รู้จัก HRIS และฟีเจอร์สำคัญ ที่ช่วยแบ่งเบาภาระงาน HR

งาน HR เป็นงานที่มีความซับซ้อน ละเอียด และต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก ด้วยเหตุนี้ HR จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยยังคงรักษาความปลอดภัยของข้อมูล HRIS (Human Resource Information System) จึงเป็นคำตอบสำหรับ HR สมัยใหม่ที่ต้องการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การทำงาน และเพิ่มความรวดเร็วและแม่นยำในการปฏิบัติงาน

HRIS คืออะไร

HRIS หรือ Human Resource Information System คือซอฟต์แวร์ด้านการจัดการงาน HR ที่ช่วยในการเก็บ รักษา จัดการ และประมวลผลข้อมูลของพนักงานในองค์กร ซึ่งในตอนนี้ HRIS ถือว่ามีความสำคัญอย่างมากต่องาน HR เนื่องจากช่วยให้ HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถนำข้อมูลมาช่วยในการตัดสินใจได้แม่นยำมาก ซึ่งแต่ก่อนนั้นโปรแกรม HR มักจะเป็นโปรแกรมที่ถูกติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์ แต่ตอนนี้ HRIS ได้มีการพัฒนามากขึ้นให้ใช้งานได้บนคลาวด์ และทำให้ทุกคนในบริษัท ไม่เฉพาะ HR สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากทุกที่ ทุกเวลา

โดยส่วนมากแล้ว ระบบ HRIS มักจะมีฟีเจอร์พื้นฐานสำหรับงาน HR เพื่อช่วยในการจัดการและประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ อาทิ ระบบการจัดการข้อมูลพนักงานงาน, ระบบจัดการสวัสดิการ, ระบบคำนวณเงินเดือน, ระบบการลงเวลางาน, รายงานและวิเคราะห์, และระบบ Employee Self-Service

HRM กับ HRIS ต่างกันอย่างไร

HRM (Human Resource Management) และ HRIS (Human Resource Information System) ล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ใช้ในการจัดการงาน HR ทั้งคู่จึงมีความทับซ้อนกันในแง่ฟังก์ชั่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการจัดการข้อมูลของพนักงาน ทว่า ทั้ง HRM และ HRIS ก็ไม่เหมือนกันเสียทีเดียว เพราะทั้งคู่ต่างมีการใช้งานที่แตกต่างกันและเป็นการต่อยอดออกมาเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานของ HR ในปัจจุบัน ดังนี้

HRIS

จะเป็นระบบออโตเมชั่นที่เน้นการเก็บและรักษาข้อมูลของพนักงาน ซึ่งจะประกอบไปด้วยข้อมูลพื้นฐานอาทิ ข้อมูลพื้นฐานขงพนักงาน, สถานะการทำงาน, บุคคลติดต่อ, ประวัติการศึกษา เงินชดเชย, เงินเดือน, บันทึกเวลาเข้าออกงาน, การเบิกโอที, จัดทำงานราย, Employee Self-Service ฯลฯ

HRM

จะเป็นระบบออโตเมชั่นที่มีการต่อยอดออกมาจากงานของ HRIS โดยจะมีฟังก์ชั่นพื้นฐานของ HRIS และเพิ่มงานในส่วนของการพัฒนาบุคลากรเข้าไป อาทิ การรับสมัครงาน การติดตามผู้สมัคร, Onboarding, การสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน, การจัดการประสิทธิภาพในการทำงาน (Performance Management), การจัดการสวัสดิการต่าง ๆ

ฟีเจอร์สำคัญของ HRIS มีอะไรบ้าง

การจัดการข้อมูลพนักงาน

หน้าที่หลักที่สำคัญของ HRIS คือการเป็นศูนย์รวมข้อมูลของพนักงานทั้งองค์กร โปรแกรม HRIS ที่ดีควรช่วยให้การจัดการข้อมูล การนำเข้าข้อมูล และการแชร์ข้อมูลเป็นไปได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งทำให้ HR สามารถเห็นภาพรวมของข้อมูลและใช้ในการวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม โปรแกรม HRIS ที่ดีไม่ควรใช้งานได้เฉพาะ HR และไอทีเท่านั้น แต่ควรออกแบบให้พนักงานทุกคนสามารถใช้งานได้สะดวก เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลของตัวเองได้อย่างอิสระ โดยไม่ต้องพึ่ง HR เพียงอย่างเดียว

การจัดการกะตารางและกะการทำงาน

การจัดการกะและตารางงาน มีบทบาทสำคัญอย่างมากในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ เราจะไม่สามารถสร้างงานที่มีคุณภาพได้เลย หากไม่ทราบว่าในแต่ละช่วงเวลามีพนักงานเข้ากะกี่คน และทำงานได้ครบตามเวลาหรือไม่ ซอฟต์แวร์ที่ดูแลเรื่องการลงเวลาเข้า-ออกงานและเชื่อมต่อกับโปรแกรม HRIS จะช่วยให้การบันทึกเวลาการทำงานเป็นไปอย่างแม่นยำ และสะดวกในการจัดสรรตารางเวลาทำงาน

นอกจากที่โปรแกรม HRIS จะช่วยให้ HR สามารถติดตามการเข้า-ออกงานของพนักงานได้แล้ว ฟังก์ชันนี้ยังเชื่อมโยงกับฟังก์ชันอื่น ๆ ของ HR เช่น การคำนวณเงินเดือน การออกเอกสารขออนุมัติการลา และการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การจัดการเงินเดือน

เป็นที่ทราบกันดีว่า การทำเงินเดือนเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุดของ HR แต่โปรแกรม HRIS จะช่วยลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน ทำให้การทำเงินเดือนกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เพราะ HRIS จะมาพร้อมกับฟังก์ชันการทำเงินเดือนอัตโนมัติ ซึ่งเมื่อมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน เช่น การขาด ลา มาสาย สวัสดิการ หรือการลงเวลาทำงาน ระบบจะนำข้อมูลเหล่านี้มาประมวลผลและปรับปรุงให้ตรงกับข้อมูลของพนักงานแต่ละคนทันที

นอกจากนี้ ฟังก์ชันการทำเงินเดือนที่ดียังช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและมองเห็น Insights ที่อาจไม่เคยสังเกตมาก่อน ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถรับรู้ได้ว่า การเปลี่ยนแปลงในสวัสดิการหรือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน ส่งผลต่อกระแสเงินสดและความพึงพอใจของพนักงานอย่างไร และยังช่วยในการคาดการณ์ล่วงหน้าเกี่ยวกับสถานการณ์การเงินของบริษัทได้อีกด้วย

การจัดทำรายงาน

ฟีเจอร์นี้จะช่วยในการสร้างรายงานที่ HR ต้องนำเสนอแก่ผู้บริหารโดยอัตโนมัติ โดยที่ HR ไม่ต้องลงมือทำเอง เพียงแค่ดาวน์โหลดข้อมูล เช่น อัตราการลาออกของพนักงาน, จำนวนวันขาด ลา มาสาย, และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้ ระบบยังช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจได้อีกด้วย

Employee self-service

ระบบ Employee self-service ถือเป็นหัวใจสำคัญในการที่จะทำให้งาน HR เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เพราะจะทำให้พนักงานเข้าไปจัดการข้อมูลต่าง ๆ ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องผ่าน HR และข้อมูลบางอย่าง อาจจะเกี่ยวข้องกับเงินเดือนด้วย เช่น หากพนักงานลืมลงเวลางาน พนักงานสามารถขออนุมัติผ่านระบบ Employee self-service และทางหัวหน้างานอนุมัติได้เลย และข้อมูลนี้ก็จะไปเกี่ยวกับการทำเงินเดือนของพนักงานโดยอัตโนมัติ โดยที่ไม่ต้องผ่าน HR เลย

วิธีการใช้งาน HRIS ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. ปรับแต่งการใช้งานให้เข้ากับองค์กร

HR จำเป็นต้องปรับแต่งฟังก์ชันต่าง ๆ ใน HRIS ให้เข้ากับความต้องการและเวิร์กโฟลว์ขององค์กรให้ได้มากที่สุด เพื่อให้การประมวลผลข้อมูลและการรายงานผล มีความแม่นยำ ในบางโปรแกรม HRIS จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าได้เอง แต่ในบางโปรแกรมอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญมาช่วยในการปรับแต่ง ดังนั้น HR ควรสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับการปรับแต่ง ก่อนตัดสินใจซื้อโปรแกรม HRIS เสมอ

2. เก็บรักษาข้อมูลให้ดี

HR ควรจัดระเบียบ ตรวจสอบ และล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อให้มั่นใจว่าการใช้งาน HRIS จะเป็นไปอย่างราบรื่นและข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลผลการประเมินงานหรือการปรับตำแหน่ง ซึ่งต้องได้รับการดูแลและตรวจสอบให้ดีเป็นพิเศษมากกว่าข้อมูลอื่น ๆ

3. ทุกคนในองค์กรต้องได้ใช้งาน

โปรแกรม HRIS จะไม่มีประโยชน์เลย หากมีเพียงไม่กี่คนที่ใช้งาน เพราะการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องพึ่งพาทุกคนให้เข้าไปจัดการข้อมูลของตัวเอง ดังนั้น แม้ว่าพนักงานบางคนรู้สึกไม่คุ้นเคยกับการใช้งาน ก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ HR จะต้องมีการอบรมเรื่องการใช้งานให้กับทุกคนในบริษัท

การที่ HR และพนักงานได้รับการฝึกอบรมการใช้โปรแกรมจะช่วยให้ HR สามารถใช้งานโปรแกรมได้ครบทุกฟังก์ชันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ ไม่ใช่แค่ HR เท่านั้น พนักงานในบริษัทก็ควรมีส่วนร่วมในการเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมด้วย เพื่อให้ทุกคนสามารถใช้งานได้อย่างคล่องแคล่วในการจัดการเรื่องต่าง ๆ ของตัวเอง เช่น การลงเวลาทำงาน สวัสดิการ และการพัฒนาทักษะพนักงาน อีกทั้ง HR ควรทราบว่า หากเลือกโปรแกรมมาแล้ว ทางโปรแกรมจะมีระบบสนับสนุนอย่างไรเมื่อเกิดปัญหา เช่น สามารถโทร. คุยกับเจ้าหน้าที่ได้โดยตรง หรือใช้แชตบอตในการช่วยแก้ไขปัญหาก่อน

4. สอดส่องดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอยู่เสมอ

HR จำเป็นต้องดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เก็บไว้ให้ปลอดภัยจากการรั่วไหล โดยการใช้มาตรการต่าง ๆ เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน และการตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงการตรวจสอบระบบป้องกันความปลอดภัยว่าเพียงพอและมีความแข็งแกร่งเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญของบริษัทรั่วไหล

5. ตรวจสอบการทำงานเป็นประจำ

HR ควรมีการตรวจสอบการใช้งานให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้ตลอดเวลา เช่น การตรวจสอบการตอบสนองของโปรแกรม และสำรวจว่าผู้ใช้งานมีความพึงพอใจในตัวโปรแกรมมากน้อยแค่ไหน เพื่อดูว่ามีส่วนไหนที่สามารถปรับปรุงแก้ไข เพื่อที่จะปรับแต่งระบบให้มีความเสถียรมากกว่าเดิม