ทำความรู้จักกับระบบ PMS ดีอย่างไร? ทำไมองค์กรถึงต้องใช้?

ระบบ PMS นั้นกลายมาเป็นระบบที่สำคัญลำดับต้น ๆ ของบริษัท ในโลกของการทำงานนั้นสิ่งที่เราจะเจอกันเป็นประจำเลยก็คือเรื่องของการประเมินผลงานนั่นเอง และสำหรับ HR แล้วนั้นการหาระบบ PMS หรือ Performance Management System สักตัวนั้นก็ไม่ใช่เรื่องง่ายสักเท่าไร เพราะแม้ว่าระบบจะมีมากมายเต็มไปหมด แต่บ่อยครั้งเมื่อนำเข้ามาใช้จริงก็กลับพบว่าระบบนั้น ๆ ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่เราคาดหวังเอาไว้ การทำ PMS นั้นจึงไม่ใช่การทำเพียงแค่ใบประเมินผลงานพนักงาน

ระบบ PMS คืออะไร?

จากที่เราได้กล่าวไปในช่วงต้นว่า PMS นั้นย่อมาก Performance Management System ก่อนที่จะเข้าใจนั้นเราจะมาพูดถึงคำว่า performance management กันก่อน ส่วนใหญ่เมื่อได้ยินคำ ๆ นี้เราก็มักจะนึกไปถึงเรื่องของการประเมินผลงานประจำปี แต่อันที่จริงแล้วการประเมินผลงานประจำปีนั้นเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น แล้ว performance management นั้นคืออะไรกันแน่

Performance management นั้นจริง ๆ แล้วก็คือกระบวนการต่อเนื่องเพื่อใช้ในการพัฒนาประสิทธิภาพของคนในองค์กร ให้สอดคล้องไปกับทิศทางที่เราต้องการจะไป มีการวางแผนและรีวิวเพื่อให้ไปถึงเป้าหมาย รวมไปถึงการพัฒนาองค์ความรู้และทักษะของพนักงาน เมื่อดูจากนิยามแล้วเราจะเห็นได้เลยว่าการทำประเมินเป็นแค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น และระบบ PMS ก็คือระบบที่จะเข้ามาช่วยจัดการเรื่องต่าง ๆ เหล่านี้นั่นเอง

ทำไมองค์กรในปัจจุบันถึงให้ความสำคัญกับระบบ PMS?

ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไป ทำให้การแข่งขันในธุรกิจยุคปัจจุบันนั้นเข้มข้นมากขึ้น บริษัทต่าง ๆ พบว่าตัวเองอยู่ในสภาพแวดล้อมที่รวดเร็วและซับซ้อน รวมไปถึงต้องเจอกับความท้าทายหลาย ๆ อย่างมาก ทำให้องค์กรเองนั้นก็ต้องการคนที่สามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว มีความสามารถในการจัดการงาน และสิ่งที่จะให้คนในองค์กรอยู่ในระดับที่สูงอยู่เสมอ จึงจำเป็นต้องมีระบบ PMS เข้ามาใช้งานนั่นเอง ประโยชน์ของระบบนี้ก็มีดังต่อไปนี้

• วัดผลประสิทธิภาพของพนักงานได้อย่างแม่นยำถูกต้อง
• การเก็บผลของประวัติการวัดผลพนักงาน เพื่อเปรียบเทียบ
• เพิ่มความผูกพันกับพนักงานผ่านการให้ feedback อย่างต่อเนื่อง
• พนักงานรู้เป้าหมาย และสิ่งที่ต้องทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
• พนักงานได้รับ feedback อย่างต่อเนื่อง ทำให้การพัฒนาตนเองทำได้จริง
• ช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจพนักงานและลดอัตราการลาออก
• เป็นการสร้างความเชื่อใจกันระหว่างพนักงานและบริษัท

ปัจจัยอะไรที่ทำให้ระบบ PMS ของคุณไม่ดีอย่างที่คิด

1.ผู้จัดการมองการทำ performance review เป็นแค่ task งานที่ต้องรีบทำให้จบ

ด้วยปริมาณที่มากและทีมที่ต้องดูแลทำให้โดยส่วนมากแล้วเมื่อถึงช่วงเวลาที่ต้องทำการประเมินพนักงานและให้ feedback ผู้จัดการมักจะรีบ ๆ ทำให้จบไปยิ่งถ้าระบบประเมินนั้นไม่รองรับการประเมินในรูปแบบต่าง ๆ มีเป็นเพียงการให้ติ๊กคำตอบก็มีแนวโน้มมาก ๆ ว่าผู้จัดการจะทำการประเมินแบบการทำข้อสอบ และแน่นอนการให้ feedback ที่มีขั้นตอนที่ยุ่งยากกว่าการทำประเมินก็จะไม่ประสบความสำเร็จตามไปด้วย

2.ระบบที่วางไว้ไม่ยุติธรรม 

หลายต่อหลายครั้ง บริษัทมักใช้แบบประเมินกลางในการวัดผลของคนทุก ๆ แผนก แต่การทำเช่นนั้นมีจุดบกพร่องอยู่ค่อนข้างมาก เพราะหน้าที่ความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน การใช้ตัววัดประเมินกลาง ย่อมทำให้การประเมินของคนบางแผนกไม่สอดคล้องกับประสิทธิภาพที่แท้จริง นอกจากนั้นแล้วบริษัทมักจะเลือกที่จะทำการประเมินกันที่ปีละครั้ง เพื่อใช้ในการประเมินเงินเดือน การทำเช่นนี้นั้นเกิดปัญหาตามมานั่นก็คือ การประเมินนั้นจะไม่เที่ยงตรง เพราะผู้จัดการก็คงจำไม่ได้ว่าระหว่างปีนั้นพนักงานคนนั้น ๆ โดดเด่นมากน้อยเพียงใด และต้องการที่จะให้ feedback อะไรกลับ การประเมินประจำปีเพียงครั้งเดียวจึงไม่ทำให้เกิดความเชื่อใจในระบบกับพนักงาน

3.ขาดการแปลผลลัพธ์และสื่อสารถึงพนักงาน

การทำประเมินนั้นมักจะถูกทำไปเพื่อให้ครบโปรเซสไปงั้น ๆ แต่ไม่ได้มีการนำผลลัพธ์ไปวิเคราะห์และใช้งานต่อ ที่แย่กว่ากรณีนี้ก็คือเมื่อทำประเมินจบแต่ไม่มีมีการลงไปดูคะแนนกันเสียด้วยซ้ำ และยิ่งถ้าผู้จัดการไม่มีการสื่อสารถึงพนักงานว่าสิ่งใดที่เค้าควรปรับปรุง อะไรที่เค้าทำได้ดี หรือทำไม่ดี พนักงานเองก็ได้แต่เก็บความสงสัยไว้ว่าทำไมถึงได้คะแนนประเมินเช่นนี้ คนที่เก่ง ๆ ก็จะลาออก และจะส่งผลให้องค์กรเหลือแต่คนในเลเวลที่ต่ำลง

4.ยังใช้ระบบกระดาษในการเก็บข้อมูล

อย่างที่เรากล่าวไปในหลาย ๆ ข้อแล้วว่าการทำระบบ PMS นั้นมักจะไม่ได้ทำกันอย่างจริงจัง ทำให้หลาย ๆ องค์กรยังไม่ได้นำโปรแกรมต่าง ๆ เข้ามาใช้ และเลือกที่จะใช้วิธีดั้งเดิมอย่างการประเมินลงบนกระดาษ ซึ่งวิธีนี้จริง ๆ แล้วมีข้อเสียจำนวนมาก เริ่มตั้งแต่การออกแบบแบบประเมิน การเปิดให้พนักงานเข้ามาทำประเมินซึ่งต้องกระขายผ่านแบบฟอร์ม นอกจากนี้การแปลผลการประเมินก็ยังทำได้ยาก เพราะทุกอย่างทุกข้อมูลอยู่บนกระดาษ สิ่งต่าง ๆ ที่กล่าวมาเหล่านี้ทำให้การทำ PMS นั้นเป็นอะไรที่ยุ่งยากมาก ๆ สำหรับ HR และแน่นอนว่าเมื่อมันยุ่งยากมาก HR ก็ต้องลดขั้นตอนและใช้เวลาทำให้น้อยลง ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการพัฒนาบุคลากรระยะยาวอย่างแน่นอน

หลังจากเพื่อน ๆ อ่านบทความนี้จนจบก็คงพอเข้าใจถึงระบบ PMS กันมากขึ้น และเห็นถึงประโยชน์ว่าทำไมหลาย ๆ องค์กรถึงต้องเร่งมองหาระบบ PMS เข้ามาใช้งานกัน เราคงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าตอนนี้นั้น คนเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุด และการลงทุนกับระบบประเมินที่ดีสักตัวนึงนั้นย่อมมีต้นทุนที่น้อยกว่าการเสียคนเก่ง ๆ ไปเพราะเรื่องแบบนี้อย่างแน่นอน