3 รายงานด้าน HR ที่คุณต้องใช้อย่างแน่นอน

เมื่อบริษัทหรือองค์กรอยากรู้ว่าตัวเองมีประสิทธิภาพแค่ไหน แน่นอนว่าต้องใช้การประเมินผล เพื่อจะได้นำข้อมูลมาเป็นแนวทางในการพัฒนาต่อไป เรื่องบุคลากรก็เช่นกัน การประเมินประสิทธิภาพคนทำงานนั้น สำคัญไม่แพ้การประเมินรายได้บริษัทเลยทีเดียว! มาดูกันว่า สำหรับฝ่าย HR ที่เกี่ยวข้องการกับคนทำงานโดยตรงนั้น มีรายงานสำคัญๆ อะไรบ้างที่เป็นประโยชน์แน่นอน

1. รายงานด้านงบประมาณ/การเงิน

มีคนกล่าวไว้ว่า การลงทุนเรื่องคนทำงาน คือการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุด แต่ประเด็นคือ จะวัดความคุ้มค่าดังกล่าวได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าเกี่ยวกับงบประมาณในการพัฒนาบุคลากร ดังนั้น ถ้า HR มีรายงานที่ช่วยให้ทีมวิเคราะห์ทรัพยากรที่ต้องใช้ ก็จะช่วยให้ประเมินได้ว่า สมควรจ้างตำแหน่งนี้ หรือควรเพิ่มงบประมาณประจำปีให้ทีมนี้หรือไม่ เพราะอะไร ฯลฯ

ตัวอย่างรายงานประเภทนี้ ได้แก่:

• รายงานอัตรากำลังและการจัดสรรงบประมาณ (Manpower & Budget Allocation) โดยจะตรวจสอบอัตรากำลังในบริษัทแยกตามแผนก พร้อมงบประมาณที่ถูกจัดสรรให้แต่ละแผนกในแต่ละปี เพื่อใช้เป็นแนวทางในการตั้งปรับเงินเดือน
• รายงานบัญชีเงินเดือน (Payroll) การทำบัญชีเงินเดือน คือฝันร้ายที่เลี่ยงไม่ได้ของหลายคน เพราะนี่คืองานที่อาจจะกินเวลาและพลังงานทั้งหมดตลอดสัปดาห์ของ HR เลยทีเดียว อย่างไรก็ตาม มีระบบ HRM ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อแบ่งเบาภาระนี้โดยเฉพาะ โดยสามารถจะดึงเวลาทำงานของพนักงานจากฐานข้อมูล เพื่อใช้คำนวณ payroll โดยอัตโนมัติ และนำข้อมูลภาษีมาพิจารณาไปพร้อมกันด้วย

2. รายงานด้านคุณค่าพนักงาน

เมื่อพูดว่าจะวัดคุณค่าพนักงาน อาจฟังดูเหมือนมาจากหุ่นยนต์ที่ไร้หัวใจ เพราะพนักงานแต่ละคนต่างก็มอบคุณค่าบางอย่างที่แตกต่างกันไปให้บริษัท หลายอย่างไม่สามารถวัดเป็นตัวเลขได้ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องอาศัยการวัดผลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ

ตัวอย่างรายงานประเภทนี้ ได้แก่ รายงานการประเมินผลงาน (Performance Assessment) ของทีม ซึ่งประเมินได้หลายรูปแบบ เช่น ประเมินก่อนรับเข้าทำงาน ประเมินช่วงทดลองงาน ประเมินรายปี ฯลฯ รายงานที่ดีจะแสดงคะแนน/ผลการประเมินออกมาเป็นระบบ เข้าใจง่าย เช่น ในรูปแบบแผนภูมิ (chart)

3. รายงานการมีส่วนร่วมของพนักงาน

คนทำงานคือฟันเฟืองของบริษัท คนที่มีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ มาก ก็มีแนวโน้มว่าจะเป็นคนที่มี productivity มาก อยู่กับบริษัทนาน และช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมดีๆ ให้องค์กร ดังนั้น HR จึงควรมีรายงานส่วนนี้ด้วย

ตัวอย่างรายงานประเภทนี้ ได้แก่:

• รายงานเวลาเข้าออกงาน (Time Attendance) แสดงรายละเอียดเวลางานครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น มาสาย ขาดงาน เลิกงานก่อน
• รายงานการขอลา (Leave Request) บันทึกข้อมูลการลาทุกประเภท เช่น ลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน หรืออื่นๆ หรืออาจจะลงรายละเอียดถึงระดับการลารายวันหรือรายชั่วโมง พร้อมคำนวณวันลาที่เหลือ
• รายงานการเข้ากะและการทำงานล่วงเวลา (Shift & Overtime) แสดงรายละเอียดการทำงานเป็นกะในระดับรายบุคคล เช่น การเข้างาน การพัก การทำ OT
• รายงานประวัติการเข้าอบรม (Employee Training) รวบรวมทุกประวัติการเข้าอบรมของพนักงาน ตั้งแต่ แบ่งประเภทหลักสูตรอบรม ทั้งคอร์สภายในและภายนอก เก็บรายละเอียดคอร์ส และระยะเวลาที่พนักงานเข้าอบรม

บันทึกข้อมูล ทำรายงาน  คือก้าวแรกของการพัฒนา

ทุกบริษัทไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ จะได้ประโยชน์รายงาน 3 ประเภทนี้แน่นอน ยิ่งทุกวันนี้ มีซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยบริหารจัดการงาน HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถนำข้อมูลที่วิเคราะห์มาให้อย่างเป็นระบบ นำเสนอผ่านรายงานที่ทำขึ้นมาอย่างสะดวกง่ายดาย เมื่อ HR มีข้อมูลเป็นระบบไว้วางแผนและตัดสินใจ ก็จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงและมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้แก่คนทำงานได้ และเมื่อคนทำงานมีความสุข ก็จะเกิด productivity และมอบคุณค่ากลับคืนให้บริษัทนั่นเอง