5 ฟีเจอร์ในระบบ Employee Self-Service ที่ต้องมี ที่ช่วยลดงานภาระงาน HR ได้จริง

ตำแหน่ง HR ถือเป็นหัวใจสำคัญของทุกบริษัทที่ขาดไม่ได้ และการทำงาน HR นั้น จะต้องอยู่กับเอกสารเป็นจำนวนมาก เป็นเหตุผลให้งาน HR เป็นงานที่หนัก งานละเอียด ต้องการความแม่นยำ และใช้เวลาในการทำงานเยอะมาก ซึ่งในปัจจุบันได้มีระบบ Employee Self-Service ซึ่งเป็นระบบที่จะเข้ามาช่วยเหลือและทุ่นแรง HR โดยให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดการข้อมูลของตัวเอง ซึ่งวเราจะมาดูกันว่า มีฟีเจอร์อะไรบ้างใน Employee Self-Service ที่ช่วยลดภาระงาน HR ได้จริง

Employee Self-Service คืออะไร

Employee Self-Service คือระบบที่ช่วยให้พนักงานในบริษัทสามารถดูและเข้าถึงข้อมูลของตัวเอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำอยู่ และบริษัทสามารถกำหนดสิทธิ์ให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดการข้อมูลของตัวเอง โดยไม่ต้องผ่าน HR ซึ่งในปัจจุบัน บริษัทเริ่มที่จะใช้บริการ Employee Self-Service กันมากขึ้น เพื่อนำมาช่วยลดภาระงานของ HR ลดกำลังคนที่ใช้ในการทำงาน ลดภาระในเรื่องของเอกสาร ลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้นกว่าเดิม

Employee Self-Service โดยพื้นฐานทุกโปรแกรม มักจะเป็นระบบที่ให้พนักงานเข้ามาจัดการข้อมูลการขาด ลา มาสาย เอง ซึ่งข้อมูลตรงนี้ก็จะไปเกี่ยวข้องกับการทำเงินเดือน ทำให้เมื่อถึงวันปิดเงินเดือน HR ไม่จำเป็นต้องมากรอกข้อมูลเองทีละอย่าง และในตอนนี้ ระบบ Employee Self-Service ได้ถูกพัฒนาไปมาก ทำให้ระบบมีความสามารถหลายอย่าง เช่น การคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ การประกาศรับสมัครงาน สัญญาจ้างพนักงงาน ไปจนถึงการจัดการเรียนรู้เสริมทักษะของพนักงานอีกด้วย

Employee Self-Service ดีจริงไหม

การทำงาน HR แบบเดิม ๆ นั้น อาจะต้องวุ่นอยู่กับการจัดการงานเอกสารและการกรอกข้อมูลเข้าระบบ จน HR ไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น ซึ่งข้อดีของการใช้ Employee Self-Service นั้น ได้เข้ามาแก้ปัญหานี้อย่างเด็ดขาดและได้ผลดี ด้วยการเปลี่ยนจากงานทำมือมาทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ โดยให้พนักงานแต่ละคนเห็นและจัดการข้อมูลของตัวเอง โดยเฉพาะข้อมูลขาด ลา มาสาย ที่ไปสัมพันธ์กับเงินเดือน ซึ่งแค่นี้ ก็จะช่วยลดภาระงาน HR ไปได้มาก ลดระยะเวลาในการทำงาน และบางครั้งก็ช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานอีกด้วย

นอกจากนี้ ระบบ Employee Self-Service ยังช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้ 24 ชั่วโมง ช่วยให้เพนักงานเข้าไปแก้ไขจัดปัญหาของตัวเองได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องถาม HR และช่วยลดความยุ่งยากในการคิดเงินเดือนในแต่ละเดือน ซึ่งถือเป็นภาระงานใหญ่ของ HR ให้หายเป็นปลิดทิ้ง เรียกได้ว่า การที่บริษัทมีระบบ Employee Self-Service มีแต่เรื่องดี ๆ ที่ทุกบริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ จำเป็นต้องมี

Employee Self-Service ทำอะไรได้บ้าง

ในปัจจุบัน Employee Self-Service ได้ถูกพัฒนาขึ้นไปมาจนมีหลายฟังก์ชั่นที่ช่วยตอบโจทย์การทำงาน HR อาทิ

• การลงเวลาเข้า-ออกงาน
• จัดการกะการทำงาน
• การลางาน
• การขอและอนุมัติเอกสาร
• คำนวณเงินเดือน
• ประกาศสมัครงาน
• เบิกค่าใช้จ่าย
• เบิกสวัสดิการ
• ระบบประเมินการทำงาน
• ระบบจัดการการเรียนรู้ของพนักงาน

5 ฟีเจอร์ใน Employee Self-Service ที่ช่วยลดภาระงาน HR

1. การลาและอนุมัติการลา

ในการทำงานนั้น การลามีหลายประเภท แต่ละประเภทก็มีโควตาการลาที่ไม่เหมือนกัน อีกทั้งเมื่อพนักงานจะขอลา ก็ต้องรอการอนุมัติจากหัวหน้าหรือสายบังคับบัญชาอีก หากบริษัทไหนที่ไม่มีระบบ Employee Self-Service ก็อาจจะเกิดความยุ่งยากในการบันทึกการลาของพนักงานแต่ละคนในรูปแบบกระดาษหรือ Excel ที่อาจก่อให้เกิดความผิดพลาด จนพนักงานลาเกิน หรือ บันทึกการลาผิดพลาด

รวมไปถึงขั้นตอนการอนุมัติการลา ที่จากนี้เมื่อต้องลา พนักงานก็ไม่ต้องรอหลายวันเพื่อให้หัวหน้าอนุมัติอีกต่อไป ทันทีที่พนักงานทำเรื่องลาในระบบ หัวหน้าก็สามารถเห็นวันลา ประเภทของการลา เหตุผลของการลาของพนักงาน และเมื่อหัวหน้าอนุมัติแล้ว ระบบก็จะบันทึกวันลาในระบบให้ทันที และทำให้หัวหน้า พนักงาน และ HR เห็น ทำให้พนักงานสามารถเช็กได้ว่าตนเองมีวันลาคงเหลือเท่าไร ให้พนักงานช่วยจัดการวันลาของตัวเองได้ ไม่ต้องพึ่ง HR

2. บันทึกเวลา ขาด ลา มาสาย เข้างาน และขอแก้ไขเวลาทำงาน

ทุกบริษัทมักจะมีกฎเกี่ยวกับการขาด ลา มาสาย การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การเปลี่ยนกะ แลกกะ ย้ายกะ ซึ่งทุกอย่างจะไปมีผลกับเงินเดือนของพนักงาน หากบริษัทไม่มีระบบ Employee Self-Service ก็จะทำให้พนักงานไม่รู้ว่าตนเองขาด ลา มาสาย ไปแล้วเท่าไร หรือบางครั้งที่ลืมลงบันทึกเวลางาน แล้วขอแก้ไขการลงเวลาไม่ทันวันที่ HR ต้องปิดยอดเงินเดือน ก็จะทำให้พนักงานโดนหักเงินไปโดยที่ไม่รู้ตัว หรือแม้กระทั่งพนักงานเปลี่ยนกะ แลกกะ ย้ายกะ แต่บันทึกกันเองแบบทำมือแล้วเกิดข้อผิดพลาด ก็ยิ่งสร้างความสับสนและหงุดหงิดใจให้ตัวพนักงาน หัวหน้างาน และ HR ซึ่งระบบ Employee Self-Service สามารถช่วยเหลือในเรื่องนี้ได้ทันที พนักงานจะเห็นข้อมูลของตัวเองในระบบในเรื่องการขาด ลา มาสาย รวมถึงบันทึกการเข้า-ออกงาน แม้ว่าจะทำงานที่บ้านก็มีผลได้เหมือนที่ออฟฟิศ และพนักงานยังสามารถส่งคำขออนุมัติเพื่อเข้าไปขอแก้ไขการลงเวางาน โดยไม่ต้องใช้แบบฟอร์มกระดาษ สายบังคับบัญชา รวมไปถึง HR จะสามารถอนุมัติได้ทันที ลดการตกหล่นและผิดพลาด

3. ขออนุมัติค่าใช้จ่าย

เมื่อพนักงานมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการทำงาน หรือมีสวัสดิการอื่น ๆ ที่บริษัทจัดหาให้แล้วต้องนำมาเบิก การใช้กระดาษแบบเก่าก็จะทำให้เกิดความล่าช้า เพราะพนักงานต้องไปขอแบบฟอร์ม และไปขอลายเซ็นจากผู้ที่เกี่ยวข้องมาอนุมัติ เสี่ยงที่พนักงานจะกรอกผิดพลาด กรอกไม่ครบและหากจัดเก็บไม่ดี ก็ยังเสี่ยงที่เอกสารจะได้รับความเสียหาย แต่ระบบ Employee Self-Service จะเข้ามาแก้ไขปัญหาตรงจุดนี้ได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่พนักงานตั้งเบิกค่าใช้จ่าย และแนบหลักฐาน ก็ให้ HR หรือบัญชีและผู้ที่เกี่ยวข้อง อนุมัติได้ทันที และข้อมูลนี้จะถูกนำไปคำนวณรวมกับเงินเดือนโดยอัตโนมัติ

4. เงินเดือน

เงินเดือนเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทุกคน และการทำเงินเดือนก็เป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความละเอียดและแม่นยำค่อนข้างสูง ซึ่งระบบ Employee Self-Service ก็ได้ออกแบบมาเพื่อที่จะลดภาระงานของ HR ในเรื่องการทำเงินเดือนโดยเฉพาะ หากโปรแกรมที่มี Employee Self-Service ดี ๆ ก็จะให้พนักงานทำเรื่องการขาด ลา มาสาย ทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายเข้ามาในระบบได้เลย โดยไม่ต้องผ่าน HR และระบบจะนำแต่ละรายการมาคำนวณเป็นเงินเดือนโดยอัตโนมัติ HR ไม่ต้องมากรอกข้อมูลและคำนวณทีละรายการ ลดความผิดพลาดได้มหาศาล อีกทั้งพนักงานแต่ละยังสามารถดูสลิปเงินเดือนได้ผ่านระบบ ไม่ต้องพิมพ์ใส่กระดาษคาร์บอน ลดความเสี่ยงและลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

5. ส่งเสริมทักษะการเรียนรู้

บริษัทไหนก็อยากได้คนเก่งมาร่วมทำงาน ซึ่งทางหนึ่งที่จะทำให้คนเก่งมาร่วมงานและอยู่กับบริษัทอย่างยั่งยืน คือการเสริมทักษะและส่งเสริมการเรียนรู้ของพนักงานให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม ซึ่งสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่านการเรียนคอร์สออนไลน์ได้จากทั้งภายนอกและภายในบริษัท และระบบ Employee Self-Service ที่ดี ควรมีระบบการจัดการการเรียนรู้ให้พนักงาน เพื่อวัดทักษะ ประเมินผลงาน และได้รู้ว่าพนักงานเก่งด้านไหนหรือยังขาดทักษะส่วนไหน บริษัทจะช่วยส่งเสริมและส่งพนักงานไปอบรมเพิ่มเติม หรือไปสอบเพื่อเอาใบประกาศได้ คอร์สการเรียนรู้เหล่านี้ จะช่วยให้พนักงานอยู่กับบริษัทนานขึ้น ช่วยลด Turnover Rate และบริษัทก็จะได้พนกงานที่ดีและมีศักยภาพ มาทำงานให้กับบริษัทอีกด้วย

เรียกได้ว่า หากบริษัทไหนที่ต้องการลดภาระงาน HR ก็จำเป็นต้องมีระบบ Employee Self-Service ซึ่งสามารถใช้งานได้ง่าย ผ่านคอมพิวเตอร์และมือถือ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ซึ่งไม่ใช่แค่ HR แต่ยังมีประโยชน์กับพนักงานทุกคน