทั้งองค์กรต้องศึกษาข้อดีข้อเสียให้ถี่ถ้วน และกระแสการ Work from Home จาก Covid-19 เป็นตัวเร่งให้ทุกองค์กรต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์อย่างเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งแอปพลิเคชันนั้นจะมีความหลากหลายและมีความยืดหยุ่นสูงกว่าการตอกบัตรเพราะจะมีตั้งแต่การจับพิกัด GPS ซึ่งจะเหมาะกับพนักงานที่ต้องเดินทางไปหลากหลายที่เช่น พนักงานขาย หรือจะเป็น Becon ที่ต้องอยู่ในระยะสัญญาณ Bluetooth เท่านั้นถึงจะเข้างานได้ ซึ่งระบบเหล่านี้สามารถช่วยฝ่ายบุคล และผู้บริหารให้สามารถจัดการงานต่างๆผ่านมือถือ หรือเว็บไซต์จากที่ไหนก็ได้ และยังมีความปลอดถัย แม่นยำมากกว่าเดิม