เลือก Payroll อย่างไรให้เหมาะสมกับธุรกิจ คุ้มค่าการลงทุน

Payroll หรือ ระบบเงินเดือนนั้น เป็นสิ่งที่ทุกบริษัทต้องมี และเป็นงานที่ค่อนข้างยุ่งยาก ซับซ้อน ต้องการความแม่นยำ มีต้นทุนในเรื่องค่าใช้จ่ายสูง นั่นจึงทำให้หลายองค์กรต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนถึงการเลือกระบบ Payroll ที่มีความเหมาะสม คุ้มค่าในสิ่งที่ลงทุนไป ไม่ว่าจะเป็นการเลือกทำและจ่ายเงินเดือนเอง การใช้บริการ Payroll Outscoring Service หรือ โปรแกรม Payroll ซึ่งวันนี้ เราจะมาดูกันว่าแต่ละแบบมีข้อดี-ข้อเสียอย่างไร และต้องเลือกแบบไหน ถึงจะดีที่สุด

Payroll คืออะไร

Payroll คือ ระบบการจัดการเงินเดือนและค่าตอบแทนของพนักงานในองค์กร โดยจะมีการคำนวณรายได้ที่มีทั้งเงินเดือน สวัสดิการ โบนัส ค่าคอมมิชชั่น ค่าล่วงเวลา มาหักออกจากรายหักอาทิ ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การขาด ลา มาสาย และอื่น ๆ และออกมาเป็นเงินเดือนสุดท้ายที่จะจ่ายพนักงานตามงวดที่ได้กำหนดไว้

โดยส่วนมากแล้ว การทำ Payroll จะค่อนข้างซับซ้อน และต้องการความแม่นยำสูง และเกิดความผิดพลาดได้ง่าย หากเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานแค่ไม่กี่คน บริษัทอาจจะเลือกทำ Payroll เองด้วย Excel แต่หากเป็นองค์กรขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ความซับซ้อนของงาน Payroll ก็จะใหญ่ตาม ทำให้หลายบริษัทต้องพึ่งพาการทำเงินเดือนจากบริษัทรับจ้างทำเงินเดือน หรือมิเช่นนั้นก็จะต้องใช้โปรแกรม Payroll ที่น่าเชื่อถือ

Payroll ต่างจาก Salary อย่างไร

หลายครั้งที่คนค่อนข้างสับสนกันระหว่างคำว่า Payroll และ Salary เพราะเข้าใจว่าคือ “เงินเดือน” เหมือนกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทั้ง 2 คำก็มีความแตกต่างกันอยู่ คือ Salary คือ ค่าตอบแทนที่พนักงานได้รับแลกกับการทำงาน รวมถึงเงินสวัสดิการ เบี้ยเลี้ยง และอื่น ๆ ที่พนักงานได้รับเป็นประจำอยู่แล้ว และมีการจ่ายให้พนักงานเป็นประจำเข้าธนาคาร ในขณะที่ Payroll คือ ระบบการคิดคำนวณและจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน โดยส่วนมากจะเป็นหมายถึงการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมด อาทิ เงินเดือน ภาษี ประกันสังคม ค่าล่วงเวลา และข้อมูลนี้ก็จะส่งให้สรรพากรทุกเดือน

ประเภทของ Payroll

Payroll มีหลัก ๆ อยู่ทั้งหมด 3 ประเภท โดยแบ่งออกดังนี้

1. In-house Payroll การทำเงินเดือนเอง

บริษัทเล็ก ๆ หลายบริษัทที่มีพนักงานไม่มาก อาจจะเลือกทำเงินเดือนกันเองโดยผ่านสเปรดชีทหรือโปรแกรมอย่าง Excel โดยให้พนักงานคนหนึ่งเป็นคนติดตามการ ขาด ลา มาสาย หักภาษี หักประกันสังคม จัดทำรายได้รายหักและอื่น ๆ ก่อนที่จะกรอกข้อมูลลงในตารางและให้โปรแกรมคิดคำนวณออกมาให้ ซึ่งการทำเงินเดือนแบบนี้ เป็นการทำ Payroll ง่าย ๆ เหมาะกับบริษัทที่มีพนักงานไม่ถึง 10 คน และสามารถควบคุมระบบได้ด้วยตัวเอง แต่เมื่อบริษัทโตขึ้น มีพนักงานมากขึ้น การทำเงินเดือนเองก็มักจะไม่ได้ผลอีกต่อไป บริษัทก็จำเป็นที่จะต้องส่งหาโซลูชั่นใหม่มาทดแทน

2. Payroll Outsourcing Service บริการทำเงินเดือน

บริการทำเงินเดือน คือการยกหน้าที่การทำเงินเดือนไปให้บริษัทผู้เชี่ยวชาญที่รับทำเงินเดือนโดยเฉพาะ โดยที่บริษัทจะส่งข้อมูลต่าง ๆ ให้กับบริษัทที่รับทำเงินเดือน จากนั้นบริษัทรับทำเงินเดือนจะทำการคิด คำนวณรายได้ และทำรายการหักภาษี ก่อนที่จะจัดส่งรายงานกลับมาเพื่อให้บริษัทต้นทางอนุมัติการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน และจัดส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานเอง และในส่วนเรื่องภาษีหรือการนำส่งประกันสังคมนั้น บริษัทที่รับจ้างทำเงินเดือนจะเป็นผู้ติดต่อและเป็นตัวแทนนำส่งให้เอง

การจ้างทำเงินเดือนนั้น เหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กหรือกลาง และต้องการลดภาระค่าใช้จ่ายในเรื่องการจ้าง HR หรือมีบุคลากรแต่ไม่มีความเชี่ยวชาญมากพอ

3. โปรแกรม Payroll โปรแกรมทำเงินเดือน

ในตอนนี้ โปรแกรมเงินเดือน Payroll เริ่มเป็นที่นิยมมากขึ้นในการทำเงินเดือน เพราะระบบนั้นเหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คน ไปจนถึงองค์การมหาชน เพราะเป็นการคำนวณเงินเดือนผ่านระบบได้ทุกที่ทุกเวลา โดยที่ HR มีหน้าที่เพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง จากนั้นระบบจะคำนวณเงินเดือนให้

ทั้งนี้ โปรแกรมเงินเดือนจะมีการคำนวณเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติ ด้วยการที่ฟังก์ชันเงินเดือนนั้นจะไปผูกกับระบบอื่น ๆ เช่น การนับชั่วโมงการทำงาน, บันทึกการขาด ลา มาสาย และเมื่อถึงงวดคำนวณเงินเดือนแล้วก็จะหักภาษี คำนวณเงินส่งประกันสังคม หรือบวกกับสวัสดิการที่พนักงานจะได้รับอีกด้วย นอกจากนี้ โปรแกรมเงินเดือนมักจะไปรวมเข้ากับโปรแกรมบัญชีอีกด้วย

และในระยะยาวนั้น โปรแกรมเงินเดือนจะถือเป็นโซลูชั่นที่คุ้มค่ามากที่สุด เนื่องจากไม่ต้องโปรแกรมเงินเดือนสามารถทำงานบน Cloud ได้เลย รวมไปถึงยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องการจ้าง HR มาคำนวณเงินเดือนโดยเฉพาะ อีกทั้งโปรแกรมเงินเดือนยังมีราคาขึ้นกับตามฟีเจอร์ที่บริษัทต้องการ จึงทำให้แม้กระทั่งบริษัทขนาดเล็กก็สามารถเลือกใช้งานได้

ข้อดี ข้อเสียของ Payroll แต่ละประเภท

ก่อนที่จะเลือกว่า จะทำ Payroll แบบไหนนั้น แต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันออกไปดังนี้

ข้อดีของการทำเงินเดือนเอง (In-house Payroll)

• ประหยัดราคา เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดเล็ก
• บริษัทจะสามารถตรวจสอบ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงแก้ไขการทำเงินเดือนได้ทั้งหมด ทุกอย่างอยู่ในการควบคุมของบริษัท
• การคิดเงินเดือนจะต้องมีการเก็บบันทึกข้อมูลเอาไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ และคนทำเงินเดือนต้องคอยติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงเรื่องของภาษี ประกันสังคม หรืออื่น ๆ อยู่เสมอ และหากทำได้ถูกต้อง ก็จะไม่มีปัญหาเรื่องการปฏิบัติผิดระเบียบ 

ข้อเสียของการทำเงินเดือนเอง (In-house Payroll)

• มีความเสี่ยงที่จะคำนวณเงินเดือนผิดสูง และส่งผลต่องานบัญชี งานภาษี ถูกคิดค่าปรับ และทำให้ลูกจ้างไม่พอใจ
• การคำนวณเงินเดือนเองจะใช้เวลาเวลาค่อนข้างนาน เพื่อให้มั่นใจว่าเงินเดือนที่คิดออกมานั้นถูกต้อง ชั่วโมงการทำงานถูกต้อง คำนวณภาษีถูกต้อง และอาจจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม เมื่อธุรกิจขยายใหญ่ขึ้น
• ไม่เหมาะกับบริษัทที่มีคนมากกว่า 10 คนขึ้นไป

ข้อดีของการบริการทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Service)

• เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางเพราะช่วยจัดการเรื่องทำเงินเดือนทั้งหมด
• มีผู้เชี่ยวชาญเรื่องการทำงเงินเดือนคอยจัดการเรื่องเงินเดือน ภาษี และติดต่อกับหน่วยงานราชการให้ ไม่ต้องจ้างพนักงานมาคำนวณเงินเดือนโดยเฉพาะ
• มีหลายบริการทำเงินเดือนให้เลือกสรร โดยตามบริการที่ใช้ ไปจนถึงคิดตามจำนวนพนักงาน
• ช่วยให้พนักงานในบริษัทสามารถโฟกัสกับงานที่ทำได้โดยไม่ต้องกังวลในเรื่องการคำนวณเงินเดือน
• สามารถปรับเปลี่ยนการบริการได้ตามความต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจโตขึ้น โดยที่ไม่ต้องปรับโครงสร้างองค์กรเพิ่มเติม 

ข้อเสียของบริการทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Service)

• มีราคาแพงเมื่อเทียบตัวเลือกอื่น ๆ เพราะยิ่งธุรกิจใหญ่ขึ้น คนเยอะขึ้น ยิ่งต้องจ่ายให้บริษัทรับทำเงินเดือนมากขึ้น จนอาจจะไม่คุ้ม
• มีงานบางส่วนที่ทางบริษัทต้องรับผิดชอบเอง เช่น การจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน การเอาเงินไปฝากธนาคาร
• บริษัทต้องไปพึ่งการทำงานของบริษัทอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการคำนวณเงินเดือนซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ไม่สามารถควบคุมคุณภาพการทำงานได้เอง
• มีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อมูลรั่วไหล ซึ่งก่อนที่จะจ้าง บริษัทต้องแน่ใจว่าบริษัทที่รับทำเงินเดือนนั้น มีมาตรการป้องกันข้อมูลที่ต้องการ
• บริษัทจะไม่สามารถควบคุมเวลาที่จะส่งเงินเดือน หรือปิดงวดเงินเดือนได้เลย หากมีข้อผิดพลาดหรือต้องการอะไรเพิ่มเติมหลังปิดงวดเงินเดือนไปแล้ว ก็จะไม่สามารถเพิ่มเติมได้อีก 

ข้อดีของโปรแกรม Payroll

• เป็นระบบอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ โปรแกรม Payroll มีข้อดีคือจะคำนวณเงินเดือน หักภาษี และนำสวัสดิการและรายได้ - รายหักอื่น ๆ เข้าไปคำนวณให้โดยอัตโนมัติด้วยความแม่นยำ หากข้อมูลครบและข้อมูลถูกต้อง จะเกิดข้อผิดพลาดได้น้อยมาก ๆ
• เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ SME ไปจนถึงองค์กรมหาชนขนาดใหญ่ รองรับการเติบโตขององค์กร
• บริษัทสามารถปรับแต่งฟีเจอร์การใช้งานได้ตามต้องการ
• ราคามีความคุ้มค่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
• เชื่อมต่อระบบ HR เข้ากับโปรแกรมบัญชีและอื่น ๆ มีฟังก์ชันที่สามารถเห็นการเข้าออกงานแบบ Real Time พร้อมทั้งการทำรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล สามารถนำข้อมูลนั้นไปจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารได้ทันที

ข้อเสียของโปรแกรม Payroll

• ในช่วงที่มีการตั้งค่าข้อมูลใหม่ (Set Up) จะค่อนข้างใช้เวลา และผู้ใช้ทุกคนต้องปรับตัวให้เข้ากับโปรแกรม
• ผู้ใช้ต้องมีอินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าให้ถึงข้อมูลที่อยู่บน Cloud
• ผู้ใช้ต้องเข้ารับการอบรมการใช้งานเพื่อที่จะสามรถใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ในช่วงแรกของการใช้งาน ต้องได้รับการซัพพอร์ตจากเจ้าของโปรแกรมด้วย 

โปรแกรมเงินเดือน Payroll ทำอะไรได้บ้าง

คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

โปรแกรมจะช่วยในการคำนวณเงินเดือนในแต่ละงวดให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะจ้างพนักงานรายวัน รายเดือน หรือพนักงานพาร์ทไทม์ที่คิดค่าแรงเป็นรายชั่วโมง โดยจะมีการเชื่อมต่อกับทุกปัจจัยที่มีผลต่อการคิดเงินเดือน เช่น การขาด ลา มาสาย รายได้ รายหัก สวัสดิการต่าง ๆ

คำนวณภาษี ประกันสังคม

เมื่อคำนวณเงินเดือนให้อัตโนมัติแล้ว โปรแกรมก็มักจะช่วยในการคำนวณภาษีเงินได้ของพนักงานรายบุคคลได้อย่างแม่นยำ และนอกจากภาษีแล้ว ยังมีรายหักอื่น ๆ เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และอื่น ๆ โปรแกรมก็จะช่วยคำนวณให้โดยอัตโนมัติด้วย

บันทึกเวลาการทำงาน ขาด ลา มาสาย และขออนุมัติเอกสาร

ทุก ๆ การขาด ลา มาสาย รวมไปถึงการนับชั่วโมงทำงานของพนักงาน ที่ไปเกี่ยวข้องโดยตรงกับการทำเงินเดือน โปรแกรมก็จะเชื่อมต่อให้อัตโนมัติ พร้อมกับแสดงสถานะให้พนักงานรับทราบว่าวัน วันใดที่ชั่วโมงการทำงานไม่ครบ หรือวันใดที่ไม่มีการลงเวลางาน เพื่อให้พนักงานสามารถอนุมัติขอเอกสารได้ล่วงหน้าหรือย้อนหลังได้ โดยทุกอย่างทำบนระบบ

จัดการกะการทำงาน

หากธุรกิจของคุณมีกะทำงานที่ซับซ้อน และแต่ละกะก็มีการจ่ายเงินที่แตกต่างกันออกไป โปรแกรมเงินเดือนก็สามารถเข้าไปช่วยในการจัดการกะ ทั้งเวลาเข้า ออกกะ การล่วงเวลา การควบกะ รวมไปถึงการย้ายสลับกะที่พนักงานสมารถสลับกันได้เอง และกะการทำงานเหล่านี้ยังไปผูกกับเงินเดือน ช่วยให้การคำนวณเงินให้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วย

จัดการสวัสดิการ

โปรแกรม Payroll นั้น มีฟีเจอร์ที่ไปผูกกับสวัสดิการที่ไปเกี่ยวข้องกับเงินเดือนของพนักงานโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการที่ต้องจ่ายผ่านเงินเดือน เช่น ค่าคอมมิชชั่น ค่าภาษา ค่าครองชีพ หรือสวัสดิการที่ไม่ต้องจ่ายผ่านเงินเดือน เช่น ค่ารักษาพยาบาล ทุกอย่างจะถูกบันทึกผ่านระบบ และทางบริษัทสามารถเลือกแจกจ่ายสวัสดิการให้ได้ทั้งเฉพาะบุคคล เฉพาะตำแหน่ง หรือเป็นสวัสดิการที่ให้ทั้งบริษัทก็ได้

จัดการการเรียนรู้

ตอนนี้โปรแกรม Payroll ไม่ได้มีแค่งาน HRM เท่านั้น แต่ยังผนวกงาน HRD เข้าไปด้วย ซึ่งบริษัทสามารถเข้าไปช่วยในการเสริมสร้างทักษะ เพิ่มเติมการเรียนรู้ของพนักงานผ่านการจัดคอร์สอบรมภายในและภายนอก หรือการแชร์ความรู้ผ่านทางออนไลน์ ช่วยเพิ่มศักยภาพพนักงาน และพัฒนาองค์กรให้ก้าวขึ้นไปอีกระดับด้วย

เลือก Payroll แบบไหน ถึงจะที่ดีที่สุด

ดูที่ขนาดของธุรกิจ

ขนาดของธุรกิจมีส่วนสำคัญอย่างมากต่อการพิจารณาว่า ควรจะเลือก Payroll แบบไหน โดยเฉพาะจำนวนของพนักงานมีส่วนอย่างมากต่อราคาของ Payroll และต้องดูเผื่ออนาคตด้วยว่า ธุรกิจมีโอกาสเติบโตมากน้อยแค่ไหน เพราะหากธุรกิจเติบโตไว การเลือกใช้ Payroll ที่ไม่รองรับอาจจะส่งผลต่อการคิดเงินเดือนได้

ดูที่ฟีเจอร์การใช้งาน

บริษัทแต่ละแห่งล้วนแล้วแต่มีการคำนวณเงินเดือน ที่ไม่เหมือนกัน และมีความต้องการที่แตกต่างกันออกไป ปัจจัยเรื่องการใช้งานจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากต่อการเลือก Payroll เพราะมียิ่งมีการใช้งานมากทั้งในแง่ของผู้ใช้และฟีเจอร์ ราคาของ Payroll ก็จะยิ่งสูงมากขึ้นตามไปกันไปด้วย ดังนั้นจึงควรดูให้ดีว่า ฟังก์ชันการใช้งานแบบใดที่เหมาะสม แค่คำนวณเงินเดือนก็เพียงพอ หรือต้องการให้มีการคำนวณกะที่ซับซ้อนเพิ่มเติมให้

ราคา

ราคาถือเป็นอีกปัจจัยสำคัญของการพิจารณาว่าควรจะใช้ Payroll แบบไหน ซึ่งราคาจะถูกหรือแพงนั้น ขึ้นอยู่กับว่าทางบริษัทต้องการใช้ฟังก์ชั่นอะไรบ้าง และมีพนักงานเท่าไร แนะนำว่าควรเลือก Payroll แบบที่อยู่ในงบประมาณ และตอนที่เลือก Payroll นั้นควรจะพูดคุยกันให้ชัดเจนถึงรายละเอียดและค่าบริการต่าง ๆ เพื่อเลี่ยงค่าใช้จ่ายแฝงที่อาจจะตามมา

ดูที่การบริการ

ไม่ว่าจะเลือก Payroll แบบใด เมื่อ HR ประสบปัญหาในการทำเงินเดือน HR ก็ควรได้รับการสนับสนุนและแก้ไขปัญหาอย่างทันทีท่วงที ดังนั้น HR ต้องดูด้วยว่า Payroll แบบที่เลือกนั้นสามารถช่วยแก้ปัญหาและสนับสนุนการทำงานได้ตลอดเวลา

ดูที่ User Experience

เงินเดือนไม่ได้เกี่ยวข้องกับแค่ HR หรือผู้บริหาร แต่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคน ดังนั้นจึงควรดูด้วยว่า บริการที่เลือกใช้นั้น สามารถใช้ง่าย สร้างประสบการณ์ที่ดี ทุกคนเข้าถึงได้ และฟีเจอร์ที่ใช้นั้นเป็นประโยชน์กับทุกคน