สลิปเงินเดือนออนไลน์ ต่างยังไงกับสลิปเงินเดือนคาร์บอน อันไหนดีกว่า

ใครที่อยู่ในวัยทำงาน ต้องคุ้นเคยกับสลิปเงินเดือนที่ได้รับทุกเดือนแน่นอน ซึ่งในปัจจุบันที่เทคโนโลยีพัฒนาไปมาก การทำเงินเดือนจึงไม่ได้คงอยู่ในรูปแบบกระดาษคาร์บอนอีกต่อไป แต่มีสลิปเงินเดือนออนไลน์ที่ผูกระบบเข้ากับโปรแกรม HR ที่ให้พนักงานสามารถดูสลิปเงินเดือนของตัวเองได้ตลอดเวลา ซึ่งวันนี้ เราจะมาเรียนรู้ความแตกต่างของ สลิปเงินเดือนออนไลน์ Vs. สลิปเงินเดือนคาร์บอน และช่วยทุกท่านตัดสินใจว่า ถึงเวลาแล้วหรือยัง ที่จะเปลี่ยนไปทำสลิปเงินเดือนออนไลน์

สลิปเงินเดือน คืออะไร

สลิปเงินเดือน คือเอกสารที่ออกโดยนายจ้างที่สรุปรวมรายได้ที่จ่ายให้ลูกจ้างในช่วงเวลานั้น ๆ โดยในรายละเอียดจะประกอบไปด้วย 2 ส่วนคือ รายได้และรายหัก ฝั่งรายได้อาจจะมีทั้งเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น เงินพิเศษ โบนัส หรือสวัสดิการอื่น ๆ ส่วนรายหักอาจประกอบด้วย เงินประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินหักขาด ลา มาสาย ภาษี และอื่น ๆ

สลิปเงินเดือนถือเป็นเอกสารสำคัญที่ยืนยันได้ว่า นายจ้างได้จ่ายค่าจ้างจริง และลูกจ้างมีรายได้เข้ามาอย่างสม่ำเสมอ และรายได้นั้นมีที่มาที่ไป ซึ่งในบางโอกาส ลูกจ้างยังสามารถนำสลิปเงินเดือนไปเป็นหลักฐานในการยื่นเรื่องขอกู้เงิน กู้รถ กู้บ้าน เปิดบัตรเครดิต หรือขอวีซ่าได้อีกด้วย

สลิปเงินเดือน ต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง

ส่วนประกอบของสลิปเงินเดือนนั้น ประกอบไปด้วย

1. ข้อมูลของพนักงาน ได้แก่ ชื่อ นามสกุล รหัสพนักงาน เลขบัญชี ตำแหน่ง ชื่อบริษัท แผนก ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะมีทั้งหมดหรือมีเพียงบางส่วนก็ได้
2. รายได้ ได้แก่ เงินเดือน ค่าล่วงเวลา เงินได้จากหน้าที่ เงินรางวัลพิเศษ ค่าวิชาชีพ ค่าตำแหน่ง ค่าคอมมิชชั่น ค่าน้ำมัน ค่ากะ ค่าเดินทาง เงินได้จากสวัสดิการ เบี้ยขยัน ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้ จะขึ้นอยู่กับการปรับแต่งของแต่ละบริษัท อาจจะมีทั้งหมดหรือมีเพียงบางส่วนก็ได้
3. รายหัก ได้แก่ ประกันสังคม ภาษี หักเงินกู้ เบิกเงินล่วงหน้า หักขาด ลา มาสาย กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หักสวัสดิการ และอื่น ๆ ซึ่งในส่วนนี้ แล้วแต่การปรับแต่งรูปแบบของทางบริษัท อาจจะมีทั้งหมดหรือมีเพียงบางส่วนก็ได้
4. ส่วนสรุป ในส่วนนี้จะเป็นการสรุปทั้งเงินได้และเงินหักที่สะสมมาทั้งปี ได้แก่ เงินได้สะสมต่อปี, ภาษีสะสมต่อปี, เงินสมทบกองทุนต่อปี, เงินประกันสังคมต่อปี และหักค่าลดหย่อนอื่น ๆ พร้อมกับระบุวันที่จ่ายเงิน และเงินที่ได้รับสุทธิในแต่ละเดือน

ประเภทของสลิปเงินเดือน

โดยทั่วไปแล้ว สลิปเงินเดือนจะมีทั้งหมด 2 แบบ ได้แก่

1. สลิปคาร์บอน

คือสลิปเงินเดือนแบบกระดาษคาร์บอนที่เป็นกระดาษต่อเนื่อง เมื่อพิมพ์จะต้องใช้เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม ในส่วนกระดาษนั้นจะมาในขนาด 9x5.5 นิ้ว และมีกระดาษทั้งหมด 3 ชั้น ชั้นที่ 1 จะเป็นรายละเอียดเงินเดือนของพนักงานทั้งหมด ทางบัญชีสามารถเก็บส่วนนี้ไว้เป็นหลักฐานหรือทำลายก็ได้ ชั้นที่ 2 จะเป็น Masking ที่ป้องกันไม่ให้เห็นข้อมูลด้านในเวลาที่เอากระดาษขึ้นไปส่องกับไฟ และกระดาษส่วนนี้จะติดกับกระดาษชั้นที่ 3 ส่วนกระดาษชั้นที่ 3 จะเป็นข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน

เมื่อพิมพ์สลิปเงินเดือนแล้ว ทาง HR จะต้องลอกกระดาษชั้นที่ 1 ออก และฉีกกระดาษออกมาเป็นส่วน ๆ จากนั้นจึงนำสลิปเงินเดือนไปแจกจ่ายให้พนักงานต่อไป และเมื่อพนักงานต้องการดู ก็ให้ฉีกกระดาษออกตามรอยปรุ แล้วจะเห็นข้อมูลเงินเดือนของตัวเอง

2. สลิปเงินเดือนออนไลน์

คือสลิปเงินเดือนที่ส่วนมากมักจะใช้โปรแกรมในการคำนวณเงินเดือน และเมื่อคำนวณเสร็จ ระบบก็จะจัดส่งสลิปเงินเดือนไปพนักงานแต่ละคน และพนักงานสามารถเข้ามาดูเงินเดือนได้ผ่านการล็อกอินเข้ามาดูในระบบ หรือทางระบบจะส่งสลิปเงินเดือนเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคน หากพนักงานจะดูเงินเดือน ก็ต้องใช้รหัสผ่านส่วนบุคคลเข้ามาดู ซึ่งในปัจจุบัน สลิปเงินเดือนออนไลน์เริ่มได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ เพราะสามารถทำงานเข้ากับโปรแกรมเงินเดือนได้อย่างยอดเยี่ยม ช่วยลดขั้นตอนการคิดเงินเดือน เพิ่มความแม่นยำในการทำเงินเดือน และมีความปลอดภัยมากกว่าการพิมพ์เงินเดือนแบบกระดาษ

ข้อดี – ข้อเสียของสลิปเงินเดือนคาร์บอน

ข้อดีของสลิปเงินเดือนคาร์บอน

1. ใช้ง่าย : สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน มีมาอย่างยาวนาน และพนักงานก็จะคุ้นเคยกับการอ่านสลิปแบบนี้ พนักงานบางคนอาจจะต้องการเก็บข้อมูลรายละเอียดเอาไว้ในแบบกระดาษ รวมไปถึงเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คน การออกสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนก็จะสะดวกต่อตัวเจ้าของกิจการและลูกจ้างเอง เพราะไม่ต้องใช้โปรแกรมทำเงินเดือน สามารถทำเงินเดือนผ่าน Excel และพิมพ์ลงกระดาษได้เลย
2. ไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต สลิปคาร์บอนเป็นกระดาษที่พนักงานไม่จำเป็นต้องมีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถดูเงินเดือนของตัวเองได้ เหมาะกับพนักงานที่ไม่เก่งเทคโนโลยีหรือพนักงานที่เข้าไม่ถึงอินเทอร์เน็ต
3. น่าเชื่อถือ การพิมพ์เงินเดือนด้วยสลิปคาร์บอน จะต้องใช้กระดาษพิเศษและเครื่องพิมพ์แบบพิเศษ จึงจะทำได้ พนักงานไม่สามารถปริ้นเองได้ ปลอมแปลงยาก ดังนั้น ในการยื่นขอกู้ต่าง ๆ ธนาคารหรือสถาบันการเงินจึงมักจะขอสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน เพื่อพิสูจน์ที่มาของรายได้

ข้อเสียของสลิปเงินเดือนคาร์บอน

1. เสียเวลา : เนื่องจากการพิมพ์สลิปคาร์บอน ต้องใช้เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม ซึ่งกว่าจะพิมพ์ออกมาแต่ละแผ่นจะใช้เวลาค่อนข้างนาน และหลังจากที่พิมพ์แล้ว HR จะต้องมาฉีกสลิปเงินเดือนออกเป็นส่วน ๆ และคอยเดินแจกจ่ายให้กับพนักงานแต่ละคน เสี่ยงที่จะแจกสลิปให้พนักงานผิดคน ไม่นับรวมการทำเงินเดือนแบบมือที่ใช้เวลานานเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง การทำเงินเดือนแต่ละงวดจึงเป็นเรื่องยุ่งยาก
2. เสียค่าใช้จ่ายสูง : นอกจากจะเสียเวลาแล้ว การพิมพ์สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนยังมีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ ทั้งกระดาษคาร์บอน หมึกพิมพ์ และเครื่องพิมพ์อีก 
3. เสียพื้นที่ในการจัดเก็บ : เมื่อพิมพ์สลิปเงินเดือนออกมาแล้ว จะมีกระดาษส่วนแรกที่เป็นเหมือนใบปะหน้า พิมพ์ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน หาก HR เลือกที่จะเก็บกระดาษส่วนนี้เอาไว้ ก็ต้องหาพื้นที่จัดเก็บ ยิ่งมีพนักงานมาก ยิ่งพิมพ์สลิปเงินเดือนมาก ก็ยิ่งต้องใช้พื้นที่จัดเก็บมาก อีกทั้งการจัดเก็บเอกสารประเภทนี้ต้องเป็นการจัดเก็บในที่ ๆ มีความปลอดภัยสูง ค้นหาได้ง่าย และต้องระวังไม่ให้สลิปเงินเดือนที่เก็บไว้ได้รับความเสียหาย โดนน้ำ โดนไฟไหม้ โดนหนูกัดหรือถูกพนักงานเข้าถึงได้ง่ายอีกด้วย 
4. ข้อมูลรั่วไหลได้ง่าย : สลิปเงินเดือนแบบกระดาษคาร์บอน มีความเสี่ยงที่พนักงานจะทำหาย ถูกขโมย หรือพนักงานแอบดูข้อมูลกัน และบางครั้งเมื่อต้องการที่จะย้อนดูข้อมูลเงินเดือนเก่า ๆ ก็จะทำได้ยาก ต้องเสียเวาไปค้นหาอีก 

ข้อดี – ข้อเสียของสลิปเงินเดือนออนไลน์

ข้อดีของสลิปเงินเดือนออนไลน์

1. ลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ : การคำนวณเงินเดือน จัดทำสลิปเงินเดือน และแจกจ่ายให้พนักงานจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม เมื่อทำการเซ็ตระบบ HR ทำงวดเงินเดือนเสร็จแล้ว ระบบก็จะคำนวณเงินเดือนและจัดทำสลิปเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนขึ้นมาโดยอัตโนมัติ พร้อมกับส่งให้พนักงานทันที โดยที่ HR ไม่ต้องแจกสลิปเงินเดือนเอง ลดความผิดพลาดที่จะให้สลิปเงินเดือนกับพนักงานผิดคน ลดขั้นตอนการทำเงินเดือน ลดขั้นตอนการพิมพ์ การจัดซื้อกระดาษ การซื้อหมึก การซื้อ และกระบวนการทำเงินเดือนตั้งแต่ต้นจนจบจะสามารถจัดการจนเสร็จได้ภายในไม่กี่นาที 
2. มีความปลอดภัยสูง สลิปเงินเดือนออนไลน์จะถูกเข้ารหัสก่อนที่จะจัดส่งให้พนักงาน หากพนักงานต้องการที่จะดูเงินเดือน ก็ต้องใช้รหัสผ่านที่เป็นรหัสผ่านความปลอดภัยส่วนบุคคล และข้อมูลการทำเงินเดือนของ HR จะถูกจัดเก็บไว้ด้วยความปลอดภัยขั้นสูงสุด ช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องจะเข้าถึงข้อมูล มาแอบดูเงินเดือนคนอื่น หรือขโมยสลิปเงินเดือนไปได้ 
3. พนักงานดูสลิปเงินเดือนได้ 24 ชั่วโมง พนักงานสามารถใช้มือถือหรือคอมพิวเตอร์ เข้าถึงข้อมูลเงินเดือนของตัวเองได้ 24 ชั่วโมง ด้วยการเข้าไปในระบบที่มีรหัสผ่าน 2 ชั้น หรือเปิดดูสลิปเงินเดือนที่ถูกเข้ารหัสใน E-mail ลดภาระให้พนักงาน ไม่ต้องมาถามข้อมูลเงินเดือนกับ HR 
4. ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย ส่วนมากสลิปเงินเดือนออนไลน์ จะเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรม HR หรือโปรแกรมเงินเดือนอยู่แล้ว ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้จะช่วยให้การคำนวณเงินเดือนของ HR ง่ายกว่าเดิมมาก เพราะทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ มีระบบ Employee Self-Service ที่ให้พนักงานเข้าระบบมาทำวันลาเอง และวันลานี้จะถูกบันทึกและนำไปคำนวณกับเงินเดือนโดยอัตโนมัติ HR ไม่ต้องกรอกข้อมูลทีละรายการเองอีกด้วย 
5. คุ้มค่าการลงทุน : แม้ว่าโปรแกรมเงินเดือนจะมีค่าใช้จ่าย แต่ในระยะยาวแล้ว ถือเป็นการคุ้มค่าการลงทุนที่สุด เพราะโปรแกรมเงินเดือนนั้นสามารถลดค่าใช้จ่ายในการทำเงินเดือนและพิมพ์เงินเดือน ลดขั้นตอนการกรอกข้อมูล ลดขั้นตอนเอกสาร ลดระยะเวลา ลดภาระของ HR ได้จริง อีกทั้งยังมีความแม่นยำสูงในการทำงานที่ละเอียดอ่อน โปรแกรมทำสลิปเงินเดือนออนไลน์จึงเป็นสิ่งที่ HR ทุกบริษัทควรมี 

ข้อเสียของสลิปเงินเดือนออนไลน์

1. ไม่เหมาะสำหรับคนที่เข้าไม่ถึงเทคโนโลยี : พนักงานบางคนที่ไม่มีอีเมล ไม่มีคอมพิวเตอร์หรือมือถือ ไม่คุ้นชินกับการใช้เทคโนโลยี อาจจะไม่คุ้นชินกับสลิปเงินเดือนออนไลน์ และอาจจะชอบการได้รับสลิปเงินเดือนคาร์บอนมากกว่า 
2. ต้องใช้อินเทอร์เน็ต : การดูสลิปเงินเดือนออนไลน์ จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต พนักงานบางคนอาจจะเข้าไม่ถึงอินเทอร์เน็ต หรือมีปัญหาในการใช้งาน จนอาจเข้าไม่ถึงสลิปเงินเดือนของตัวเองได้

ควรเลือกสลิปเงินเดือนออนไลน์ หรือสลิปคาร์บอน

ในปัจจุบัน บริษัทใหญ่ ๆ หรือแม้แต่ SME ก็หันมาใช้สลิปเงินเดือนแบบออนไลน์หมดแล้ว เพราะทั้งสะดวก รวดเร็ว ลดภาระงาน ใช้ง่าย มีความแม่นยำสูงกว่าการทำเงินเดือนบน Excel และพิมพ์ลงบนกระดาษคาร์บอน แม้ว่าพนักงานที่ไม่เก่งเทคโนโลยี ก็สามารถใช้โปรแกรมเหล่านี้เพื่อดูข้อมูลเงินเดือนของตัวเองได้ง่าย ๆ รวมไปถึงความปลอดภัยที่มีการเข้ารหัสสลิปเงินเดือนออนไลน์ ไม่ต้องกลัวว่าพนักงานจะแอบดูหรือล่วงรู้เงินเดือนของกันและกันแบบสลิปคาร์บอนอีกต่อไป

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าบริษัทจะมีสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์แล้ว แต่ก็ยังสามารถคงรูปแบบการใช้สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนได้เหมือนเดิม เพื่อที่เวลาพนักงานต้องการหลักฐานไปใช้ประกอบการกู้เงิน กู้บ้าน กู้รถ ทำบัตรเครดิต หรือขอวีซ่าเพื่อไปต่างประเทศ ก็จะสามารถพิมพ์สลิปเงินเดือนออกมาได้เหมือนกัน