Payroll outsourcing ดีไหม และเหมาะกับองค์กรแบบไหน?

จะตัดสินใจทำ payroll outsourcing ทั้งทีก็มักจะมีปัญหาและความท้าทายต่างๆตามมามากมาย  และด้วยความที่การทำ payroll เป็นสิ่งที่สำคัญมากๆในบริษัท  ซึ่งนอกจากปัจจัยนี้ที่ต้องคำนึงยังมีส่วนที่ตามมาเช่นค่าใช้จ่าย ข้อกำหนด กฎหมายต่างๆอีกด้วย จากสาเหตุที่กล่าวมานี้ทำให้การเข้าใจถึงข้อดีข้อเสียของการใช้บริการรับทำเงินเดือนนั้น จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าคุ้มค่ากับการลงทุนไหม

ในบทความนี้เราจะมาอธิบายถึงความแตกต่างระหว่างการทำเงินเดือนเองและการใช้บริการรับทำเงินเดือน รวมไปถึงข้อดีข้อเสียที่เกิดขึ้น

ความแตกต่างของการทำ payroll เองและการทำ payroll outsourcing

การทำ payroll เองแบบ in-house นั้นกล่าวโดยง่ายๆก็จะเป็นการที่บริษัทจัดการในงานที่เกี่ยวกับ payroll ทั้งหมดด้วยตนเอง และโดยมากแล้วการทำ payroll ก็จะมีการจัดการโดยทาง HR ข้อดีของการทำด้วยตนเองนั้นก็คงจะหนีไม่พ้นในเรื่องของความปลอดภัยข้อมูล และข้อมูลเงินเดือนที่อ่อนไหวต่อการเปิดเผย แต่อย่างไรก็ตามก็มีความเสี่ยงเช่นการทำเงินเดือนผิดพลาด ค่าใช้จ่ายสำหรับทีมที่ต้องมาดูแล ไปจนถึงข้อกำหนดด้านกฏหมายและภาษีต่างๆที่ต้องแม่นมากๆอีกด้วย มาดูกันว่า task งานที่ต้องรับผิดชอบมีอะไรบ้าง

• การคำนวณวันเวลาทำงาน สิทธิขาดลามาสาย รวมไปถึง OT ต่างๆที่เกี่ยวข้อง
• คำนวณในเรื่องรายได้ รายหัก รวมถึงฐานภาษีของแต่ละคน
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และสวัสดิการต่างๆ
• การทำใบสลิปเงินเดือนเพื่อจัดส่งพนักงานในแต่ละเดือน
• การจัดการภาษีและเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้องกันเช่น ประกันสังคม ภงด ต่างๆ

payroll outsourcing เองนั้นก็จะเป็นการที่บริษัทไม่ได้มีการจัดการ payroll ด้วยตนเอง แต่เป็นการใช้บริการรับทำเงินเดือนจากบริษัทที่เชี่ยวชาญในงานด้านนี้อยู่แล้ว ซึ่งก็จะช่วยอำนวยความสะดวกไปได้มาก เพราะทางบริษัทก็ทำเพียงแค่จัดเตรียมข้อมูลบางส่วนที่ทางบริษัทรับทำต้องการ และสามารถเอาเวลาไปโฟกัสที่งานส่วนอื่นๆได้มากขึ้น

ข้อดีข้อเสียของการทำ payroll outsourcing 

1.เรื่องของเวลา

ข้อดี: ประหยัดเวลา

จริงๆแล้วการทำเงินเดือนเป็นงานที่เสียเวลาค่อนข้างมาก และต้องใช้ความละเอียดเป็นอย่างยิ่งอีกด้วย ซึ่งสำหรับองค์กรใหญ่ๆก็จะมีประเด็นในเรื่องจำนวนคน ในขณะที่องค์กรที่เล็กลงมาก็จะเป็นปัญหาในเรื่องของวันเวลาทำงานต่างๆที่เอามาใช้คำนวณเงินเดือนมักจะไม่เป็นระบบระเบียบทำให้ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล และ clean data กันค่อนข้างมากในแต่ละเดือน อีกทั้งเป็นงานที่ซ้ำซากจำเจอีกด้วย การใช้บริการบริษัทที่ทำด้านนี้จะช่วยลดปัญหาต่างๆที่ว่ามาในเรื่องของเวลาได้แทบทั้งหมด

ข้อเสีย: ต้องให้เวลาในช่วงเริ่มต้น

ข้อเสียด้านเวลาเพียงอย่างเดียวสำหรับการจ้างทำเงินเดือนก็คงจะไม่พ้นที่ช่วงแรกของการทำ ที่จะต้องมีการตระเตรียมข้อมูลต่างๆ รวมไปถึงพูดคุยในเรื่องขั้นตอนเพื่อให้การออก payroll ในแต่ละเดือนเป็นไปได้อย่างราบรื่น หากคุณตัดสินใจที่จะใช้บริการรับทำเงินเดือน แต่กลับไม่พร้อมใช้เวลาในช่วงแรก ย่อมจะทำให้ทุกอย่างล่าช้าอย่างแน่นอน ข่าวดีคือโดยทั่วไปแล้วบริษัทที่ให้บริการรับทำเงินเดือนมักจะมีโปรเซสและไทม์ไลน์จัดเตรียมไว้ให้ ทำให้การใช้บริการเป็นไปได้อย่างง่ายดายมากขึ้น

2.ค่าใช้จ่าย

ข้อดี: คุ้มค่ากับเม็ดเงินที่ลงไปเมื่อเทียบกับการทำเงินเดือนเอง

สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรในการทำเงินเดือนเองนั่นก็คือค่าใช้จ่ายของพนักงาน HR ที่ต้องมาจัดการด้านเงินเดือนโดยเฉพาะ ซึ่งโดยมากแล้วก็จะต้องใช้หลายหมื่นต่อคนต่อเดือนเลยทีเดียว และหากเป็นบริษัทขนาดเล็กรายจ่ายสำหรับเรื่องนี้ก็ถือว่าเป็นจำนวนที่เยอะมากๆ ในขณะที่บริการรับทำเงินเดือนนั้นมักจะคิดตามจำนวนพนักงานซึ่งเมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายรายเดือนออกมาแล้วจะถูกกว่าการจัดการเองมาก

ข้อเสีย: ขอบเขตมีจำกัด

สำหรับการใช้บริการรับทำเงินเดือน ค่าบริการที่จ่ายไปแน่นอนว่าแม้ว่าจะมีความคุ้มค่ามากๆแต่ก็มักจะมีขอบเขตที่จำกัด หากต้องการใช้บริการไหนเพิ่มเติมในตอนหลังก็จะมีค่าใช้จ่ายตามมาอีก และด้วยความที่คิดตามจำนวนคน ดังนั้นแล้วเมื่อต้องใช้บริการรับทำเงินเดือน อาจจะต้องคิดให้ครอบคลุมถึงบริการที่เราอาจจะต้องใช้ในภายหลังหรือคนที่อาจจะมีเพิ่มขึ้นเพื่อนำมาพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายที่จะต้องเสียไป

3.ความถูกต้อง และข้อกำหนดทางกฏหมาย

ข้อดี: มีความถูกต้องตามภาษีและส่วนอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากทางฝั่ง payroll outsourcing จะเชี่ยวชาญด้านการทำเงินเดือนเป็นพิเศษอยู่แล้ว จึงมั่นใจได้เลยว่าระบบระเบียบข้อบังคับต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนพวกเขาจะรู้ดีมากๆ แถมยังให้คำปรึกษาได้อีกต่างหาก เงินเดือนที่ออกมาในแต่ละเดือนจึงมั่นใจได้เลยว่าจะถูกต้องตามฐานภาษีและมาตรฐานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

ข้อเสีย: งานหลังบ้านบางอย่างที่คุณยังต้องทำ

จริงๆแล้วข้อนี้อาจจะไม่ใช่ข้อเสียสักทีเดียว เพราะแม้ว่าบริษัทที่ให้บริการด้านนี้จะทำด้านเงินเดือนให้คุณครอบคลุมทั้งหมด แต่สุดท้ายในเรื่องของภาษีบริษัทต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของเงินเดือนและไฟล์ต่างๆที่ต้องนำส่งก็ยังเป็นหน้าที่ที่บริษัทต้องให้ความใส่ใจอยู่เช่นเดิมนั่นเอง

แล้ว payroll outsourcing เหมาะกับองค์กรเราไหม?

เมื่อคุณผู้อ่านอ่านมาจนถึงตรงนี้เชื่อได้ว่าคุณผู้อ่านย่อมมีคำตอบในใจเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะเป็นองค์กร ขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ล้วนสามารถได้ประโยชน์จากบริการรับทำเงินเดือนตั้งแต่เรื่องของค่าใช้จ่าย HR ที่ต้องจ้างเพื่อมารับผิดชอบตรงส่วนนี้ หรือแม้กระทั่งจะเป็นเรื่องของเวลาที่ฝ่ายบุคคลสามารถนำไปใช้กับส่วนอื่นๆเช่นการหาคน การพัฒนาคนเพื่อการเติบโตองค์กรในระยะยาว และหลายๆท่านเองก็อาจจะมีคำถามเพิ่มเติมว่าแล้วถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็กมากๆการจ้างทำเงินเดือนจะคุ้มจริงหรือ อันที่จริงยิ่งถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็ก ยิ่งจะได้ประโยชน์มากๆเพราะไม่ต้องเสียเวลามาศึกษาเรื่องของการทำเงินเดือน ไม่ต้องใช้เงินหลายหมื่นในจ้างคนอีกด้วย ในปัจจุบันบริการรับทำเงินเดือนเองก็เริ่มเพียงแค่ไม่กี่พันบาท และหากคุณผู้อ่านมีข้อสงสัยอยากถามเพิ่มเติม empeo เราก็มีบริการตรงนี้และพร้อมให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่ครับ