ระบบ HR บริหารบุคคลคืออะไร แม้ว่าหลายๆคนจะพอทราบดีอยู่แล้วว่าระบบ HR คืออะไร แต่เชื่อได้ว่าสำหรับผู้ประกอบการหน้าใหม่ หรือคนที่ไม่ค่อยคุ้นเคยกับเทคโนโลยีมากนักคงแอบสงสัยอยู่ไม่น้อยว่าเจ้าระบบ HR ที่เคยได้ยินจะมาช่วยอะไรในธุรกิจเราได้บ้าง และแถมยังเคยได้ยินเกี่ยวกับ HRM, HRD, HRIS อีก มันคือ HR ที่จะพูดถึงในบทความนี้หรือเปล่า เพื่อที่จะได้เข้าใจตรงกันเราอาจจะมานิยามกันก่อนคร่าวๆ ว่าอันที่จริงแล้วระบบ HR มันก็ยังมีแยกย่อยไปตามที่ได้เกริ่นไปครับ แต่ถ้าพูดถึงโปรแกรมบริหารงานบุคคลในไทย เราจะเข้าใจว่าคือตัวโปรแกรม HRM นั่นเอง
ระบบ HR บริหารบุคคล
เจ้าตัวโปรแกรม HR หรือ HRM นั้นจริงๆ ก็ความหมายก็ค่อนข้างจะตรงตัวเลยครับ คือ Human Resource Management software นั่นเอง ก็เป็นซอฟต์แวร์ที่จะเข้ามาช่วยฝ่ายบุคคลในการจัดการงานต่างๆที่เกี่ยวข้องกับบุคคลนั่นเอง ทำให้การจัดการในเรื่องของพนักงานต่างๆทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาในการทำงานเอกสารต่างๆไม่ว่าจะเป็นเวลาเข้าออกงาน เอกสารขาดลามาสาย เรื่องของการทำเงินเดือน payroll ข้อมูลสถานะพนักงาน เรียกได้ว่าช่วยทุ่นแรงให้กับ HR ที่เคยต้องทำ task ต่าง ๆ แบบ manual ไปได้มาก
HR software หรือโปรแกรม HR นั้นอันที่จริงๆแล้ว อาจจะบอกได้ว่ามีประวัติความเป็นมาที่ยาวนานมาก และน่าจะเป็นซอฟต์แวร์ที่องค์กรใช้กันตัวแรกๆเลยที่ออกมา น่าจะตั้งแต่ช่วงราวๆปี 1970-1980 จะเห็นได้ว่านั่นแสดงว่าระบบ HR นั้นมีความจำเป็นมากกว่าที่เราคิด มันถึงได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเป็นโปรแกรมแรกๆ แต่ปัจจุบันบริษัทต่างๆกลับมองว่าระบบ HR เป็นแค่ระบบธรรมดาๆ และองค์กรขนาดเล็กหลายๆรายก็มีแนวคิดที่ว่าการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลนั้น ในช่วงเริ่มแรกอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ HR ไว้รอให้บริษัทโตกว่านี้ก่อนถึงค่อยเริ่มทำก็ได้ อันที่จริงแล้วเราอยากจะแนะนำว่า HR ควรจะเป็นโปรแกรมแรกๆที่บริษัทนำเข้ามาใช้ โดยไม่จำเป็นต้องสนว่าขนาดบริษัทเราจะเป็นเท่าไรครับ (เรามีให้ลงทะเบียนทดลองใช้งาน empeo ฟรีได้ที่นี่) เพื่อคุณจะไม่ต้องปวดหัวจากข้อมูลมากมายที่ต้องย้ายขึ้นระบบนั่นเอง
แล้วโปรแกรม HR ที่ดีอย่างน้อยควรทำอะไรได้บ้าง
- เก็บประวัติพนักงานได้อย่างละเอียด
- ข้อมูลอยู่บนระบบ cloud เข้าถึงทกที่
- บันทึกเวลาเข้าออกงาน ขาด ลา มาสายได้
- ลางานผ่านแอปพลิชัน
- คำนวณเงินเดือนได้ผ่านระบบ พร้อมเอกสาร payroll ต่างๆ
- ออกสลิปเงินเดือนออนไลน์
- สามารถออก report ด้านงานบุคคลได้
- รองรับการใช้งานบนมือถือ
มาดูกันดีกว่าว่า HR จะช่วยอะไรได้บ้าง?
แน่นอนว่าเมื่อคุณอาจมาถึงตรงนี้แล้วก็คงพอจะเห็นภาพแล้วว่าระบบ HR จะเข้ามาช่วยอะไรได้บ้าง แต่ยังอาจมีประโยชน์บางอย่างที่ถูกมองข้ามไป เราเลยได้รวบรวมข้อดีของระบบ HR จากฝ่ายบุคคลบริษัทต่างๆที่ใช้งานจริง และสรุปออกมาเป็น 5 ข้อได้ดังนี้
1. ลดความผิดพลาดต่าง ๆ ได้
เมื่อพูดถึงงาน HR หากไม่ได้ใช้โปรแกรมแล้วล่ะก็จะมีเอกสารที่มักต้องทำ manual ผ่าน excel เยอะแยะมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการลา เวลาเข้าออกงานของพนักงานรายบุคคล โอทีในเดือน การทำเงินเดือน ซึ่งข้อมูลต่างๆเหล่านี้เกี่ยวโยงกันหมด หากมีข้อมูลตรงไหนที่ใส่สูตรคำนวณผิดไปก็จะส่งผลกระทบต่อความถูกต้องทันที ดังนั้นแล้วการใช้ระบบ HR ที่ช่วยบันทึกและคำนวณเรื่องต่างๆที่กล่าวมาบนระบบแล้วล่ะก็จะช่วยในเรื่องความถูกต้องได้อย่างแน่นอน
2. โปรเซสงานราบรื่น
จากประโยชน์ที่เรากล่าวไปในข้อแรกจะเห็นได้เลยว่างาน HR เป็นอะไรที่น่าปวดหัวมากจริงๆ เพราะข้อมูลต่างๆพอทำเสร็จจากอันนี้ก็ต้องยกไปใช้เข้าสูตรคำนวณต่อในอันถัดไป แต่โปรแกรม HR จะช่วยลดขั้นตอนตรงนี้เพราะข้อมูลต่างๆถูกลิงก์เข้าหากันหมด เช่นเมื่อคำนวณเงินเดือน ระบบก็จะดูวันลาของพนักงาน เวลาเข้าออกงานและอื่นๆทีเกี่ยวข้องนั่นเอง
3. หมดปัญหาการจัดเก็บเอกสาร
การจะจ้างพนักงานสักคนนึงยังต้องมีเอกสารต่างๆเกี่ยวข้องกับพนักงานคนนั้นมากมาย ไหนจะต้องเปลืองพื้นที่จัดเก็บ แถมยังค้นหาลำบากอีกด้วย การที่ใช้ระบบ HR นั้นจะช่วยให้ข้อมูลต่างๆถูกจัดเรียงได้อย่างดี เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลส่วนไหนก็สามารถเข้าถึงและค้นหาได้จากหมวดหมู่นั้น
4. ฝ่ายบุคคลมีเวลาไปโฟกัสที่งานอื่นมากขึ้น
แทนที่จะต้องมาจมกับ task งานที่กินเวลาซ้ำๆซากๆทุกเดือน คุณจะมีเวลาเพื่อไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยสกิลของคุณอย่างแท้จริง เช่น การสรรหาบุคคลากรเก่งๆเข้ามาร่วมทีม การพัฒนาบุคลากรในองค์กร การส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรต่างๆในบริษัท
5. บริษัทเติบโตได้รวดเร็วขึ้น
หนึ่งในสิ่งที่คอยขัดขวางการเติบโตของบริษัทคือเรื่องการจัดการด้านคน ซึ่งเป็นผลต่อเนื่องมาจากข้อที่ 4 ที่เมื่อฝ่ายบุคคลต้องไปโฟกัสกับงานรูทีน การจัดหาบุคลากรใหม่ๆก็จะช้าลง ส่งผลให้การเติบโตเป็นไปได้ช้าลงอีกด้วย และหากองค์กรของคุณไม่มี HR ที่รับผิดชอบโดยตรงแล้วล่ะก็ นั่นหมายความบุคคลต่างๆในบริษัทแทนที่จะได้โฟกัสที่งานของตนเอง ก็ต้องมาเสียเวลากับเรื่องต่างๆเหล่านี้นั่นเอง
สรุป
ตอนนี้คุณจะเข้าใจในตัวโปรแกรม HR มากขึ้นกว่าเดิมแล้วนะครับ ไม่ว่าตอนนี้คุณจะเป็นองค์กรขนาดไหนก็ตาม หากยังไม่มีระบบบริหารจัดการงานบุคคลแล้วล่ะก็ หวังว่าบทความนี้อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่จะช่วยให้คุณคิดเอาระบบ HR มาใช้ในบริษัทกันนะครับ
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo