4 ข้อดีของระบบเงินเดือนออนไลน์

ระบบเงินเดือนออนไลน์ก็เป็นอีกหนึ่งเทรนด์ที่ได้รับความนิยมมากๆสำหรับคนทำงานฝ่าย HR ในปัจจุบัน ด้วยการมาของยุคดิจิทัลในปัจจุบันก็ทำให้การทำธุรกิจต้องนำเอาเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้น และก็ไม่น่าแปลกใจอะไรที่ตอนนี้ระบบคลาวด์ก็มามีบทบาทสำคัญมากในการทำ transformation นี้ แม้ว่าหลายๆบริษัทจะเปิดกว้างในเรื่องของซอฟต์แวร์แต่ยังอาจจะเกิดความลังเลในการนำเอาระบบเงินเดือนแบบคลาวด์เข้ามาใช้งาน แต่รู้อะไหมว่าเทรนด์ในปัจจุบันซอฟต์แวร์แบบ on-premise ก็ค่อยๆลดลงอย่างมีนัยยะสำคัญ หากคุณเป็นคนหนึ่งที่มีระบบ HR ใช้อยู่แล้ว แล้วกำลังคิดว่าจะเปลี่ยนจากระบบเดิมดีไหม วันนี้ให้เราช่วยบอกข้อดีให้กับคุณกันเลยดีกว่า

ระบบเงินเดือนออนไลน์ดีอย่างไร?

ขึ้นชื่อว่าระบบเงินเดือนแล้ว HR และเจ้าของกิจการหลายๆท่านอาจจะคิดว่าไม่มีความแตกต่างระหว่างระบบ HR ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันกับระบบที่อยู่บนคลาวด์ และอาจเข้าใจว่าระบบเงินเดือนออนไลน์ก็เป็นแค่ระบบแบบปกติที่เอาขึ้นไปอยู่บนคลาวด์เท่านั้น ไม่ได้มีความต่างในด้านการใช้งาน ซึ่งจริงๆแล้วข้อดีของการที่ระบบไปอยู่บนคลาวด์นั้นมีข้อดีที่ได้เปรียบระบบแบบ on-premise หลายประการมากๆ

เพิ่มประสิทธิภาพงาน payroll ไปอีกขั้น

อย่างแรกที่เราทุกคนทราบกันดีถึงประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อระบบอยู่บนคลาวด์นั่นคือ การที่เราสามารถเข้าถึงข้อมูลของพนักงานและทำเงินเดือนบนระบบออนไลน์จากที่ไหนก็ได้ นอกจากนั้นข้อมูลต่างๆที่จำเป็นในการคำนวณ payroll ยังอัปเดตเป็นเรียลไทม์อีกด้วย ทำให้มั่นใจได้ในเรื่องความถูกต้องของเวลาเข้าออกงาน ลางานที่มักจะเป็นส่วนที่ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ในการทำเงินเดือน และด้วยความที่เป็นระบบคลาวด์ทำให้เมื่อมีการอัปเดตในเรื่องของกฏเกณฑ์หรือภาษีหรืออะไรที่ต้องกระทบและส่งผลต่อต่อฟีเจอร์การทำเงินเดือน ตรงนี้ระบบก็จะทำการอัปเดตให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องกังวลว่าการเปลี่ยนแปลงๆนั้นๆจะทำให้ไม่สามารถทำเงินเดือนได้

พนักงานทำเรื่องผ่านระบบได้ด้วยตนเอง

ด้วยความที่เป็นมาตรฐานเลยที่ระบบเงินเดือนออนไลน์ต้องมาพร้อมกับ employee self service หรือ ESS ให้พนักงานสามารถทำเรื่องลา ซึ่งเป็นข้อมูลหลักๆที่ต้องนำมาใช้คำนวณ นอกจากจะส่งผลดีต่อการคำนวณเงินเดือนแล้วโดยตรงแล้ว ยังช่วยประหยัดเวลา HR ในการจัดการเรื่องของใบลาต่างๆ และยังลดการทำงานในหลายๆส่วนไปอีกด้วย พนักงานเองก็มองเห็นสถานะทำงานต่างๆของตนเอง ทำให้หมดปัญหาเรื่องของเงินเดือนไม่ตรงในแต่ละเดือน ซึ่งบางครั้งการวางระบบ HR ใช้เองในบริษัท ก็ยังอาจจะขาดในเรื่องที่อำนวยความสะดวกและส่งผลต่อเรื่องการเงินเดือนจริงๆอย่าง ESS เอง

รองรับเรื่องสาขาและการเติบโต

หากบริษัทคุณมีหลายสาขาแล้วล่ะก็อาจจะเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่เริ่มทำให้คุณเทใจให้กับระบบคลาวด์ เพราะ การใช้ระบบแบบ on-premise นั้นไม่ตอบโจทย์คุณอีกต่อไป อีกทั้งยังสร้างความยุ่งยากให้กับคุณในการดึงข้อมูลจากหลายๆที่มาเก็บไว้ในส่วนกลางอีกด้วย อีกกรณีหนึ่งที่น่าสนใจก็คือเมื่อธุรกิจของคุณกำลังเติบโตในช่วงแรกที่คุณวางระบบต่างๆ อาจจะไม่ได้คำนึงถึงการเติบโตที่เกิดขึ้น เมื่อมีจำนวนคนมากขึ้นระบบที่เคยใช้ได้ดีก็เริ่มมีปัญหาต่างๆ ในทางกลับกันระบบเงินเดือนออนไลน์นั้นด้วยความที่เป็นระบบคลาวด์ซึ่งเกิดมาเพื่อรองรับการ scale อยู่แล้ว เมื่อบริษัทคุณมีจำนวนพนักงานมากขึ้น ระบบก็สามารถรองรับได้ทันที และค่าใช้จ่ายก็คิดตามการใช้งานจริง ทำให้คุณไม่ต้องลงทุนแบบการวางระบบเอง

ความปลอดภัย

พูดถึงความปลอดภัยทุกท่านอาจจะคิดว่าระบบที่วางไว้อยู่ในบริษัทเองน่าจะปลอดภัยกว่า เพราะว่าเซิพเวอร์นั้นก็อยู่ในบริษัทตัวเอง ข้อมูลต่างๆก็เก็บในบริษัท เมื่อบอกว่าระบบคลาวด์นั้นความปลอดภัยสูงกว่ามากอาจจะขัดกับสิ่งที่หลายๆคนเชื่ออยู่ก็เป็นได้ อันที่จริงแล้วระบบคลาวด์นั้น ในเรื่องของความปลอภัยต่างๆจะมีมาตรฐานที่สูงมาก อีกทั้งยังมีทีมที่ดูแลเรื่องความปลอดภัยด้านไซเบอร์โดยเฉพาะซึ่งหากคุณตั้งระบบใช้เองในบริษัทคงไม่อาจหาคนมาจัดการส่วนี้ได้เป็นแน่ นอกจากนั้นแล้วข้อมูลที่อยู่บนคลาวด์ยังมีการเข้ารหัสต่างๆ การจะใช้งานนั้นก็จะมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและฟีเจอร์ต่างๆผ่านทางแอคเค้าส่วนตัวที่ต้อง log-in ดังนั้นแล้วทุกท่านคงพอเข้าใจแล้วว่าทำไมความปลอดภัยของระบบเงินเดือนออนไลน์ถึงสูงกว่าระบบอื่นๆมาก

สรุปส่งท้าย

ระบบเงินเดือนออนไลน์กลายมาเป็นสิ่งที่เรียกว่าขาดไม่ได้แล้วสำหรับองค์กรในทุกระดับ แต่ก็ใช่ว่าทุกบริษัทเลือกที่จะใช้งาน ในวันนี้ไม่ว่าคุณจะเป็น HR ที่อยู่ในองค์ระดับเล็กหรือใหญ่ก็ตาม เมื่อมีการนำระบบ HR แบบคลาวด์เข้ามาใช้แล้วล่ะก็จะช่วยให้การทำงานของคุณพลิกจากหน้ามือเป็นหลังมืออย่างแน่นอน ยิ่งถ้าคุณยังต้องทำเงินเดือนผ่านทาง excel อยู่ ณ ปัจจุบัน อาจจะถึงเวลาแล้วที่คุณต้องมองหาตัวช่วยอย่างจริงจัง