ออกใบเตือนพนักงานยังไงให้ถูกกฎหมาย คนทำผิดปรับปรุงตัวได้จริง

ในทุกบริษัทมักจะมีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งเมื่อมีพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้น ทางบริษัทก็สามารถที่จะลงโทษพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยการออกหนังสือเตือนพนักงาน เพื่อให้พนักงานรับทราบความผิด และนำไปสู่การปรับปรุงตัวในอนาคต แต่ก่อนที่บริษัทจะออกหนังสือเตือนได้ ก็ต้องออกให้ถูกกฎหมายด้วย มิเช่นนั้นจะส่งผลกระทบต่อทั้งตัวบริษัทและพนักงานตามมา

ใบเตือนพนักงาน คืออะไร

ใบเตือนพนักงาน หรือ ใบ Warning Letter คือ เอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง เพื่อแจ้งให้รับทราบเกี่ยวกับการกระทำความผิด และนำไปสู่การแก้ไขปรับปรุงตัวเองให้ดีขึ้น ซึ่งใบเตือนถือว่ามีความสำคัญมากต่อการดำเนินการลงโทษพนักงานตามกระบวนการ สามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีที่พนักงานคนเดิมกระทำความผิดซ้ำ และบริษัทต้องการที่จะลงโทษที่ร้ายแรงขึ้นจนถึงขั้นไล่ออกไม่จ่ายเงินชดเชย

โดยส่วนมากแล้ว การออกใบเตือนพนักงาน มักจะมีสาเหตุใหญ่ ๆ 2 ประการคือ

1. พฤติกรรมในที่ทำงาน ส่วนมาก พฤติกรรมและการประพฤติตัวในที่ทำงาน มักจะเป็นสาเหตุที่ทำให้บริษัทต้องออกใบเตือน เพื่อรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย และประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น พนักงานไม่ปฏิบัติตตามกฎการรักษาความปลอดภัยของบริษัท พนักงานขาดงานโดยไม่แจ้งให้ทราบ หรือพนักงานมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมต่อเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา 
2. ประสิทธิภาพในการทำงาน หากพนักงานขาดประสิทธิภาพในการทำงาน ทำงานเชื่องช้า ไม่ตั้งใจทำงาน ละเว้นการปฏิบัติหน้าที่ บริษัทก็สามารถออกหนังสือเตือนเพื่อให้พนักงานปรับปรุงตัวได้เช่นกัน เช่น พนักงานมาสายเป็นประจำ พนักงานไม่ปฏิบัติตตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา จนเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงในการทำงาน 

ใบเตือนพนักงาน ต้องใช้เมื่อใด

จุดประสงค์หลักของใบเตือนพนักงานนั้น เป็นการเตือนเพื่อให้พนักงานรับทราบข้อผิดพลาด และนำไปสู่การปรับปรุงตัว การที่จะออกใบเตือนจึงต้องใช้ เมื่อพบว่าพนักงานมีการกระทำผิดจริง มีการสอบสวนและเรียกพนักงานมาชี้แจง ทางบริษัทมีการว่ากล่าวตักเตือนด้วยวาจา และบันทึกข้อความไปแล้ว และหากพนักงานได้กระทำความผิดเดิมซ้ำ บริษัทจึงจะออกใบเตือนพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรได้

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องระวังให้มาก คือการออกใบเตือนเพื่อเป็นการกดดันพนักงานให้ลาออกเอง และบริษัทจะไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย หรือใช้ใบเตือนพนักงานเพื่อให้ทุกอย่างดูเป็นไปตามกระบวนการ บริษัทจะได้จ่ายค่าชดเชยน้อยลง ไม่มีคดีความตามมา ซึ่งในกรณีแบบนี้ก็จะเป็นช่องโหว่ให้พนักงานก็สามารถย้อนกลับมาฟ้องศาลแรงงาน เพื่อดำเนินความผิดกับบริษัทได้เช่นกัน

ขั้นตอนก่อนการออกใบเตือนพนักงาน

1. พิจารณาความรุนแรงของความผิด

การกระทำผิดเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ แต่การกระทำผิดนั้นควรออกใบเตือนหรือไม่ ทางบริษัทก็ต้องพิจารณาความรุนแรงของการกระทำและความรุนแรงของโทษด้วย พฤติกรรมบางอย่างสามารถตักเตือนได้ด้วยวาจา หรือบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ต้องออกใบเตือนโดยทันที

2. พิจารณาว่าการออกใบเตือนมีความยุติธรรมเพียงพอ

ใบเตือนพนักงาน หากใช้ไม่ดี ก็จะเปรียบเสมือนดาบสองคม บางบริษัทมีกฎว่าหากพนักงานได้รับใบเตือนก็จะไม่ได้รับโบนัส ทำให้ช่วงปลายปี แม้พนักงานจะทำผิดเล็กน้อย บริษัทก็จะออกใบเตือนพนักงาน หรือบางครั้งหากหัวหน้างานไม่ชอบลูกน้องคนไหนเป็นการส่วนตัว ก็จะถือโอกาสนี้ออกใบเตือน ไม่ต่างจากการกลั่นแกล้งเพื่อทำให้ลูกน้องยอมทำตามคำสั่ง

3. แม่นกฎ วิธีการลงโทษทางวินัย และกระบวนการสอบสวน

ก่อนที่จะออกหนังสือเตือนได้ คนที่ออกหนังสือเตือนนั้นต้องแม่นกฎด้วย ทั้งกฎของบริษัท และกฎหมายแรงงาน รวมทั้งยังต้องมีการสอบสวนถึงการกระทำความผิด รวบรวมหลักฐานและเรียกพยาน มีการเรียกพนักงานที่กระทำผิดมาพูดคุยเพื่อสอบถามถึงความเป็นมา และหากพบว่าพนักงานกระทำความผิดจริง HR ต้องมีส่วนร่วมในการช่วยเหลือพนักงานในการปรับปรุงตัวด้วย

4. เริ่มต้นลงโทษจากสถานเบาไปสถานหนัก

หากพิจารณาแล้วว่าพนักงานคนนั้นทำผิดจริง ก่อให้เกิดความเสียหายจริง ก่อนที่จะออกใบเตือนพนักงานนั้น ก็ต้องเริ่มต้นการลงโทษจากสถานเบาไปสถานหนักเสมอ ไม่ใช่ว่าเอะอะก็จะออกใบเตือนได้เลย HR ต้องกลับไปดูที่กฎของบริษัทด้วยว่า ความผิดแบบใดสามารถลงโทษสถานเบา เช่น ตักเตือนด้วยวาจา ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร ตักเตือนทั้งทางวาจาและลายลักษณ์อักษร และความผิดแบบใดสามารถลงโทษสถานหนัก เช่น พักงานโดยไม่จ่ายค่าจ้าง เลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย

ออกใบเตือนอย่างไรให้ถูกกฎหมาย

ไม่ใช่ว่าใครก็ออกหนังสือเตือนได้

การจะออกใบเตือนให้ถูกกฎหมายได้ คนที่เซ็นในหนังสือได้ ต้องเป็นคนที่รับลูกจ้างเข้าทำงาน ซึ่งเรื่องนี้ก็ต้องย้อนกลับไปดูที่สัญญาจ้าง ที่มักระบุว่าสัญญาจ้างคือข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง นายจ้างมีอำนาจบังคับบัญชาลูกจ้างให้ปฏิบัติตามคำสั่ง

ในทางกฎหมายนั้น นายจ้างคือคนที่ตกลงรับลูกจ้างเข้าทำงาน หรือคนที่ได้รับมอบหมายจากนายจ้างให้รับลูกจ้างเข้าทำงาน ในกรณีที่เป็นนิติบุคคล คนที่เป็น “นายจ้าง” นั้นคือ ผู้บริหารระดับสูง กรรมการผู้จัดการ ผู้อำนวยการฝ่าย รองผู้จัดการกรรมการ ผู้จัดการทั่วไป และผู้จัดการฝายบุคคล หรือคนที่มีอำนาจในการเซ็นตกลงจ้างงาน หากเป็นเพียงหัวหน้างานที่แต่ไม่ได้มีอำนาจในการเซ็นจ้างงาน ก็ไม่สามารถออกใบเตือนพนักงานได้ หากหัวหน้าออกหนังสือเตือนเอง จะเป็นการไม่ชอบด้วยกฎหมาย

ดูลำดับขั้นของการลงโทษ ไม่ข้ามขั้นตอน

หากลูกจ้างกระทำความผิดมาแล้ว มีการออกใบเตือนพนักงาน แต่พนักงานกลับกระทำผิดฐานเดิมซ้ำ ทางบริษัทก็สามารถลงโทษพนักงานในบทลงโทษที่หนักขึ้นได้ เช่น พนักงานคนหนึ่งขัดคำสั่งหัวหน้า จนสายการผลิตเกิดความเสียหาย นายจ้างสามารถตักเตือนด้วยวาจาได้ จากนั้นพนักงานคนเดิมทำความผิดเดิมซ้ำอีก นายจ้างก็สามารถออกใบเตือนได้ แต่ถ้าความผิดนั้นเป็นความผิดร้ายแรง นายจ้างสามารถลงโทษด้วยการพักงานระหว่างที่มีการสอบสวน และจ่ายค่าจ้างเพียงครึ่งเดียวของค่าจ้างที่ได้รับ ไม่จำเป็นต้องไล่ออกโดยทันที ซึ่งการทำแบบนี้จะไม่เป็นการข้ามขั้นตอนของการลงโทษ

มีข้อความที่ระบุถึงการกระทำผิด

ในหนังสือเตือนนั้น ต้องมีการระบุข้อความอย่างชัดเจนว่า ลูกจ้างกระทำการใดถึงเป็นการกระทำความผิด ต้องมีการระบุวัน เวลา สถานที่ที่กระทำความผิด คำวินิจฉัยว่ากระทำความผิด และหากทำผิดซ้ำจะถูกลงโทษหนักขึ้น หากข้อความกระทำผิดนั้น เป็นการเขียนข้อความไว้อย่างหลวม ๆ เช่น ทำให้เจ้านายไม่พอใจ จะใช้ไม่ได้

องค์ประกอบครบถ้วน

การออกใบเตือนพนักงาน ต้องมีแบบฟอร์มที่เป็นทางการ มีการระบุชื่อองค์กร ระบุจำนวนครั้งที่เตือน ชื่อพนักงานที่ถูกตักเตือน ชื่อของผู้บังคับบัญชา ชื่อตัวแทนฝ่ายบุคคล วันที่ออกหนังสือตักเตือน รายละเอียดความผิดที่กระทำ ผลจากการกระทำ ระบุข้อบังคับและคำสั่งที่พนักงานฝ่าฝืน คำวินิจฉัย บทลงโทษ มีการลงชื่อพยานหรือลายเซ็นผู้บังคับบัญชา และลงชื่อพนักงานที่ถูกลงโทษทางวินัย โดยที่บริษัทต้องทำหนังสือออกมา 2 ฉบับ ฉบับแรกให้บริษัทเก็บไว้ และอีกฉบับส่งให้ลูกจ้าง เพื่อใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานในอนาคต

ข้อสังเกตกับการออกใบเตือนพนักงาน

การประกาศเตือน ถือเป็นการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่

การประกาศเตือนให้ทราบโดยทั่วกัน ไม่ถือเป็นใบเตือนพนักงาน และไม่ใช่การตักเตือนอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ได้มีความผิดร้ายแรงเท่ากับการออกใบเตือนที่ระบุชื่อพนักงานโดยตรง

ลูกจ้างยอมรับผิด และรับปากว่าจะไม่กระทำผิดอีก ถือเป็นหนังสือเตือนหรือไม่

การที่ลูกจ้างกระทำผิดแล้วยอมรับผิด และสัญญาว่าจะไม่ทำผิดอีก แต่หากไม่มีการออกใบเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษร ก็จะถือว่าการเตือนนั้นเป็นเพียงการเตือนด้วยวาจาเท่านั้น

ใบเตือนมีอายุเท่าไร

มีอายุไม่เกิน 1 ปีนับตั้งแต่ที่พนักงานกระทำผิดในครั้งแรก หากพนักงานไม่ได้กระทำความผิดเดิมซ้ำอีก เมื่อผ่านไป 1 ปี จะถือว่าใบเตือนนั้นหมดอายุ แต่หากพนักงานกระทำความผิดเดิมซ้ำอีกในระยะ 1 ปี บริษัทสามารถพิจารณาเพื่อลงโทษในความผิดที่ร้ายแรงเพิ่มขึ้นได้

จำเป็นไหมที่ต้องออกใบเตือน 3 ครั้ง ถึงจะไล่พนักงานออกได้

ไม่มีกฎหมายที่ระบุว่า ต้องออกใบเตือนกี่ครั้งถึงจะสามารถไล่พนักงานออกได้ หากบริษัทพิจารณาแล้วว่า ความผิดของพนักงานที่กระทำนั้นเป็นความผิดร้ายแรง ส่งผลเสียต่อบริษัท บริษัทก็สามารถให้พนักงานออกจากงานโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ทันที อย่างไรก็ตาม โดยส่วนมากในสัญญาจ้างงาน มักมีการระบุถึงข้อบังคับของบริษัทว่า หากถูกใบเตือน 3 ครั้งจึงจะถูกไล่ออก

ออกใบเตือนย้อนหลังได้หรือไม่

การออกใบเตือนพนักงานย้อนหลังเป็นสิ่งที่ทำได้ แต่ไม่ควรปล่อยระยะเวลานานเกินไป โดยควรจะทำทันทีหลังจากที่มีการสอบสวนการกระทำความผิดเสร็จสิ้น

หากลูกจ้างไม่ยอมเซ็นเอกสาร ทำอย่างไร

พนักงานมีสิทธิ์ที่จะไม่เซ็นรับทราบข้อกล่าวหาต่อใบเตือนพนักงานได้ แต่บริษัทสามารถอ่านใบเตือนต่อหน้าพนักงาน โดยมีพยานร่วมรับทราบด้วย หรือมิเช่นนั้นก็ส่งใบเตือนนั้นเข้าอีเมลพนักงาน หรือจดหมายลงทะเบียน ก็ถือว่าพนักงานรับทราบแล้วเช่นกัน

พนักงานมีสิทธิ์โต้แย้งใบเตือนได้ไหม

พนักงานมีสิทธิ์โต้แย้งใบเตือนได้เช่นกัน หากเห็นว่ามีการออกหนังสือเตือนพนักงานอย่างไม่เป็นธรรม โดยสามารถชี้แจงต่อ HR และผู้บริหารได้เลย

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบเตือนพนักงาน