การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ถือเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของงาน HR เพราะเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารบุคลากร ประสิทธิภาพการทำงาน และการบริหารเวลาโดยตรง และยิ่งบริษัทมีพนักงานมากเท่าไร มีกะทำงานมากเท่าไรความซับซ้อนของการลงเวลางานก็จะตามมาเป็นเงาตามตัว แต่ความยุ่งยากของการจัดการเวลา จะลดลงได้หาก HR เลือกใช้ระบบ Time Attendance ที่ดี
Time attendance คืออะไร
Time attendance คือระบบการลงเวลาทำงาน ที่ช่วยให้บริษัทสามารถติดตามเวลาทำงานของลูกจ้าง ว่าเข้างานเมื่อไร มาเช้าหรือมาสาย ออกจากงานก่อนเวลาหรือไม่ รวมถึงเวลาพักว่ามีการออกเร็วหรือเข้าช้าหรือเปล่า นอกจากนี้ Time attendance ยังช่วยในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของลูกจ้างว่าเป็นอย่างไร ช่วยในการจัดการกำลังคนทำงาน และเห็นแนวโน้มการทำงานในองค์กรว่าจะเป็นไปตามแนวทางไหนอีกด้วย
โดยปกติแล้ว การคำนวณเงินเดือน มักจะไปผูกกับเวลาเข้างานโดยตรง และถึงแม้ว่าพนักงานจะมาทำงานแล้ว แต่ถ้าหากลืมลงเวลาทำงาน ก็จะทำให้เหมือนกับว่าวันนั้นขาดงาน และมีปัญหากับการคำนวณรายได้ตามมา
ระบบ time attendance มีกี่แบบ
ระบบ Time Attendance มีอยู่ 2 แบบใหญ่ ๆ ได้แก่ ระบบ Manual ที่ต้องอาศัยการนำเข้าข้อมูลเอง และระบบ Digital ที่บันทึกการเข้าออกงานผ่านระบบอัตโนมัติ ที่ไปเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ โดยตรง
1. ระบบ Manual
สมุดลงเวลางาน : ระบบนี้เป็นการที่พนักงานลงเวลาทำงานเอง โดยที่ HR จะทำสมุดลงเวลางาน เมื่อพนักงานเข้างานหรือออกจากงาน ก็จะเขียนชื่อ เวลาเข้างาน ลงลายเซ็นลงในสมุดไปเรื่อย ๆ ซึ่งการทำแบบนี้มีข้อดีคือประหยัด แต่ถือเป็นระบบที่ล้าสมัย ไม่มีความเสถียร และไม่มีประสิทธิภาพ เพราะพนักงานสามารถโกงเวลาเข้าออกงานได้ อีกทั้งยังลงเวลาทำงานแทนกันได้อีกด้วย
เครื่องตอกบัตร : ระบบนี้บริษัทจะมีเครื่องตอกบัตรให้พนักงาน เมื่อพนักงานมาทำงาน ก็จะสอดกระดาษตอกบัตรเข้าเครื่อง จากนั้นเครื่องก็จะดูดบัตรเข้าไปและประทับเวลาทำงานให้ หากมีการเข้างานสาย อาจจะมีการตอกหมึกเป็นสีแดง และเมื่อถึงเวลาคำนวณเงินเดือน HR ก็จะนำเวลาในบัตรของพนักงาน มาใส่ข้อมูลลงในโปรแกรม เพื่อคำนวณเวลาการทำงาน ซึ่งระบบนี้ก็เป็นอีกแบบที่ประหยัด พนักงานเข้างานตอนไหน ก็ตอกบัตรลงเวลาตอนนั้น แต่มีข้อเสียคือพนักงานอาจจะฝากกันตอกบัตร เวลาทำงานไม่ตรงกับเวลาเข้า-ออกงาน
2. ระบบ Digital
Fingerprint เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนลายนิ้วมือจะมีการบันทึกลายนิ้วมือของพนักงานเอาไว้ในระบบ เมื่อพนักงานเข้าหรือออกงาน ก็ให้ประทับฃลายนิ้วมือลงในเครื่อง ก็จะทำให้ระบบบันทึกการเข้าหรือออกงานให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งข้อดีคือ พนักงานจะไม่สามารถลงเวลางานแทนกันได้ แต่จะมีข้อเสียคือ ในบางครั้งถ้ามือของพนักงานสกปรกหรือเปียก เครื่องก็จะพิมพ์ไม่ติด
Face recognition เครื่องสแกนหน้า เครื่องสแกนหน้าจะมีความซับซ้อนมากกว่าการสแกนนิ้วมือ โดยที่เครื่องจะบันทึกใบหน้าและดวงตาของพนักงาน เมื่อพนักงานเข้าหรือออกจากงาน เครื่องก็จะจับคู่ใบหน้าให้เข้ากับข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ โดยข้อดีคือทำให้พนักงานลงเวลาแทนกันไม่ได้ และไม่ปนเปื้อนที่จุดสัมผัส เครื่องสามารถอ่านข้อมูลได้รวดเร็ว
Beacon เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการลงเวลางาน โดยจะมีการส่งสัญญาณบลูทูธออกไปยังโทรศัพท์มือถือที่อยู่ใกล้เคียง โดยส่วนมากมีรัศมีเพียงแค่ประมาณ 70 เมตร เมื่อต้องการลงเวลางาน พนักงานก็เพียงแค่เข้าไปใน Application เชื่อมต่อกับเครื่อง Beacon จากนั้นเครื่องจะจับสัญญาณและอนุมัติให้พนักงานคนนั้นสามารถลงเวลางานได้ ช่วยแก้ไขปัญหาหากไม่มีสัญญาณ GPS สัญญาณเพี้ยน แก้ไขปัญหาพนักงานมีหลายสาขา มีความทนทาน ไม่ต้องพึ่งพาเครื่องสแกน และทำให้มั่นใจได้ว่า พนักงานได้เข้ามาทำงานอยู่ที่ไซต์งานแล้วแน่นอน
เช็กอินผ่าน GPS ในยุคนี้การทำงานแบบ Hybrid และ Work From Home ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ แต่บริษัทยังต้องใช้ระบบ Time Attendance อยู่ การเช็กอินออนไลน์ผ่านมือถือ โดยใช้ GPS เป็นตัวชี้พิกัดการทำงาน ก็เป็นที่อีกหนึ่งทางเลือกของการลงเวลางาน นอกจากจะเหมาะกับการทำงาน Work From Home แล้ว ยังเหมาะเมื่อเวลาพนักงานต้องออกไปพบลูกค้านอกสถานที่อีกด้วย
เช็กอินผ่าน Wifi บริษัท หากบริษัทต้องการมั่นใจว่าพนักงานมาทำงานที่บริษัทจริง การใช้แอพพลิเคชันและตั้งค่าให้พนักงานเช็กอินผ่านไวไฟของบริษัท ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง โดยให้บริษัทตั้งค่าสถานที่ทำงานด้วย Mac Address ของบริษัท หากพนักงานอยู่ในรัศมีของไวไฟ และเชื่อมต่อมือถือเข้ากับไวไฟ ก็จะสามารถลงเวลาเข้าออกงานได้ทันที
เจ้าหน้าที่ Time attendance ต้องทำอะไรบ้าง
ทั้งนี้ แม้ในปัจจุบันจะมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยในการติดตามลงเวลาในการทำงานของพนักงาน แต่บางบริษัท โดยเฉพาะที่เป็นโรงงาน ก่อสร้าง หรือบริษัทที่มีกะการทำงานที่ซับซ้อน ก็ยังคงต้องจ้างเจ้าหน้าที่ Time attendance มาโดยเฉพาะ เพื่อให้ช่วยติดตามการทำงานและคำนวณค่าล่วงเวลา โดยมีหน้าที่หลัก ๆ ดังนี้
- ตรวจสอบเวลาขาด ลา มาสาย เวลาเข้า-ออก งานของพนักงาน
- ติดตามเอกสารเกี่ยวกับการขาด ลา มาสาย ลืมเข้างาน ลืมออกงาน
- จัดทำรายงานการทำงาน และเช็กจำนวนคนที่มาทำงานในแต่ละวัน
- สรุปสถิติการทำงานทั้งปี เพื่อนำมาใช้ในการพิจารณาประเมินผลงานประจำปี
- ติดตามเรื่องการทำงานล่วงเวลา และบันทึกการทำงานล่วงเวลา
- คิดค่าล่วงเวลาของพนักงานแต่ละคน
- ส่งรายการเรื่องการทำงานล่วงเวลาให้หัวหน้า
- ส่งหนังสือหรือใบแจ้งเตือนต่าง ๆ
วิธีสร้างระบบ Time Attendance ที่ดี ต้องทำอย่างไร
เมื่อมีคนพร้อม เครื่องมือพร้อมแล้ว สิ่งที่จะต้องพิจารณาต่อไปคือการสร้างระบบ Time Attendance ที่ดีในบริษัท โดยมีหลักที่ต้องคำนึง ดังนี้
1. ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย
เมื่อต้องเลือกระบบ Time Attendance สิ่งที่บริษัทต้องพิจารณาคือการที่ดึงเทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น การใช้เครื่องสแกนนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยทั้งในเรื่องความแม่นยำของการลงเวลาเข้า – ออกงาน ป้องกันพนักงานโกงเวลาทำงาน นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้เห็นการขาด ลา มาสาย ที่สามารถทำออกมาเป็นรายงาน เห็นถึงพฤติกรรมการเข้าออกงานของพนักงาน และช่วยให้จัดการคนทำงานได้ง่าย
2. ใช้แอพพลิเคชันที่เป็น Cloud-Based
ระบบ Time Attendance ที่อยู่บนคลาวด์นั้น จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและสร้างความสะดวกสบายต่อทั้ง HR และพนักงาน ซึ่งระบบนี้จะไปโยงกับระบบ employee self-service ที่ช่วยให้พนักงานเห็นเวลาเข้า -ออกงานของตัวเองได้ผ่านแอพพลิเคชัน เห็นการขาด ลา มาสายของตัวเอง และสามารถจัดการเกี่ยวกับการลงเวลางานได้เอง โดยไม่ต้องผ่าน HR ช่วยลดภาระงาน HR ลงไปได้มาก
3. แสดงข้อมูลการเข้าออกงานผ่าน Dashboard
ข้อมูลเรื่องการเข้า-ออกงาน ไม่เพียงแค่ใช้ในการคิดเงินเดือนของพนักงานเท่านั้น แต่ยังใช้ในการบริหารเวลาในการทำงาน บริหารกำลังคน และทุกอย่างจะทำออกมาได้ เมื่อมีการทำรายงานที่ทำให้เห็นภาพรวมของคนที่มาทำงานในวันนั้น ๆ ระบบ Time Attendance ที่ดี จะช่วยในการทำรายงานให้โดยอัตโนมัติ และหัวหน้าสามารถเช็กข้อมูลการขาด ลา มาสายได้ทันทีผ่านระบบแบบ Real-time
4. เชื่อมต่อกับระบบ Payroll
ระบบ Time Attendance ที่ดี ควรเชื่อมต่อกับระบบ Payroll ที่ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อเชื่อมกับระบบแล้ว HR ก็ไม่ต้องมาคีย์ข้อมูลเอง และช่วยลดความผิดพลาดในการทำเงินเดือนได้ นอกจากนี้ หากระบบมี Employee Self- Service ด้วยแล้ว ก็จะยิ่งทำให้พนักงานสามารถจัดการ ขาด ลา มาสาย ขออนุมัติเอกสารได้เอง และเรื่องนี้ก็จะถูกนำมาคำนวณต่อกับเงินเดือนต่อไป
5. ใช้งานง่าย ทั้งต่อ HR และพนักงาน
ไม่ว่าระบบ Time Attendance ที่เลือกจะเป็นแบบไหน แต่สิ่งที่ดีคือควรเป็นระบบที่ใช้ง่ายต่อทั้ง HR และพนักงานทุกคน มีอินเตอร์เฟซที่เข้าใจง่าย แสดงผลแบบ Real-Time และมีฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครัน ตอบโจทย์การติดตามเวลาทำงานในทุกกะ ทุกรูปแบบ โดยหากระบบนั้นมี Application บนมือถือแยกออกมาแล้ว ก็จะช่วยให้พนักงานเห็นข้อมูลการมาทำงานของตัวเองผ่านมือถือ และจัดการเรื่องการเข้า-ออกงานของตัวเองได้ทันที โดยไม่ต้องพึ่ง HR