HRIS ถ้าพูดกันแบบเข้าใจง่ายๆแล้วก็คือระบบที่รวมกิจกรรมด้าน HR ต่างๆเข้ากับไอทีนั่นเอง ตั้งแต่การเก็บข้อมูลพนักงาน ข้อมูลขาดลามาสายต่างๆ คำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการจัดการต่างๆที่ทำได้บนระบบ จะเห็นได้ว่า HRIS เป็นอะไรที่ฝ่ายบุคคลในปัจจุบันต้องการมากๆหากต้องการให้การทำงานทุกอย่างเป็นระเบียบ วันนี้หากคุณยังไม่รู้จักกับ HRIS แล้วล่ะก็ เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณทำความเข้าใจได้มากขึ้น
HRIS ย่อมาจากอะไร?
HRIS นั้นก็ค่อนข้างที่จะตรงตัว ย่อมาจาก “Human Resource Information System” นั่นเอง และบ่อยครั้งที่คนมักจะค่อนข้างสับสนกับ HRM ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร อันที่จริงแล้ว HRM และ HRIS นั้นคือตัวเดียวกัน แล้วแต่คนจะเรียก บางครั้งอาจมีการเพิ่มความสับสนด้วยคำว่า HRIS system, HRIS software สิ่งสำคัญที่คุณต้องรู้มีเพียงแค่อย่างเดียวว่าทั้งหมดที่กล่าวมานั้นก็คือระบบ HR นั่นเอง ซึ่งโดยมากจะมีการใช้งานดังนี้
- เก็บข้อมูลพนักงาน ทำพวก employee profile ต่าง ๆ ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเช่น ที่อยู่ ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน
- Time and attendance บันทึกเวลาเข้าออกงานในรูปแบบต่าง ๆ และเก็บเป็น records ไว้แยกตามพนักงาน
- ระบการลา Leave management เปิดให้พนักงานสามารถทำเรื่องการลาของระบบต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง พร้อมกำหนดสิทธิ์การลาพนักงาน
- การเบิกโอทีต่างๆ โดยมีการตั้งเงื่อนไข และผูกการคำนวณเข้ากับ payroll พนักงานและเวลาเข้าออกงาน
- Report และ dashboard ในรูปแบบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน HR และนำไปใช้ในการตัดสินใจได้
- Employee self-service ระบบที่อนุญาตให้พนักงานทำเรื่องได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นการลา การขอเอกสารต่าง ๆ ไม่จำเป็นต้องยื่นแบบกระดาษอีกต่อไป
- ระบบคำนวณ payroll หรือระบบทำเงินเดือนที่ช่วยให้ไม่ต้องทำแบบ manual พร้อมช่วยคำนวณให้อย่างง่ายดาย
ประโยชน์ที่จะได้จากการใช้ HRIS
ประหยัดเวลา หลาย ๆ task งานของ HR นั้นเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและการทำงานแบบแมนนวลมากในทุก ๆ ขั้นตอนไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเวลาเข้าออกงานของพนักงาน การคำนวณสิทธิ์ต่าง ๆ ของพนักงาน คำนวณเงินเดือน จะเห็นได้เลยว่า task เหล่านี้เป็น task ที่กินพลังงานสูงมาก และเป็นงานที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องทุกเดือน ทำเสร็จก็ยังต้องกลับมาตรวจสอบความถูกต้อง การใช้ HRIS จะทำให้งานต่าง ๆ เหล่านี้ถูก track บนระบบโดยอัตโนมัติ
ช่วยการเติบโตองค์กร องค์กรจำนวนมากมักมุ่งเน้นในเรื่องของการทำยอดขาย โดยละเลยในส่วนงานหลังบ้านไป เมื่อบริษัทมีการเติบโต และต้องรองรับพนักงานจำนวนมากขึ้น หากยังคงใช้การจัดการแบบ manual อยู่ แทนที่ฝ่ายบุคคลจะไปโฟกัสเรื่องการหา talent การทำแผนพัฒนา การทำเรื่อง culture และ engagement ก็กลายเป็นต้องมานั่งทำงานที่ไม่ควรต้องทำ การใช้ระบบ HRIS จะช่วยให้ทุกอย่างเกี่ยวกับพนักงานอยู่บนส่วนกลาง ข้อมูลตรวจสอบได้ และไม่ต้องสับสนกับการทำข้อมูลหลายชุดแบบแต่ก่อน HR ก็ไปโฟกัสที่งาน high impact ได้แทน
ลดข้อผิดพลาด หลายต่อหลายครั้งที่การทำงานแบบแมนนวลส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในงานของฝ่ายบุคคลขึ้น ไม่ว่าจะเป็นซึ่งล้วนแต่เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน ไม่ว่าจะเป็นสิทธิ์การลาพนักงาน ไปจนถึงเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ อย่างเงินเดือน ซึ่งส่งผลต่อความน่าเชื่อถือบริษัท ทำให้พนักงานรู้สึกเซ็งและ engagement ลดลงได้ เมื่อนำ HRIS เข้ามาใช้การคำนวณความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เคยเกิดขึ้นก็จะหายไป
ประสบการณ์พนักงานที่ยอดเยี่ยม พนักงานที่เก่งก็ต้องการอยู่กับบริษัทที่ดี มีการจัดการเป็นระบบ หากบริษัทคุณงานด้าน HR ยังมีปัญหาตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาบุคลากรแล้วล่ะก็ ย่อมส่งผลต่อมุมมองที่พนักงานมีต่อองค์กรอย่างแน่นอน คนเก่งที่อยากจะเข้ามาร่วมงานอาจจะต้องคิดหนัก นี่ยังไม่นับในเรื่องของสิ่งต่าง ๆ เช่นการลางาน การเบิกโอที ที่พนักงานจะต้องเข้ามาพบเจอเมื่อเข้ามาร่วมงาน หากองค์กรคุณเน้นให้คุณค่าด้านคนแล้วล่ะก็ HRIS จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีแน่นอน
มาเริ่มใช้ HRIS อย่างมีประสิทธิภาพกัน
- ทำความเข้าใจและใช้งานให้มากที่สุด โดยมากแล้วระบบ HRIS มักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์มากมาย และส่วนมากจะแยกฟีเจอร์ออกจากกันไม่ได้ ในเมื่อคุณจ่ายเงินสำหรับระบบมาทั้งระบบแล้วสิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจกับฟีเจอร์ที่มีอยู่ และจะสามารถเอามาใช้ในงานเราได้อย่างไรบ้าง แน่นอนว่าอาจจะเสียเวลาในการ mapping ในช่วงแรกบ้างแต่ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยให้คุณขึ้นระบบใช้งานได้อย่างยอดเยี่ยม ดีกว่าการปล่อยให้ฟีเจอร์บางตัวต้องทิ้งร้างไป
- ทำให้แน่ใจว่าทุกคนใช้งานมัน หากคุณมีระบบ HRIS แล้วแต่ยังมีการอนุโลมให้พนักงานบางส่วนสามารถทำรายการบางอย่างผ่านทางการทำเอกสารได้ สุดท้ายแล้วแทนที่ HRIS จะมาช่วยลดเวลาทำงานให้กับคุณแต่จะกลายมาเป็นภาระยิ่งกว่าเดิม เพราะเมื่อคุณปล่อยเช่นนั้น พนักงานจะรู้สึกว่าไม่มีความจำเป็นต้องเร่งใช้เพราะยังไงก็ยังมีมาตรการมารองรับ เรามีทิปเล็ก ๆ ที่ทำให้ทุกคนอยากใช้งานระบบ นั่นคือในตอนที่คุณตัดสินใจระบบ HR สักตัว ลองพิจารณาในเรื่อง user friendly ดูด้วย เพราะอย่าลืมว่าระบบจะสำเร็จได้ต้องเกิดจากทุกคน ไม่ใช่ความต้องการของผู้บริหาร
- ปรึกษาผู้ให้บริการเมื่อเจอปัญหา ผู้ให้บริการนอกจากจะขายสินค้าแล้วแต่ยังควรเป็น partner กับเราในระยะยาวด้วย อย่าลืมสอบถามทางผู้ให้บริการว่าระบบที่ให้ใช้งานมีการดูแลที่ดีแค่ไหน มีคู่มือที่เราสามารถศึกษาเองได้ไหม มีพนักงานคอยแก้ปัญหาให้เราหรือเปล่า ไม่ใช่ว่าเวลามีปัญหาแล้วเราต้องจัดการเองทุกอย่าง แบบนั้นจะเป็นภาระที่ HR ต้องเผชิญแทน
สรุป
หากคุณยังไม่เคยรู้จักกับ HRIS แล้วล่ะก็ เราก็หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณรู้จักกับระบบนี้ได้ดียิ่งขึ้น การที่คุณเลือก HRIS ที่เหมาะกับองค์กรคุณจะช่วยให้งานด้าน HR ต่าง ๆ ไหลลื่นมากขึ้น และส่งผลดีกับบริษัทเป็นวงกว้าง ถ้าหากคุณยังลังเลไม่รู้ว่าจะเลือกแบบไหนดี ลองติดต่อเราเลย เรายินดีให้คำปรึกษาทุกรูปแบบ
ทดลองใช้งาน empeo ฟรี 30 วัน ลงทะเบียนเลยที่ลิงก์นี้
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo