เผยเคล็ดลับการจัดการ talent ด้วย 9 box grid

9 box grid เป็นเครื่องมืออีกตัวหนึ่งของ HR ที่ใช้ในการจัดการเรื่องของการพัฒนาทรัพยากรบุคคลและประเมินพนักงาน โดยพิจารณาจากประสิทธิภาพของการทำงานในปัจจุบันและอีกส่วนหนึ่งคือศักยภาพในการเติบโตของคนนั้น ๆ ซึ่งแต่ละคนนั้นก็จะตกลงใน category ที่แตกต่างกันออกไป ก็เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกและทำให้ HR และผู้บริหารมองเห็นคนที่มีความสามารถ เหมาะกับการเติบโตเป็นผู้นำอนาคตได้โดยง่าย

9 box grid คืออะไร แล้วมีประโยชน์อย่างไร?

หลาย ๆ คนที่ยังไม่รู้จักกับเครื่องมือตัวนี้ก็คงเกิดความสับสนว่าเครื่องมือตัวนี้นั้นคืออะไรกันแน่ เจ้า 9 box grid เองนั้น จะเหมือนกับตารางในรูปด้านล่างนั่นเอง ใช้ในการวัดผลพนักงานซึ่งในแกน X นั้นก็จะเป็นแกนที่บอกถึงประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานนั้น ๆ และแกน Y เป็นแกนที่ใช้เพื่อวัดในเรื่องของศักยภาพในการเติบโตในอนาคต ในตารางเราก็จะแบ่งพนักงานลงใน category ที่แตกต่างกันออกไปขึ้นกับการประเมินของเราในแต่ละแกนนั่นเอง โดย category นั้นก็จะแบ่งออกเป็น 9 ช่องตามชื่อของมันเลยนั่นเอง

ประโยชน์ของเจ้า 9 box grid

• ใช้งานง่าย ประโยชน์ที่เห็นจะดีที่สุดสำหรับ 9 box grid นั้นคงจะเป็นเรื่องของการใช้งานง่าย ใช้ในระหว่างการประเมินพนักงานได้ทันที และเห็นภาพรวมของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว
• เห็นมุมมองใหม่ในการประเมิน ด้วยความที่การประเมินนั้นมีเรื่องศักยภาพในการเติบโตเข้ามาด้วย ทำให้ผู้ประเมินได้คิดคำนึงถึงเรื่องอื่น ๆ นอกเหนือจากผลงาน ณ ปัจจุบันเพียงเท่านั้น การประเมินจึงไม่ถูกวัดเพียงแค่แง่มุมเดียว
• วางแผนจัดการ talent ได้อย่างยอดเยี่ยม ในแต่ละ category ที่พนักงานตกลงไปนั้น HR หรือองค์กรสามารถกำหนดได้ว่าควรจะมี action plan อย่างไรเพื่อช่วยให้พนักงานพัฒนาได้
• ทำให้เห็นคุณภาพที่แท้จริงของพนักงาน พนักงานที่มีประสิทธิภาพและศักยภาพในการเติบโตนั้นจะถูกสังเกตเห็นได้โดยง่ายด้วยเครื่องมือนี้ ยิ่งหากมีคนไหนที่เรากำลังสงสัยว่าเป็นพนักงานที่แย่ การใช้ 9 box grid ก็จะทำให้เรามีข้อมูลเป็นเครื่องยืนยันมากกว่าการคิดไปเอง

เริ่มต้นใช้ 9 box grid ด้วย 3 สเตปง่าย ๆ 

สเตป 1: ประเมินประสิทธิภาพการทำงาน

ในส่วนของแกน Y ที่เห็นในภาพก่อนหน้านั้น เราจะแบ่งพนักงานจากการประเมินเรื่องของประสิทธิภาพออกเป็น 3 ส่วนด้วยกันคือ ต่ำ ปานกลาง และสูง โดยนิยามแต่ละอันพอจะกล่าวคร่าว ๆ ได้ดังนี้

• Low performance หรือกลุ่มที่ผลงานแย่ กลุ่มนี้สังเกตได้ง่าย ๆ เลยก็คือไม่สามารถที่จะจัดการงานของตัวเองได้ตามที่ได้รับมอบหมาย ไม่อาจทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย
• Moderate performance หรือกลุ่มที่มีผลงานปานกลาง กลุ่มนี้จะสามารถส่งมอบผลงานได้เพียงบางส่วนเท่านั้น และคุณภาพของงานที่ออกมาก็อยู่แค่ในระดับปานกลางที่พอรับได้
• High performance เรียกได้ว่าเป็นกลุ่มที่มีผลงานในระดับสูง สามารถรับผิดชอบงานและทำให้สำเร็จได้ตามเป้าหมาย หรือเกินเป้าหมายที่คาดหวังไว้

การประเมินในขั้นตอนนี้ก็มักจะอิงจากเรื่องของ job description ของพนักงานแต่ละคน รวมไปถึงเป้าหมายที่เค้าต้องทำให้ได้

สเตป 2: ประเมินศักยภาพในอนาคต

คราวนี้เราจะมาดูในส่วนของแกน X กันต่อ ในส่วนนี้ก็เช่นเดียวกันกับในขั้นตอนแรก ที่เราจะแบ่งการประเมินศักยภาพพนักงานออกเป็น 3 ส่วนด้วยกันคือ ต่ำ ปานกลาง และสูง

• Low potential วิธีสังเกตพนักงานในกลุ่มนี้คือ เค้าทำงานเต็มศักยภาพตนเองแล้ว แต่ไม่มีแนวโน้มว่าจะพัฒนาให้ไปไกลมากกว่านี้ได้ ส่วนหนึ่งอาจจะมาจากการขาดแรงจูงใจหรือไม่เช่นนั้นก็เกิดจากการที่ศักยภาพไปได้เพียงเท่านี้
• Moderate potential มีศักยภาพปานกลางในการเติบโต ดูแล้วมีแนวโน้มที่จะพัฒนาผลงานและความรู้ ความสามารถต่อไปได้
• High potential คือกลุ่มคนที่ทำงานได้เกินความคาดหวัง และมีความรับผิดชอบ มีศักยภาพในการเติบโตสูง โดยมากมักเป็นกลุ่มที่จะเป็นผู้นำในอนาคตหรือไม่เช่นนั้นก็อาจจะนั่งในตำแหน่งเหล่านี้อยู่แล้ว

สเตป 3: รวมเข้าด้วยกัน

ในขั้นตอนนี้นั้นเป็นขั้นตอนที่ง่ายสุด ๆ เพียงแค่ทำการจัดผลการประเมินพนักงานแต่ละคนที่ผ่านการประเมินในขั้นตอนแรก และขั้นตอนที่ 2 เข้าด้วยกันลงในตาราง 9 เราก็จะรู้แล้วว่าพนักงานในแต่ละคนควรจัดอยู่ใน category ไหน

แปลผลจากการประเมิน 9 box grid

สำหรับความหมายของแต่ละ box ในตารางนี้จะสามารถแปลผลได้ตามนี้

กลุ่มแรก bad hire กลุ่มนี้คือกลุ่มที่อยู่ในช่องที่เรียกว่าต่ำทั้งผลงานและศักยภาพ สำหรับชื่อของกลุ่มนี้ก็ตรงตัวเลยนั่นก็คือการจ้างงานที่ผิดพลาด พนักงานในกลุ่มนี้มักจะฉุดรั้งความสำเร็จของทีมจากผลงานที่ไม่ได้มาตรฐานของพวกเค้า ดังนั้นแล้วเราจึงควรที่จะต้องเลิกจ้างพนักงานในกลุ่มนี้โดยเร็ว เพื่อไม่ให้เกิดผลเสียต่อทีมในระยะยาว

กลุ่ม up or out เป็นกลุ่มที่มีด้านใดด้านหนึ่งในระดับปานกลาง และอีกด้านในระดับต่ำ

• Up or out grinders ผลงานปานกลาง แต่ศักยภาพต่ำ ทำงานพอใช้ได้ แต่มักจะยากในการพัฒนาในอนาคต และไม่คุ้มกับการลงทุนลงแรงด้วย หากพนักงานกลุ่มนี้ไม่สามารถพัฒนาศักยภาพขึ้นไปได้ ก็อาจต้องตัดสินใจเลิกจ้าง
• Up or out dilemmas เป็นกลุ่มที่มีศักยภาพปานกลาง แต่กลับไม่สามารถทำผลงานได้ จึงจำเป็นต้องหาสาเหตุว่าอะไรที่ทำให้พวกเขาไม่มีผลงาน

กลุ่ม workhorses และ dysfunctional geniuses

• Workhorses นั้นก็เป็นกลุ่มที่ผลงานมีประสิทธิภาพมาก ๆ แต่การเติบโตต่ำ โดยมากแล้วมักจะเป็นพนักงานที่คุ้นเคยกับการทำงาน routine จึงจัดการได้ค่อนข้างดี กลุ่มนี้สามารถเก็บไว้ได้ แต่อาจจะต้องดูเรื่องของผลตอบแทนไม่ให้มากจนเกินไป
• Dysfunctional geniuses กลุ่มนี้จะกลับกันกับ workhorses เปรียบได้กับเพชรที่รอการเจียระนัย โดยมากแล้วต้องค้นหาสาเหตุของปัญหา และช่วยกันแก้ไข โดยมีกรอบเวลาที่แน่ชัด และหากเกินกรอบเวลานี้แล้วพนักงานยังไม่สามารถถีบตัวเองได้ การเลิกจ้างก็เป็นสิ่งที่ควรทำ

กลุ่มดาวรุ่งในอนาคตหรือ future star ก็ตรงตามชื่อคือกลุ่มนี้มักจะเป็นกำลังหลักขององค์กร

• High potentials พนักงานกลุ่มนี้ทำงานได้ดีและมี potential ในระดับสูง เพียงแต่ยังขาดในเรื่องประสบการณ์และอาจต้องการเวลาในการเติบโต
• Core players เป็นกลุ่มที่อยู่ในระดับปานกลางทั้ง 2 อย่าง การได้รับการชี้นำในทิศทางที่ถูกต้องจะช่วยให้พนักงานกลุ่มนี้พัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง
• High performers มีผลงานดี แต่ศักยภาพปานกลาง ต้องใช้วิธีในการเพิ่มศักยภาพพัฒนาในบทบาทหน้าที่ แต่ทั้งนี้ อาจขึ้นอยู่กับว่าพนักงานมีความสุขกับบทบาทในปัจจุบันหรือไม่ หากมีความสุขอยู่แล้วก็อาจจะไม่จำเป็น

กลุ่ม Star เป็นกลุ่มที่เรียกได้ว่าสุด ๆ แล้วในทุกเรื่องทั้งประสิทธิภาพในการทำงานและศักยภาพในการทำงาน เป็นกลุ่มพนักงานที่มีคุณค่ากับองค์กรมาก ๆ และจำเป็นต้องรักษาไว้ เหมาะกับการเป็นผู้นำในองค์กร