Exit interview จำเป็นมากไหมสำหรับ HR

เมื่อพูดถึง Exit interview แล้วคงเป็นกระบวนการที่ไม่มี HR คนไหนอยากที่จะทำ เพราะโดยธรรมชาติของ HR เรามักมุ่งเน้นที่การหาบุคลากรเก่งๆ จึงทำใจได้ยากกว่าเมื่อต้องมาขุดคุ้ยถึงสาเหตุที่พนักงานลาออก ซึ่งนั่นก็ไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร ทำไมถึงต้องใส่ใจกับคนที่กำลังจะไม่ได้ร่วมงานกันอีกต่อไปกันล่ะ? แต่อันที่จริงแล้วหากองค์กรของเรายังไม่ได้มีการทำ exit interview แล้วล่ะก็ฝ่ายบุคคลอาจจะพลาดที่จะได้รู้สาเหตุลึกๆและสุดท้ายปัญหาต่างๆก็จะยังคงมีอยู่ สุดท้ายการลาออกก็จะมีมาอีกเรื่อยๆ ต้องเสียค่าใช้จ่ายและเวลาอีกจำนวนมาก และข้อสำคัญก็คือในตลาดแรงงานการหาคนเก่งๆมาร่วมงานก็ไม่ใช่เรื่องง่าย  เมื่อรู้แบบนี้แล้วคงต้องเริ่มให้ความสำคัญกับ exit interview กันมากขึ้น

ทำไม Exit interview จึงไม่ค่อยได้ผล?

หากเราต้องบอกหาเหตุผลสักข้อมาอธิบายว่าทำไมการทำ exit interview จึงมักไม่ค่อยได้ผล ข้อเท็จจริงที่เจ็บปวดก็คือการที่พนักงานที่ต้องการลาออกนั้นไม่คิดว่า exit interview จะช่วยอะไรได้นั่นเอง โดยมากแล้วการสัมภาษณ์จากประสบการณ์ที่พวกเขาเหล่านั้นเคยเจอก็มักจะมาในรูปแบบที่พยายามชวนให้พนักงานอยู่ต่อ หรือที่เลวร้ายกว่านั้นก็คือเป็นการต่อว่า ขุดคุ้ยเรื่องราวๆต่างๆที่ไม่ดีที่เกิดขึ้นในบริษัทในลักษณะที่ไม่เกิดประโยชน์

ข่าวดีก็คือคุณในฐานะของ HR สามารถช่วยทำให้การสัมภาษณ์มีประโยชน์กว่าเดิมได้ โดยการตั้งเป้าหมายที่จะเข้าใจว่าทำไมพนักงานถึงหางานใหม่ และมุ่งเน้นที่การสื่อให้พนักงานที่ลาออกเข้าใจว่าบริษัทต้องการพัฒนาปรับเปลี่ยนองค์กรในเชิงบวก และแก้ไขวัฒนธรรมองค์กรบางอย่างจริงๆ ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ก็จาก feedback ที่ได้รับตรงๆ เมื่อพนักงานรู้สาเหตุแล้วล่ะก็ความร่วมมือก็จะเพิ่มมากขึ้นอย่างแน่นอน

ใครควรเป็นคนจัดการเรื่อง exit interview ดี

โดยมากแล้วมีคำกล่าวคำนึงที่เรามักจะได้ยินกันบ่อยๆ “employees don’t quit their jobs, they quit their boss” หรืออีกนัยหนึ่งก็คือปัจจัยที่มีผลมากๆก็คือหัวหน้าโดยตรงของพวกเขานั่นเอง ดังนั้นแล้วหากการสัมภาษณ์ถูกจัดการโดยหัวหน้าสายตรงของเขา ก็เป็นไปได้มากๆว่าข้อมูลที่คุณได้จะไม่เป็นความจริงๆสักเท่าไร ทั้งจากฝั่งของพนักงานเองและจากฝั่งของหัวหน้างานที่ได้รับผลกระทบโดยตรง

ดังนั้นแล้วจึงเป็นที่มาว่า HR ควรที่จะเป็นคนจัดการในเรื่องนี้โดยตรง เพราะว่า HR นั้นจะมีความเป็นกลางได้มากกว่าในกรณีเช่นนี้ และฝ่าย HR เองก็จะได้รับประโยชน์โดยตรงในกระบวนการสรรหาพนักงานใหม่ด้วย แต่ทีนี้หลายๆท่านก็อาจจะเกิดคำถามว่าแต่ในบางเนื้องานเราไม่รู้ ถ้าเป็นปัญหาที่เนื้องานล่ะ ในกรณีเช่นนั้นการเชิญหัวหน้างานในระดับถัดมาที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าร่วมการสัมภาษณ์ด้วยก็เป็นทางเลือกที่ดีไม่น้อย ด้วยการจัดในรูปแบบนี้จะทำให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะให้ feedback ที่ซื่อตรงมากขึ้น

เวลาที่จะจัด exit interview ก็มีผล

หลายต่อหลายครั้งบริษัทจัด exit interview เพื่อให้ครบจบตามโปรเซสงาน เพื่อให้มีเอามาใส่ในรายงานและปิดจบงานนั้นไป ทำให้เวลาที่ทำ exit interview จึงมักเกือบจะเป็นวันสุดท้ายของการทำงาน และแน่นอนว่าเมื่อเป็นเช่นนั้นพนักงานที่ลาออกก็ไม่ได้ใส่ใจที่ให้ข้อมูลอะไรอีกต่อไป ตอนนี้ในหัวของพวกเขานั้นมีอยู่เพียงเรื่องเดียวคือการเตรียมตัวเริ่มงานกับที่ใหม่นั่นเอง ถ้าแบบนี้แล้วหมายความว่าเราควรที่จะทำสัมภาษณ์ในช่วงที่ลาออกจากงานเลยทันทีใช่ไหม หากดูเผินๆอาจจะเป็นเวลาที่ดีแต่การที่เราสัมภาษณ์ ณ ช่วงนั้นหากพนักงานที่ลาออกมีปัญหากับหัวหน้างานหรืออะไรก็ตามก็มีความเป็นไปได้ว่า exit interview นั้นจะเต็มไปด้วยความดุเดือดแทน เวลาที่เราอยากจะแนะนำอาจจะเป็นช่วง 2 สัปดาห์หลังจากที่พนักงานลาออก ที่อารมณ์และอะไรหลายๆอย่างสงบลงมากแล้ว ซึ่งนั่นน่าจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากยิ่งกว่า

คำถามสำคัญสำหรับ    exit interview

แม้ว่า exit interview มักจะมีอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยค่อนข้างมาก แต่คุณในฐานะ HR และผู้ควบคุมการสัมภาษณ์สามารถทำให้ task นี้ราบรื่นขึ้นได้ด้วยการเตรียมตัวที่ดีพร้อม การตั้งคำถามที่ช่วยให้ได้รับ insight ด้านต่างๆ รวมไปถึงการควบคุมอารมณ์แม้ว่าบางประเด็นอาจจะละเอียดอ่อน เราได้ลองลิสท์คำถามที่จำเป็นสำหรับ exit interview มาให้ดังนี้แล้ว

• ในช่วงเวลาของการทำงานที่นี่คุณทราบถึงบทบาทหน้าที่ และรายละเอียดงานใช่หรือไม่
• คุณทราบดีถึงความคาดหวัง รวมถึงรู้ถึงเป้าหมายที่ชัดเจน
• ผลงานและความสำเร็จของงานคุณได้รับการตระหนักจากหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานของคุณ
• คุณกับหัวหน้าความสัมพันธ์เป็นอย่างไรบ้าง รู้สึกสบายใจเวลาทำงานร่วมกันไหม
• เหตุผลที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกจากงาน/เริ่มหางานใหม่ 3 เหตุผลหลัก
• ระหว่างที่ได้ทำงานที่นี่คุณรู้สึกอย่างไรบ้าง และอะไรของบริษัทที่ควรต้องปรับเปลี่ยน
• คุณคิดเห็นอย่างไรกับวัฒนธรรมองค์กรของเรา มีส่วนใดที่ทำให้รู้สึกไม่สบายใจไหม
• ข้อเสนอแนะหรือสิ่งต่างๆที่คุณคิดว่าเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน
• อะไรก็ตามนอกเหนือจากนี้ที่คุณอยากเล่าให้เราฟัง