แนวทางตรวจสอบและแก้ไข เมื่อคำนวณเงินเดือนพลาด ไม่ให้เกิดซ้ำอีก

เงินเดือนถือเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและต้องการ HR ที่มีความแม่นยำสูงเมื่อทำเงินเดือน ซึ่งหาก HR ไม่มีความรู้ความเข้าใจในระบบ หรือมีเครื่องมือที่ไม่เอื้อต่อการทำเงินเดือน ก็อาจจะทำให้คำนวณเงินเดือนพลาดได้ ซึ่งวันนี้ เราจะมารู้จักการทำเงินเดือน สาเหตุของความผิดพลาด และการป้องกันไม่ให้คำนวณเงินเดือนพลาดกัน

สูตรคำนวณเงินเดือน และวิธีคำนวณเงินเดือน

การจะคำนวณเงินเดือนถูกต้องนั้น HR จะต้องมีความเข้าใจเรื่องการใช้สูตรคำนวณเงินเดือน แต่จะใช้สูตรใด ก็ขึ้นอยู่กับรูปแบบการจ้างพนักงาน ที่มีทั้งแบบรายวัน รายเดือน และพาร์ทไทม์ ดังนี้

1. วิธีคำนวณเงินเดือน พนักงานรายเดือน

หากต้องการคำนวณเงินเดือนให้พนักงานรายเดือน ต้องคิดเงินเดือนเป็นรอบ 30 วัน โดยไม่หักวันหยุดออก ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ จากนั้นจึงนำไปลบกับรายหัก ซึ่งวิธีการคิดค่อนข้างง่ายและตรงไปตรงมา

ตัวอย่าง นาย ก. มีเงินเดือน 20,000 บาท ได้ค่าภาษาเดือนละ 3,000 บาท และมาสาย 20 นาที คิดเป็นการหักเงิน 200 บาท และมีประกันสังคม 750 บาท เงินเดือนที่นาย ก. จะได้รับคือ

• รายได้ = 20,000+3,000 = 23,000 บาท
• รายหัก = 750 (ประกันสังคม) + 200 (ค่ามาสาย) = 950 บาท
• เงินได้สุทธิ = 23,000-950 = 22,050 บาท (เงินนี้ไม่รวมหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย)

2. วิธีคำนวณเงินเดือน พนักงานรายวัน

หากต้องการคำนวณเงินเดือนสำหรับพนักงานรายวัน มีวิธีการคิดคือ รายได้ - รายหัก = รายได้สุทธิ แต่การคิดเงินเงินนั้น จะเป็นการคิดเงินค่าแรงต่อวัน เฉพาะวันที่มาทำงาน ไม่รวมวันหยุด

ตัวอย่าง นาย ก. ได้รับค่าแรงวันละ 500 บาท มาทำงานทั้งหมด 20 วันใน 1 เดือน บริษัทมีสวัสดิการค่าครองชีพให้เดือนละ 1,000 บาท และถูกหักมาสาย 20 นาที เป็นเงิน 200 บาท และหักประกันสังคม 550 บาท

• รายได้ = 500x20 = 10,000 บาท + 1,000 (ค่าครองชีพ) = 11,000 บาท
• รายหัก = 200 (หักมาสาย) + 550 (ประกันสังคม) = 750 บาท
• เงินได้สุทธิ = 11,000 – 750 = 10,250 บาท 

2. วิธีคำนวณเงินเดือน พนักงานพาร์ทไทม์

โดยปกติแล้ว การทำงานพาร์ทไทม์มักจะคำนวณค่าแรงให้เป็นรายชั่วโมง โดยคิดแค่ชั่วโมงที่ทำงานจริง วันที่ทำงานจริง และมีวิธีคือคือ รายได้ - รายหัก = เงินได้สุทธิ

ตัวอย่าง นาย ก. เป็นพนักงานพาร์ทไทม์ ได้รับค่าแรงชั่วโมงละ 100 บาท นาย ก. มาทำงานทั้งหมด 8 ชั่วโมง เป็นจำนวนทั้งหมด 22 วัน และนาย ก. ถูกหักมาสาย 20 นาที เป็นเงิน 200 บาท ถูกหักประกันสังคม 750 บาท

• รายได้ต่อวัน = 100x8 = 800 บาท
• รายได้ต่อเดือน = 800x22 = 17,600 บาท
• รายหัก = 200+750 = 950 บาท
• เงินได้สุทธิทั้งเดือน = 17,600-950 = 16,650 บาท 

สาเหตุการคำนวณเงินเดือนพลาด

จัดประเภทการจ้างงานไม่ถูกต้อง

สิ่งสำคัญที่จะทำให้การคำนวณเงินเดือน ออกมาอย่างถูกต้องแม่นยำนั้น อย่างแรกเลยที่ HR จะต้องรู้คือ ข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน โดยเฉพาะประเภทการจ้างงานนั้นจะไปเกี่ยวข้องกับอัตราเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น ค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง ภาษี สวัสดิการการทำงาน ชั่วโมงการทำงาน และอื่น ๆ

การจ้างงานแต่ละประเภทนั้น จะมีการคำนวณและสูตรในการคำนวณเงินเดือนที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนโยบายและกฎของบริษัท อาทิ พนักงานรายวัน แม้จะทำงานกะเหมือนกัน หากพนักงานคนนั้นทำงานในกะปกติ ก็สามารถคำนวณค่ากะได้ตามปกติ แต่หากพนักงานคนนั้นไปทำงานในวันหยุด (ตามกฎหมายระบุว่าต้องมีวันหยุดให้พนักงาน 1 วันต่อสัปดาห์) นายจ้างต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้อย่างน้อย 1.5 เท่าของค่าจ้าง ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ hr จะต้องรู้ประเภทการจ้างงาน และเงื่อนไขของประเภทการจ้างงานนั้น ๆ ที่บริษัทกำหนดไว้

ไม่แม่นเรื่องรายได้ – รายหัก

รายได้และรายหัก ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำเงินเดือนเลยก็ว่าได้ ถือเป็นสิ่งที่ HR ต้องเรียนรู้เป็นลำดับแรก ๆ และทำความคุ้นเคยให้แม่นยำว่า แต่ละตำแหน่งนั้น มีรายได้จากอะไร และมีรายหักจากอะไรบ้าง รายได้บางอย่างให้เป็นรายบุคคล รายได้บางอย่างให้เฉพาะตำแหน่ง และรายได้บางอย่างให้กับพนักงานทุกคน

การที่ HR ไม่แม่นเรื่องรายได้-รายหัก หลงลืม หรือกระทั่งไม่มีความเข้าใจถึงรายได้รายหักของลูกจ้างแต่ละคน จะทำให้การทำเงินเดือนกลายเป็นเรื่องยาก และทำเงินเดือนออกมาผิดพลาด

ไม่แม่นเรื่องการนับชั่วโมงการทำงาน

ในการคำนวณเงินเดือน สิ่งที่มักจะเข้าไปผูกกับการคำนวณคือชั่วโมงการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือ น รายวัน หรือพาร์ทไทม์ ซึ่งทุก ๆ การขาด ลา มาสาย ทำงานล่วงเวลา ลงถึงหลักนาที ล้วนแล้วแต่ส่งผลต่อรายได้ของลูกจ้างทั้งหมด การที่ HR ใช้เครื่องมือที่ไม่มีประสิทธิภาพในการเก็บชั่วโมงการทำงาน จะส่งผลให้การคำนวณชั่วโมงการทำงาน ส่งผลต่อการคำนวณภาษี และการที่ต้องไปตามหาว่าชั่วโมงการทำงานที่คำนวณผิดพลาดนั้นเป็นเรื่องยากและทำให้ลูกจ้างเกิดความไม่พอใจ

การจ่ายเงินค่าล่วงเวลานั้น ไม่ใช่แค่การคำนวณว่าต้องจ่ายเงินให้ลูกจ้างเป็นจำนวน 1.5 เท่าหากพนักงานทำงานเกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่ต้องไปดูด้วยถึงเงื่อนไขในการคิดค่าล่วงเวลาของพนักงาน และการนับชั่วโมงทำงาน เช่น บางบริษัทจะไม่จ่ายเงินให้กับลูกจ้างตอนช่วงเวลาพัก หรือบางบริษัทมีนโยบายห้ามสายเกินกี่นาที มิเช่นนั้นจะหักเงินนับตามจำนวนนาทีที่สาย ซึ่ง HR จะต้องแม่นเรื่องการนับชั่วโมงการทำงานนี้ด้วย

ไม่แม่นเรื่องสวัสดิการที่พนักงานได้รับ

สวัสดิการของพนักงานที่ได้รับ บางอย่างบริษัทจะให้เป็นเงินสดแก่พนักงาน ไม่ถูกนำไปรวมกับเงินเดือน ไม่ถูกนำไปคิดรวมกับภาษี อาทิ ค่ารักษาพยาบาล ค่ายานพาหนะ และเบี้ยเลี้ยงที่ใช้ในการเดินทาง แต่ก็จะมีสวัสดิการบางอย่าง ที่ถูกนำไปรวมเข้ากับเงินเดือน และนำไปคิดเป็นภาษี เช่น ค่าภาษา ค่าครองชีพ ซึ่งมีความจำเป็นอย่างมากที่ HR จะต้องรู้จักสวัสดิการแต่ละประเภทของบริษัท และสวัสดิการนั้น เป็นรายได้หรือรายหัก ซึ่งจะต้องเบิกจ่ายให้พนักงานและต้องถูกนำไปคิดภาษีหรือไม่ หาก HR ไม่แม่นในเรื่องนี้ โอกาสที่จะคำนวณเงินเดือนผิดพลาดก็มีสูง

ไม่จัดระเบียบข้อมูลพนักงานให้ดี

เงินเดือนเป็นข้อมูลที่ต้องจัดการอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาง่ายและนำมาใช้ได้สะดวก หาก HR ยังคงพึ่งพาการทำงานด้วยเอกสาร การกรอกข้อมูลด้วยตนเอง หรือใช้ Excel คำนวณเงินเดือนที่มีความซับซ้อน อาจนำไปสู่ความผิดพลาดในการทำเงินเดือน ที่ต้องใช้เวลานานในการแก้ไข

การไม่มีโปรแกรมเงินเดือน ที่เหมาะสมยังส่งผลให้บริษัทต้องพึ่งพา HR เพียงคนเดียวในการดำเนินการทั้งหมด ทำให้เมื่อขาดระบบการจัดการข้อมูลที่ดี การหาบุคลากรมาทดแทนตำแหน่งนี้จะเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ ยังส่งผลกระทบต่อกระบวนการตรวจสอบ (ออดิท) อีกด้วย

ไม่รู้กฎหมาย

HR มีความจำเป็นที่จะต้องรู้กฎหมายแรงงาน และกฎหมายที่เกี่ยวข้องในเรื่องภาษี หากไม่ได้มีความรู้ลึก อย่างน้อยก็กฎหมายแรงงานขั้นพื้นฐาน เพราะการทำเงินเดือนนั้นไปเกี่ยวข้องกับเรื่องการใช้แรงงานและการจ่ายภาษีอย่างเลี่ยงไม่ได้ ยกตัวอย่างเช่น หากลูกจ้างทำงานในวันหยุดนักขัตฤกษ์ นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้าง 1 เท่า แต่หากลูกจ้างทำงานล่วงเวลาในวันหยุดนักขัตฤกษ์ นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้าง 3 เท่า ซึ่งหาก HR ไม่รู้กฎหมายข้อนี้และคิดค่าจ้างให้ลูกจ้างตามปกติ ก็มีความเสี่ยงที่จะถูกฟ้องร้องได้

แนวทางการตรวจสอบ เมื่อคำนวณเงินเดือนพลาด

เช็กข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน

หาก HR รู้แล้วว่าตนเองทำคำนวณเงินเดือนผิดพลาด อย่างแรกที่ต้องไปตรวจสอบก่อนคือ ข้อมูลพื้นฐานของพนักงานคนนั้น ว่า ชื่อ นามสกุล รูปแบบการจ้าง กะการทำงาน โครงสร้างการจ่ายเงินต่าง ๆ การตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้เป็นขั้นตอนสำคัญอันดับแรก เพื่อให้มั่นใจว่าการตั้งค่าในระบบตรงกับเงื่อนไขการจ้างที่กำหนดไว้ หากไม่ดำเนินการตรวจสอบในจุดนี้ก่อน HR จะไม่สามารถระบุได้ว่าการจ่ายเงินเดือนที่ผ่านมานั้นถูกต้องหรือไม่

เช็กรายได้ – รายหัก

รายได้-รายหัก ถือเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อการคำนวณเงินเดือน HR ต้องเช็กให้ดีว่าพนักงานคนนั้นมีรายได้อะไร มีรายหักอะไร ได้เงินจากสวัสดิการเท่าไร และรายหักจากเงินสวัสดิการมีอะไรบ้าง ซึ่งอาจจะมีความเป็นไปได้ที่ HR จะลืมใส่ หรือใส่ไม่ครบ จึงทำให้การคำนวณเงินเดือนผิดพลาด

เช็กเวลาทำงาน

เวลาทำงานถือว่ามีความสำคัญอย่างมากต่อการคิดเงินเดือน ไม่ว่าจะพนักงานรายเดือน รายวัน หรือพาร์ทไทม์ที่คิดเงินเดือนเป็นรายชั่วโมง HR ต้องไปไล่ย้อนว่าพนักงานคนนั้นได้มีการลงชื่อเข้า-ออกตอนทำงานครบหรือไม่ ได้ทำงานครบชั่วโมงหรือเปล่า รวมไปถึงการเช็กการขาด ลา มาสาย และเช็กเวลาการทำงานล่วงเวลาให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่บริษัทกำหนด

เช็กสูตรคำนวณเงินเดือน

หากเช็กทุกอย่างแล้วไม่มีข้อผิดพลาด HR ก็ต้องมาดูว่าสูตรคำนวณเงินเดือนที่ตั้งไว้ แม่นยำมากน้อยเพียงใด เพราะมีความเป็นไปได้ที่ HR จะไม่ทราบกฎหมายแรงงาน และคิดสูตรการทำงานล่วงเวลาผิด ๆ ใส่ข้อมูลผิด จนทำให้การคำนวณเงินเดือนผิดตามไปด้วย

เช็กเอกสารอ้างอิง

ในทุก ๆ การขาด ลา มาสาย หรือการขออนุญาตออกนอกสถานที่ ล้วนแล้วแต่ต้องมีหลักฐาน หากพนักงานบอกว่า HR คำนวณเงินเดือนผิดพลาด ก็ต้องมีการไปตามเอกสารว่า ทางพนักงานได้ทำเรื่องเข้ามาหรือเปล่า ยกตัวอย่างเช่น บางบริษัทจะคำนวณเงินค่าโอทีให้พนักงานอัตโนมัติเมื่อทำงานครบ 1 ชั่วโมง แต่ทำได้ไม่เกิน 3 ชั่วโมง หากเกินกว่านั้นจะต้องทำเรื่องเพื่อขอเบิกโอทีเพิ่มเติม แต่วันนั้นพนักงานทำงานไป 5 ชั่วโมง แต่ไม่ได้ทำเรื่องเข้ามาเพื่อขอเบิกโอที HR ก็จำเป็นที่จะต้องไปเช็กเอกสารอ้างอิงและเวลาการเข้าออกงานของพนักงานเอด้วย

แนวทางการแก้ไข เมื่อคำนวณเงินเดือนพลาด

ออกกฎที่แน่นอนเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือน

มีความจำเป็นอย่างมากที่ HR จะต้องออกกฎที่แน่นอนและเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเรื่องการคิดเงินเดือน ทั้งเรื่องการคิดเงินค่าล่วงเวลา การทำงานในวันหยุด เงินรายได้-รายหักที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน รวมไปถึงวันปิดงวดเงินเดือนและอื่น ๆ ประกาศให้ทั้งบริษัทรับทราบ เพื่อที่ทุกคนจะได้เข้าใจตรงกัน และก่อนวันปิดงวดเงินเดือน ทุกคนจะได้เข้าไปจัดการข้อมูลให้เสร็จสิ้น และจะไม่เกิดข้อผิดพลาดที่ตามมาเกี่ยวกับเงินเดือนอีก

ใช้โปรแกรมคำนวณเงินเดือน

การใช้โปรแกรมคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ แทนที่การกรอกข้อมูลเองด้วยมือหรือการใช้เอกสาร จะช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือนได้มากขึ้นหลายเท่า โปรแกรมคำนวณเงินเดือนนั้น มักจะทำงานอย่างสอดคล้องกันไปกับการนับชั่วโมงทำงาน ตารางการทำงาน ประเภทการจ้างงาน สวัสดิการของพนักงาน คำนวณค่าล่วงเวลา และทำให้ HR สามารถทุ่นแรงและเพิ่มความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือนได้มากยิ่งขึ้น

สร้างปฏิทินสำหรับสิ่งที่ต้องทำเมื่อต้องคำนวณเงินเดือน

งาน HR ไม่ใช่แค่เรื่องการคำนวณเงินเดือนเมื่อถึงเวลาเท่านั้น แต่ยังไปเกี่ยวพันกับการคำนวณภาษีโดยตรง รวมไปถึงการส่งเอกสารประกันสังคมและอื่น ๆ ซึ่ง HR มีความจำเป็นที่จะต้องสร้างปฏิทินที่ระบุให้ชัด ถึงวันจ่ายเงินเดือน วันตัดรอบเงินเดือน วันยื่นประกันสังคม วันยื่นภาษี ช่วยให้คุณไม่พลาดเดดไลน์และเลี่ยงค่าปรับจากการยื่นเอกสารล่าช้า เมื่อทำปฏิทินแล้ว จะทำให้คุณรู้ว่าต่อไปต้องทำอะไร และสามารถวางแผนการทำเงินเดือนได้โดยไม่ชนกับวันที่ต้องไปติดต่อราชการด้วย

อัปเดตความรู้ข่าวสารและความรู้เรื่องกฎหมายแรงงานอยู่เสมอ

กฎหมายแรงงานและประกาศต่าง ๆ มีการปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ รวมถึงวันหยุดราชการและวันหยุดพิเศษที่รัฐบาลอาจประกาศเพิ่มเติม ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการคำนวณเงินเดือน ด้วยเหตุนี้ HR จึงจำเป็นต้องติดตามข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับกฎหมายแรงงานและประกาศที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ของพนักงาน