8 สิ่งที่ HR software เข้ามาช่วยเปลี่ยน Human Resource Management

Human resource management ในอดีตจนถึงปัจจุบันก็นับว่ามีบทบาทที่สำคัญมากๆสำหรับองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้อย่างแพร่หลาย ทำให้การจัดการทรัพยากรบุคคลทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และหากเราถามคนถามคุณผู้อ่านว่าตอนนี้บริษัทของคุณกำลังใช้เทคโนโลยีด้วยอยู่หรือเปล่า คำตอบโดยส่วนมากก็คงจะเป็นใช่แน่นอน!

HR ซอฟต์แวร์จะเข้ามาช่วยจัดการ human resource management ได้อย่างไร?

 ด้วยความที่เทคโนโลยีสำหรับโปรแกรม HR ในปัจจุบันเป็นคลาวด์โซลูชัน ส่งผลให้การจัดการสามารถทำได้ง่ายกว่ายุคเก่าที่เป็นระบบแบบ on premise การทำงานไม่ถูกจำกัดจากสถานที่และเวลาอีกต่อไป เรารู้กันดีว่าการใช้ซอฟต์แวร์จะลดปัญหาความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานแบบแมนนวล ช่วยในเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ในเรื่องงานลึกๆล่ะ เราลองมาดูกันดีกว่าว่าประโยชน์ที่ HR software ส่งผลต่อ human resource management มีอะไรบ้าง

1.การจัดการการลาและ    Attendance

การจัดการในรูปแบบเก่าๆคือการที่ฝ่ายบุคคลต้องมานั่งคำนวณเวลางานทั้งหมด เวลาเข้าออกงานของพนักงานรายบุคคล แล้วมาเทียบเข้าสูตรกับวันลา ซึ่งต้องคำนึงถึงสิทธิ์การลาแต่ละคนที่มีไม่เท่ากันอีก แน่นอนว่าเป็น task งานที่กินเวลางานมากๆ และมักจะเกิดข้อผิดพลาดไม่น้อยเลยทีเดียว การใช้ HR software จะช่วยให้การทำงานในส่วนนี้เป็นระบบอัตโนมัติ ระบบจะช่วยคำนวณเวลาเข้าออกงานให้เลย

2.เรื่องของ    payroll

payroll ก็เป็นอีกหนึ่งงานที่ HR ต่างเบื่อหน่ายกันไม่ใช่น้อย และเป็นงานที่ต้องทำให้เกิดความถูกต้อง แต่บางครั้งก็ยังมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้อยู่ แต่เรามีข่าวดีมาบอก เพราะเมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์ HR ในการจัดการนั้นจะช่วยในเรื่องการจัดการข้อมูลที่จะใช้ในการคำนวณ payroll ให้ทั้งหมด และที่สำคัญคือข้อมูลนั้นถูก sync กันหมดทั้งเวลาเข้าออกงาน การลาต่างๆ การทำ OT คุณจึงมั่นใจได้ในความถูกต้อง

3.ข้อมูลพนักงาน

การจัดการข้อมูลพนักงานจะทำได้แบบมืออาชีพมากขึ้น ข้อมูลต่างๆจะถูกเก็บบนศูนย์กลางที่เดียว และยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ การอัปเดตข้อมูลต่างๆก็มีประสิทธิภาพ ที่สำคัญคือเมื่อต้องการค้นหาข้อมูลของพนักงานคนใดคนหนึ่งก็สามารถทำได้ทันที ประหยัดเวลา

4.ทำให้การทำงานราบรื่นมากขึ้น

ด้วยความที่การจัดการ Human resource management นั้นต้องทำในหลายๆส่วน โปรแกรม HR ในปัจจุบันจึงมักมีความสามารถหลากหลายตามไปด้วย ตั้งแต่การเก็บข้อมูลพนักงาน การจัดการกะต่างๆ การจัดการ OT สิทธิ์การลา คำนวณเงิน ไปจนถึงการประเมินพนักงาน ฟังก์ชั่นงานต่างๆสามารถจัดการได้ครบจบในที่เดียว ทำให้การทำงานของ HR ทำได้อย่างลื่นไหล

5.ช่วยลดเรื่อง    turnover พนักงาน

ข้อนี้อาจจะดูเป็นประโยชน์ทางอ้อม แต่อันที่จริงแล้วสำคัญมาก เพราะสาเหตุส่วนนึงที่ทำให้พนักงานรู้สึกไม่พอใจกับองค์กร และนำไปสู่ผลลัพธ์คือการลาออกนั้นก็เกิดจากการที่เมื่อพนักงานต้องการใช้สิทธิ์ หรือเช็คเวลาต่างๆมีความยุ่งยาก ไม่โปร่งใส ทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรไม่ได้ใส่ใจพนักงานเท่าที่ควร แต่การใช้ HR software ในการจัดการปัญหาต่างๆที่เคยมีด้านการจัดการก็จะหมดไป

6.Report รายงาน

บ่อยครั้งที่การทำงาน HR ในรูปแบบเก่าๆ เมื่อถึงเวลาที่ทางทีมบริหารหรือแผนกเราเองต้องการใช้ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์อะไรสักอย่างทำได้ยากมากๆ ต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูล การนำผลมาใช้งานต่อก็ไม่ใช่เรื่องง่าย บางครั้งอาจเป็นข้อมูลง่ายๆเช่นพนักงานที่ลาออกในรอบปี แต่กลับต้องใช้เวลาเป็นวันๆ ระบบ HR จะช่วยให้คุณได้แน่นอน ไม่ว่าจะเป็น insight ในด้านต่างๆ ข้อมูลเชิงลึกและที่สำคัญยังเป็นแบบ real-time อีกด้วย

7.ระบบประเมินที่ดีขึ้น

การประเมินในรูปแบบใหม่ๆผ่านระบบ จะช่วยให้คุณเข้าใจพนักงานมากขึ้น และยังสามารถเปรียบเทียบย้อนหลังกับการประเมินเก่าๆที่พนักงานเคยทำไว้ได้อีกด้วย พนักงานเองก็รู้สึกปลอดภัยในการให้ข้อมูลผ่านแบบประเมินต่างๆที่การเรียกดูต้องทำผ่านระบบ ต่างจากการทำแบบกระดาษที่ข้อมูลอาจจะรั่วไหลได้ทุกเมื่อ

8.Human resource management แบบมืออาชีพ

พูดถึงประโยชน์ต่างๆไปมากมาย ไม่พูดถึงข้อนี้คงไม่ได้ เพราะการนำระบบมาช่วยนั้นจะทำให้ฝ่ายบุคคลลด workload ของแผนกได้อย่างมากเลยทีเดียว และสามารถนำเวลาที่เหลือไปโฟกัสให้กับการทำสิ่งต่างๆเพื่อความเติบโตขององค์กรไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจ้างคน การสร้างความผูกพันธ์ในองค์กรต่างๆ

สรุป

จะเห็นได้ว่าหากคุณเป็นคนนึงที่ให้ความสำคัญกับเรื่องของ Human Resource Management แล้วล่ะก็ หากจะพูดว่าการนำระบบ HR มาใช้ในองค์กร จะช่วยทำให้เติบโตได้เร็วมากยิ่งขึ้นก็คงจะไม่เกินจริงสักเท่าไร หากคุณยังไม่แน่ใจแล้วล่ะก็ลองพิจารณาถึงประโยชน์ในบทความนี้อีกครั้ง และเรายินดีอย่างยิ่งหากคุณมีข้อสงสัยเพิ่มเติม