ทำ OKR อย่างไร ให้เสร็จในครั้งเดียว ไม่ต้องแก้ซ้ำไปซ้ำมา

ในปัจจุบัน บริษัทจำนวนมากเริ่มหันมาใช้ OKR เพื่อประเมินพนักงานกันมากขึ้น ซึ่งการทำ OKR จะช่วยให้เป้าประสงค์ของบริษัทและพนักงานสอดคล้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกัน แต่การทำ OKR นั้น ยังสร้างความสับสนให้กับพนักงานอยู่ อีกทั้งการจัดการ okr management ที่ไม่เหมาะสม ไม่มีการวัดผลที่มีประสิทธิภาพ อาจจะก่อให้เกิดโทษมากกว่าประโยชน์ได้ ซึ่งเราจะมาชี้เป้า แนะนำวิธีการเขียน OKR ในครั้งเดียว โดยไม่ต้องแก้ซ้ำไปซ้ำมา

OKR คืออะไร มีประโยชน์อะไรต่อองค์กร

OKR คือเครื่องมือที่ใช้ในการตั้งเป้าหมายและกำหนดการวัดผลที่ช่วยให้องค์กร ทีม และพนักงาน เพื่อให้สามารถทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ OKR ถูกริเริ่มจากบริษัทอย่าง Intel โดย Andy Grove มาตั้งแต่ปี 1974 และบริษัทใหญ่ ๆ ระดับโลกอย่าง Google Dell Deloitte Dropbox Spotify ก็ล้วนแล้วแต่ใช้ OKR เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร

OKR จะประกอบด้วย O = วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของเรา และ KR = key result หรือตัววัดผลที่จะทำให้เป้าหมายเป็นจริง

ประโยชน์ของ OKR นั้น คือการที่ทำให้พนักงานทราบว่า เป้าหมายของบริษัทและเป้าหมายของทีมที่ต้องทำคืออะไร ทำให้พนักงานสามารถโฟกัสการทำงานที่เป็นประโยชน์โดยไม่วอกแวกไปทำอย่างอื่น เพราะทุกคนมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีเป้าหมายเดียวกัน ทุกเป้าหมายที่ทุกคนร่วมกันสร้าง ทุกความพยายามและการลงมือปฏิบัติ จะมีความเชื่อมโยงกัน รวมทั้งส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม ทุกคนได้ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ทำให้พนักงานรู้สึกทะเยอทะยานที่จะไปให้ถึงผลสำเร็จของงาน และทุกคนเห็นการปฏิบัติงานว่าตอนนี้กำลังทำงานไปในทิศทางไหน สามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างเป็น  รูปธรรม ติดขัดหรือมีความท้าทายตรงไหน เราสามารถช่วยเหลืออะไรกันได้บ้าง และสร้างสรรค์พื้นที่ให้ทุกคนมีความรับผิดชอบต่อผลการปฏิบัติที่เกิดขึ้น

OKR และ KPI แตกต่างกันอย่างไร

การทำ OKR มักจะถูกนำไปเปรียบเทียบกับ KPI อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเครื่องมือวัดประสิทธิภาพพนักงานทั้ง 2 อย่างนั้น ค่อนข้างแตกต่างกัน และมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน วิธีการสังเกตความแตกต่างของ KPI และ OKR มีดังนี้

ทั้งนี้ หากองค์กรไหนต้องการการ “ติดตามผล” ของเป้าหมายที่ตั้งไว้ KPI จะมีประสิทธิภาพมาก แต่หากองค์กรไหนต้องการ “บรรลุเป้า” และต้องการการเปลี่ยนแปลงอย่างฉับไว OKR จะมีประสิทธิภาพมากกว่า

วิธีการสร้าง OKR ให้จบในครั้งเดียว ไม่ต้องแก้ซ้ำไปซ้ำมา

1. เริ่มจากการตั้งเป้าหมาย : ตั้งเป้า OKR ควรเป็นสิ่งที่เข้าใจง่าย เห็นแล้วรู้ทันทีว่าคืออะไร ไม่ต้องตีความ รวมทั้งเมื่อพนักงานเห็นแล้วเกิดแรงขับเคลื่อนอยากไปให้ถึงเป้า การตั้งเป้า OKR ควรใช้ภาษาที่สื่อให้เห็นถึงการลงมือทำ มีกรอบเวลาที่ชัดเจนว่าเป้าหมายนี้ ควรสำเร็จในตอนไหน
2. กำหนดการวัดผล : การวัดผลนั้นควรเป็นสิ่งที่เฉพาะเจาะจง เป็นตัวเลข สามารถวัดผลได้ เป็นการตั้งเป้าหมายและกำหนดการวัดผลที่ “เกินตัว” แต่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง โดยเราอาจจะย้อนกลับไปดู performance ในอดีตว่าเป็นอย่างไร และมีจุดไหนที่เราสามารถนำมาปรับปรุงได้บ้าง รวมไปถึงการกำหนดกรอบเวลาว่าควรจะสำเร็จตอนไหน
3. กลับไปดูที่เป้าหมาย ต้องมั่นใจว่าเป็นไปในแนวทางเดียวกัน : เป้าหมายของพนักงาน ทีม และบริษัทต้องสอดคล้องและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน ซึ่งจะก่อให้เกิดการร่วมมือกันไม่เพียงเฉพาะในทีมเดียวกัน แต่ทำงานร่วมกันข้ามทีม และไม่เน้นการมอบหมายให้พนักงานทำ แต่เน้นให้พนักงานคิดขึ้นมาเอง เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการทำงานและสร้างความรับผิดชอบ รู้สึกได้ถึงความเป็นเจ้าของต่องานที่ทำ
4. เน้นคุณภาพ ไม่เน้นปริมาณ : อย่ามอบหมายวัตถุประสงค์ที่มากเกินไปเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าควรจะโฟกัสกับงานไหน โดยอาจจะจำกัดวัตถุประสงค์ไว้ที่ไม่เกิน 3 อย่าง เพื่อให้ง่ายในการจัดการและสามารถวัดผลได้แม่นยำ
5. เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วม : การเปิดโอกาสให้คนในทีมเห็นและสร้าง OKR ร่วมกันนั้น จะทำให้ทุกคนเกิดการยอมรับว่า สิ่งที่จะทำนั้นมีโอกาสสำเร็จหรือไม่ และทุกคนสามารถช่วยกันตรวจสอบได้ว่า OKR ทั้งรายบุคคลและรายทีม สอดคล้องกับเป้าประสงค์ของบริษัท และทำได้เป็นจริงมากน้อยแค่ไหน
6. ใช้คำที่สื่อคือการลงมือทำ : ไม่ว่าจะเป็นการเขียน Objective หรือ Key Result ควรใช้คำกริยาที่สื่อให้เห็นถึงการกระทำที่ชัดเจน เช่น บรรลุ เพิ่ม พัฒนา ลด ส่งมอบ เป็นต้น
7. คอยอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ : เราต้องคอยติดตามผลการทำงานและประเมินงานกันเป็นระยะ ว่าตอนนี้ทำงานถึงไหน ติดขัดอะไรบ้าง และสามารถปรับเปลี่ยน OKR ได้หากมีปัญหา

ข้อควรระวังในการเขียน OKR พร้อมตัวอย่าง

การตั้ง OKR มีหลักสำคัญที่สามารถจำได้ง่าย ๆ คือ ตั้งเป้าเข้าใจง่ายแต่เกินตัว, วัดผลเป็นตัวเลขได้, มีกรอบเวลาที่ชัด และ ควรโฟกัสที่จุดไหน

ตั้งเป้าหมายที่เข้าใจง่าย แต่ทำได้ยาก และไม่ใช่งานที่ต้องทำอยู่แล้ว

สิ่งสำคัญในการตั้งเป้า OKR นั้น คือการตั้งเป้าที่ เฉพาะเจาะจง เข้าใจได้ด้วยภาษาง่าย เป็นเป้าหมายที่ “เกินตัว” แต่ยังต้องตั้งบนพื้นฐานของความเป็นจริง เพื่อผลักดันขีดความสามารถของตัวพนักงานและองค์กรให้ก้าวขึ้นไปอีกระดับ และพาทุกคนออกมาจากคอมฟอร์ทโซน โดยที่เราต้องถามตัวเองว่า “เราอยากจะประสบความสำเร็จในเรื่องอะไร” ไม่ใช่ “เราจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร“

ตัวอย่าง เช่น OKR ที่เป็น Objective ของฝ่ายการตลาด เช่น

Objective: เพิ่ม Brand Awareness ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
Key Result: เพิ่มยอด engagement ในโซเชียลมีเดีย โดยมุ่งเน้น traffic จากภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ 30% ภายในไตรมาส 1
Key Result: ออกแคมเปญอย่างน้อย 3 แคมเปญ มุ่งเป้าที่ลูกค้าใน SEA ภายในไตรมาสนี้

หรือ OKR ของฝ่ายขาย เช่น

Objective : เพิ่มรายได้ให้ถึง 50 ล้านจากลูกค้าในกลุ่มภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
Key Result: ปิดดีลกับลูกค้าระดับ Enterprise ให้ได้ 10 ดีลภายในไตรมาส 1
Key Result: แต่ละดีลที่ปิดได้ต้องมีค่าเฉลี่ยดีลละ 1,000,000 บาท 

สิ่งที่ต้องระวังอย่างมากในการตั้ง OKR คือการตั้ง OKR ที่ง่ายเกินไป สามารถทำเสร็จได้ในระยะไม่นาน หรือต้องเป็นเป็นงานประจำที่ต้องทำอยู่แล้วเช่น

ตัวอย่าง

Objective : ขยายฐานลูกค้าใหม่ ๆ
Key Result: ส่งอีเมล 500 ฉบับให้กับลูกค้าใหม่
Key Result: โทรหาลูกค้าใหม่ 300 คน

จะเห็นได้ว่า การตั้งเป้าหมายแบบนี้ค่อนข้างจะเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำอยู่แล้ว ไม่ได้เน้นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น อีกทั้งการวัดผลนั้น คือการวัดผลที่เน้นปริมาณของสิ่งที่ทำ โดยไม่เน้นผลลัพธ์ เช่น conversion rate (ตัวเลขที่เปลี่ยนจากผู้ที่สนใจให้มาเป็นลูกค้าที่ซื้อสินค้า) หรือ Revenue Growth (การเติบโตของรายได้)

ไม่ตั้งเป้าหมายแบบนามธรรม ไม่มีตัวเลขวัดผลได้ ไม่ใช่ OKR

สิ่งที่ต้องระวังให้มากเกี่ยวกับการตั้ง OKR คือการที่เป้าหมายนั้นเป็นนามธรรม วัดผลด้วยตัวเลขไม่ได้ ซึ่งหากวัดผลด้วยตัวเลขไม่ได้ จะทำให้พนักงานไม่รู้ว่าตอนนี้ตัวเองตอนนี้อยู่ตรงไหน เดินมาถูกทางหรือไม่ ไม่รู้ว่าจุดไหนคือความสำเร็จ และจุดไหนที่ต้องปรับปรุง ทีมจะไม่สามารถให้คำแนะนำได้ว่าต้องปรับปรุงการทำงานในจุดไหน เพราะขาดเครื่องมือชี้วัด

การดูง่าย ๆ ว่า OKR นั้นไม่ใช่นามธรรม คือการตั้งเป้าตัวเลขที่ใช้ในการวัดผล ซึ่งเราสามารถเริ่มตั้งได้โดยเริ่มจากการตั้งตัวเลขไว้ในใจ เช่น

ตัวอย่าง

Objective: เพิ่มการมีส่วนร่วมในทีม
Key Result: จัดประชุมทีมเป็นประจำ
Key Result: ส่งเสริมให้มีการทำงานร่วมกันกับคนต่างแผนก

การตั้ง OKR แบบนี้ จะเกิดคำถามตามมาเช่น การจัดประชุมทีมเป็นประจำนั้น แค่ไหนถึงเรียกว่า “ประจำ” ทุกวัน ? ทุกอาทิตย์ ? และการส่งเสริมการทำงานร่วมกันกับคนต่างแผนกนั้น จะเกิดคำถามเช่น เราจะรู้ได้อย่างไรว่าการทำงานร่วมกันกับคนต่างแผนก ก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ใช้อะไรเป็นตัววัด

กำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจน วัดที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่การการกระทำ

การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจน เปรียบเสมือนการกำหนดเดดไลน์ให้กับการทำงาน ว่าเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้นั้น ควรจะทำให้ได้ใกล้เคียงเป้าหมายตอนไหน และหากไม่มีกรอบเวลาที่มากำหนดแล้ว จะทำให้เราไม่รู้สึกว่าต้องเร่งรีบในการไปให้ถึงเป้าหมาย และขาดความรับผิดชอบต่อเป้าหมายนั้น ๆ ที่ควรจะไปให้ถึง

อีกเหตุผลหนึ่งคือ เราควรจะโฟกัสไปที่ ผลลัพธ์ของการกระทำ ไม่ใช่ เราได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง เพราะการวัดผลนั้นจะต้องเน้นที่ผลลัพธ์ ที่สอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและบริษัท เน้นคุณภาพมากกว่าปริมาณ

ตัวอย่าง

Objective: เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
Key Results: เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT) ให้ได้ถึง 90%
Key Results: ลดเวลาในการตอบคำถามลูกค้าให้เหลือแค่ 6 ชั่วโมง
Key Results: เพิ่ม Net Promoter Score ให้ได้ถึง 70

แม้ว่า OKR นี้จะดี แต่จะเห็นได้ว่าไม่มีกรอบการทำงานของแต่ละชิ้นว่าควรจบที่ตอนไหน และคนที่ได้รับมอบหมาย OKR นี้จะไม่รู้สึกว่าควรทำงานให้เสร็จภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด ไม่มีความชัดเจนว่าควรจะรีวิวผลงานตอนไหน และเราควรจะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรเพื่อให้งานที่ทำนั้นสำเร็จภายในกรอบเวลา

อย่าตั้ง OKR มากเกินไป จนไม่รู้จะไปโฟกัสที่จุดไหน

การตั้ง OKR ที่กว้าง หรือต้องทำหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน จะทำให้เกิดความสับสน และทำให้พนักงานจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกว่า ควรต้องทำอะไรก่อน โฟกัสอยู่ที่จุดไหน และไปไม่ถึงเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ ส่งผลให้งานนั้นไม่ได้ผล พนักงานรู้สึกท้อแท้ ใช้ทรัพยากรที่มีไปโดยเปล่าประโยชน์ และมีผลกระทบเรื่องประสิทธิภาพของการทำงานที่ตามมา

การตั้ง OKR ไม่ให้มากเกินไป ไม่ควรเกิน 2-3 objective และแต่ละ objective ไม่ควรมีตัววัดผล ควรมีประมาณ 3-5 ข้อ

ตัวอย่าง 1

Objective 1: เพิ่มยอดขาย
Objective 2: ปรับปรุงการรักษาฐานลูกค้าเดิม
Objective 3: ปล่อยผลิตภัณฑ์ใหม่
Objective 4: ขยายตลาดใหม่
Objective 5: ลดต้นทุนการผลิตสินค้า

ตัวอย่าง 2

Objective: เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
Key Result: จัดกิจกรรมสร้างสัมพันธ์ในทีมทุกสัปดาห์
Key Result: ใช้เครื่องมือเพื่อเก็บฟีดแบ็กพนักงานใหม่
Key Result: เพิ่มยอดผู้เข้าตอบแบบสอบถาม 90%
Key Result: จัดสัมมนาบริษัท
Key Result: จัดคอร์สอบรมผู้นำให้พนักงานระดับผู้จัดการ 20 คน
Key Result: จัดวางเลย์เอาต์ออฟฟิศใหม่
Key Result: ปรับปรุงนโยบายของ HR ให้ตรงตามกับคำแนะนำของพนักงาน

จะเห็นได้ว่า ในตัวอย่างที่ 1 เป้าหมายของแต่ละอันไม่ได้เชื่อมโยงกัน แต่ละอย่างล้วนแล้วแต่สำคัญจนทำให้จัดลำดับความสำคัญไม่ถูก ทำให้ไม่สามารถไปถึงแต่ละเป้าหมายได้ในระยะเวลาอันสั้น และในตัวอย่างที่ 2 นั้น พนักงานมีตัววัดผลที่มากเกินไป จนไม่รู้ว่าต้องทำอันไหนก่อน

วิธีเปลี่ยน OKR ที่ไม่ดี ให้กลายเป็น OKR ที่ดี

การเปลี่ยน OKR ที่ไม่ดีให้เป็น OKR ที่ดีได้ พนักงานต้องทำให้ OKR นั้นชัดเจน วัดผลได้ และโฟกัสถูกจุดว่าควรทำอะไร เช่น

ตัวอย่างที่ไม่ดี : ฝ่ายขายได้ตั้ง OKR มาดังนี้
Objective: ขายสินค้าให้ได้มากขึ้น
Key Results: โทรหาลีดให้มากขึ้น
Key Results: ปิดดีลให้ได้มากขึ้น

จะเห็นได้ว่า วัตถุประสงค์นี้เป็นวัตถุประสงค์ทั่วไป ที่ฝ่ายขายต้องทำอยู่แล้ว เมื่ออ่านแล้วไม่รู้สึกถึงแรงกระตุ้นให้ทำ และในส่วนของการวัดผล (key result) ก็เป็นการตั้งในสิ่งที่เป็นหน้าที่ของเซลล์โดยตรง ไม่มีความท้าทาย วัดผลไม่ได้ เน้นที่การกระทำมากกว่าผลลัพธ์ และไม่มีเป้าหมาย ไม่มีกรอบที่ชัดเจน หากอยากเปลี่ยน OKR นี้ให้เป็น OKR ที่ดี จะเปลี่ยนได้ดังนี้

Objective: เพิ่มรายได้จากลูกค้าที่เข้ามาใหม่
Key Results: ปิดดีลมูลค่า 1 ล้านบาท ให้ได้อย่างน้อย 20 ดีลภายในไตรมาสที่ 1
Key Results: เพิ่ม conversion rate เปลี่ยนจากลีดให้มาเป็นลูกค้า จาก 15% เป็น 20%
Key Results: เพิ่มรายได้จากช่องทางใหม่ให้ถึง 50 ล้านภายในไตรมาสนี้

จะเห็นได้ว่า OKR ที่เห็นนั้น เป็น OKR ที่อ่านแล้วรู้สึกอยากทำให้บรรลุเป้าหมาย เป็นเป้าหมายที่เกินตัว ท้าทาย แต่ไม่ใช่ว่าจะทำไม่ได้ เน้นไปที่ผลลัพธ์ที่วัดผลได้ ไม่ใช่งานที่ทำประจำวัน มีกรอบเวลาชัดเจน มีจุดโฟกัสที่ชัดเจนและทุกคนสามารถติดตามผลได้อย่างเป็นรูปธรรม

โปรแกรม OKR : เครื่องมือวัดและติดตามผล

ด้วยเครื่องมือ OKR Software ที่ครบครันของ empeo โปรแกรมการบริหารงานบุคคลครบวงจร สามารถให้ HR จัดการ OKR ของทั้งบริษัทได้อย่างมีี่ประสิทธิภาพ ด้วยฟังก์ชั่น Goal management ที่ทำให้สามารถตั้งเป้าหมายของบริษัท ตั้งเป้าหมายของทีม และพนักงานสามารถตั้งเป้าหมายของตัวเองที่สอดคล้องกับการตั้งเป้าหมายของทั้งองค์กรได้ พร้อมด้วยฟีเจอร์ที่พนักงาน สามารถอัปเดตความคืบหน้าของตัววัดผลได้เป็นระยะ ตั้งค่ารอบประเมินผลงานของตัวเองได้ พนักงานสามารถเจ้าไปอัปเดตผลการทำงานว่าเข้าใกล้เป้าหมายมากน้อยแค่ไหน และโปรแกรมสามารถช่วยคำนวณเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าจากปัจจุบันและเป้าหมายได้

นอกจากนี้ หากบริษัทไหนที่ไม่ได้ให้พนักงานตั้ง OKR หรือ KPI เอง หัวหน้าทีมก็สามารถตั้งเป้าหมายและมอบหมายเป้านั้นให้กับพนักงานได้เช่นกัน และสามารถเพิ่มตัววัดผลของทีม ตัววัดผลของพนักงาน และมอบให้พนักงานเข้ามาอัปเดตความคืบหน้าของการทำ OKR ได้เช่นกัน

ในส่วนของ KPI นั้น empeo ก็รองรับการสร้างเป้าหมายที่ใช้ KPI เป็นตัวชี้ัวัด โดยที่เราสามารถสร้างเป้าหมาย KPI ได้เอง จะเพิ่มให้พนักงานคนเดียวหรือเพิ่มให้หลายคนก็สามารถทำได้เช่นกัน อีกทั้งพนักงานยังสามารถอัปเดต KPI ได้ด้วยตัวเอง และมีการแสดงผลเป็นสีว่า kpi นั้นผ่านหรือไม่

บทความอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

• OKR คืออะไร? มาทำความรู้จักกับ OKR กันเถอะ
• The ultimate Guide to OKR Management
• แนะนำระบบประเมินพนักงานและ OKR จาก empeo
• จะใช้อะไรดี OKR KPI ความแตกต่างที่ควรรู้