ไกด์จัดเต็ม วิธีเลือกซื้อระบบ HR

สำหรับชาว HR ทั้งหลาย ถ้าคุณกำลังปวดหัวกับกองเอกสารมากมาย หรือวุ่นวายกับข้อมูลพนักงานในตาราง Excel นี่คือสัญญาณว่าบริษัทคุณอาจจะต้องมองหาระบบบริหารงานบุคคลมาช่วยแล้วล่ะครับ แต่แน่นอน ทุกวันนี้มีโปรแกรม HR มากมาย และนี่อาจจะเพิ่มความปวดหัวให้คุณไปอีกขั้น เพราะคุณเองก็ไม่รู้เหมือนกันว่าจะเลือกยังไงดี?! ไม่เป็นไรครับ วันนี้เรานำเสนอ Guideline ที่จะช่วยให้คุณประเมินและตัดสินใจเลือกซื้อระบบ HR ที่เหมาะสมกับบริษัทคุณมากที่สุด

ระบบ HR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

คนที่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีบริหารงานบุคคล อาจจะสงสัยว่าระบบ HR จะช่วยอะไรคุณได้บ้าง จริงๆ แล้วประโยชน์ที่คุณและบริษัทจะได้รับนั้นมีมากมาย แต่ขอแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ดังนี้ครับ

อย่างแรกสุด ระบบ HR ที่ดีจะช่วยคุณจัดการข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบในทุกมิติ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล เวลาทำงาน เงินเดือน ฯลฯ และช่วยให้งานที่จำเจ เช่น การคอยตรวจสอบและอนุมัติวันลา นั้นง่ายและรวดเร็วขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายไปได้เยอะเลย

อย่างที่สอง คือผลที่ได้ต่อมาจากข้อแรก ถ้า HR จัดการงานต่างๆ ได้เป็นระบบมากขึ้น ใช้เวลาน้อยลง ก็จะมีเวลาและพลังงานเหลือไปทุ่มเทให้กับงานที่สำคัญ หรือการริเริ่มสิ่งใหม่ๆ ที่จะช่วยพัฒนาบริษัทของคุณ ในแง่นี้ ระบบ HR ที่ดีจะเป็นขุมพลังในการเก็บรวมรวมและวิเคราะห์ข้อมูลอันมหาศาลของพนักงาน แล้วย่อยออกมาเป็น Insight เพื่อการวางแผนและพัฒนาบริษัทต่อไป

จะเลือกระบบ HR อย่างไรดี?

1) กำหนดความต้องการ

เมื่อพูดว่าอยากได้ระบบ HR เพื่อมาช่วยงาน แน่นอนว่าต้องมีไอเดียล้านแปดผุดขึ้นมาในหัวคุณ ว่าอยากใช้ระบบดังกล่าวช่วยด้านไหนบ้าง แต่สิ่งที่คุณควรทำคือ เจาะลงไปให้ชัดเจนว่าบริษัทคุณต้องการตัวช่วยด้านไหน ทั้งในตอนนี้และอนาคต เพื่อที่ว่าวันหนึ่งบริษัทเติบโต คนมากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้น ระบบที่วางไว้ในวันนี้ก็ยังสามารถรองรับและตอบโจทย์ความต้องการที่ซับซ้อนขึ้นตามไปด้วยได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเกณฑ์ที่ควรใช้พิจารณาเลือกซื้อระบบ HR:

• ช่วยแก้ปัญหาที่เผชิญอยู่ตอนนี้
• ช่วยแก้ปัญหาที่อาจจะมาในอนาคต
• ช่วยให้บรรลุเป้าหมายในระยะยาว
• ช่วยเตรียมพร้อมพนักงานให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้

2) สอบถามแต่ละฝ่าย

แน่นอนว่า ระบบ HR ที่บริษัทคุณซื้อมาจะต้องส่งผลกระทบ เกี่ยวข้องกับทุกฝ่าย ดังนั้น HR ควรวางแผนตั้งแต่ต้นว่าทีมไหนจะต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงานอย่างไรบ้าง เช่น ทีม HR เอง ทีมการเงิน ทีมบัญชี ทีม IT ทีมผู้บริหาร ฯลฯ

ทีนี้ จะรู้ได้ยังไงว่าแต่ละฝ่ายต้องการอะไร ง่ายมาก! สอบถามเลยครับ เพราะทุกฝ่ายย่อมมีความเห็น มีความต้องการที่แตกต่างกันไป เช่น ระดับหัวหน้างานอาจจะอยากรู้ว่าระบบ HR ที่จะซื้อมาใช้ง่ายไหม ส่วนฝ่าย IT ก็อาจจะอยากแน่ใจว่าควบคุมข้อมูลได้ ไม่รั่วไหลนะ ทีม Payroll อาจจะอยากรู้ว่าแชร์ข้อมูลระหว่างระบบง่ายไหมโดยที่ยังหลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลซ้ำซ้อน ส่วนผู้บริหารอาจจะเล็งเป้าไปที่ ROI เป็นพิเศษ ฯลฯ ที่ต้องถามทั้งหมดนี้ ก็เพื่อที่ทีม HR จะได้มีข้อมูลมากพอ ทั้งความต้องการและข้อพึงระวัง เพื่อสอบถามผู้ขาย/ผู้ให้บริการระบบ HR เจ้าต่างๆ นั่นเอง

3) ศึกษาฟีเจอร์ต่างๆ

ต่อไปคือการเจาะลึก ลงรายละเอียดว่าระบบไหน ฟีเจอร์อะไรบ้างที่ตอบโจทย์บริษัทคุณ เป็นการตัดตัวเลือกที่ไม่จำเป็นทิ้งไป เหลือเฉพาะตัวเลือกที่ใกล้ความต้องการมากที่สุด

นอกจากนี้ การค้นคว้าหารายละเอียด โดยเฉพาะจากเว็บไซต์รีวิว ยังช่วยให้คุณรู้ว่าระบบไหนมีเรตติ้งเท่าไหร่บ้าง พร้อมเปรียบเทียบฟีเจอร์ต่างๆ ให้เห็นกันจะจะไปเลย อย่าลืมว่า การมีฟีเจอร์มากๆ อาจจะไม่ใช่เรื่องสำคัญ เท่ากับว่าฟีเจอร์นั้นๆ ช่วยบริษัทคุณแก้ปัญหามากแค่ไหนครับ

4) กำหนดไทม์ไลน์

เชื่อว่าแต่ละวันในชีวิตของชาว HR นั่นวุ่นวายแน่นอน จนบางครั้ง งานที่ตั้งใจจะทำก็อาจจะต้องถูกเลื่อนออกไปก่อน จริงไหมครับ จึงเป็นสาเหตุว่าทำไมต้องกำหนดไทม์ไลน์สำหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายในบริษัท และการจะสร้างไทม์ไลน์ที่ใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุดได้ ก็ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย เพื่อดูว่าทีมหรือระบบไหนต้องใช้เวลาในการปรับหรือเชื่อมต่อกับระบบใหม่มากที่สุด ขอแนะนำว่า ให้แต่ละฝ่ายมีผู้รับผิดชอบหลัก พร้อมกำหนดภาระงานและวันส่งงานที่ชัดเจน เพื่อทั้งบริษัทจะได้ปรับตัวไปด้วยกันอย่างราบรื่นและประหยัดเวลามากที่สุด

5) ได้เวลาซื้อแล้ว

ถึงตอนนี้ เชื่อว่าคุณน่าจะมีระบบ HR ที่เลือกไว้แล้ว รอติดต่อผู้ให้บริการเพื่อขอทดลองใช้ Demo และใบเสนอราคา อยากแนะนำว่า นอกจากเรื่องฟีเจอร์ที่กล่าวมาก่อนหน้านี้แล้ว อยากให้คุณมองประเด็น User Experience หรือประสบการณ์ที่จะได้จากการใช้งานระบบดังกล่าวด้วยครับ ว่าผู้ใช้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายไหม ใช้งานจริงง่ายหรือเปล่า ฯลฯ เพราะลำพังแค่การใช้ Demo เอง อาจจะไม่ได้ซับซ้อนยากเย็นอะไรมากมายนัก ถ้าเป็นไปได้ให้ลองใช้ระบบจริงดู พร้อมดูว่าต้องใช้เวลาเรียนรู้และใช้งานแต่ละฟีเจอร์มากแค่ไหน เพื่อที่เวลาที่ซื้อมาใช้จริง จะได้ไม่เป็นภาระในการทำงาน

นอกจากนี้แล้ว อยากให้ดูรีวิวต่างๆให้เยอะๆ เข้าไว้ครับ เพราะบางครั้ง รีวิวหรือเรตติ้งที่สุดโต่ง อาจจะเป็นของเทียม และไม่ได้สะท้อนประสบการณ์จริงของผู้ใช้งาน บางทีผู้ให้บริการหรือเจ้าของซอฟต์แวร์อาจจะเลือกแสดงเฉพาะรีวิวที่เป็นบวก ในขณะที่คู่แข่งอาจจะพูดถึงผลิตภัณฑ์ดังกล่าวแบบเสียหายไม่มีชิ้นดี ดังนั้น ให้ดูเทรนด์ต่างๆ ให้กว้างขวางเข้าไว้ครับ

ทิปปิดท้าย

ขอปิดท้ายด้วยทิปเบาๆ ครับ ปฏิเสธไม่ได้ว่าบริการหลังการขายนั้นสำคัญมาก ถ้าคุณอยากรู้ว่าระบบ HR ที่คุณเล็งไว้ จะมีบริการหลังการขายอย่างไร ให้ลองโทรติดต่อแล้วสอบถามคำถามในทำนอง "ถ้า...ต้องทำอย่างไร?" วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพคร่าวๆ ว่า ถ้าใช้งานไปแล้วเกิดปัญหา ทีมบริการดูแลลูกค้าจะมีความกระตือรือร้นช่วยเหลือคุณมากน้อยแค่ไหนครับ