ใบเตือนพนักงานคืออะไร และสิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับใบเตือน

ใบเตือนพนักงานหรือหนังสือเตือนพนักงานก็เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานตระหนักถึงสิ่งที่ตนเองทำผิดพลาดไป และต้องการให้พนักงานแก้ไขพฤติกรรมนั้น ๆ เพราะในโลกของการทำงานนั้นเราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าเราต้องเจอพนักงานหลายรูปแบบทั้งคนที่มีความรับผิดชอบและทัศนคติแบบดีเยี่ยม ไปจนถึงพนักงานที่ละเลยหลาย ๆ เรื่อง ซึ่งหลายครั้งนั้นการพูดคุยกันอย่างเดียวบางครั้งก็ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่ดี ใบเตือนพนักงานจึงจะเข้ามามีบทบาทช่วยให้พนักงานกลับเข้ารูปเข้ารอยได้

ทำความรู้จักกับใบเตือนพนักงาน และองค์ประกอบที่ต้องมี

ใบเตือนพนักงานนั้นก็คือเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจในการจ้างงาน ซึ่งก็คือผู้บังคับบัญชาหรือผู้จัดการนั่นเอง โดยจะเป็นการออกให้กับพนักงานที่จะกระทำความผิดบางอย่างทั้งทางเรื่องของเนื้องานหรือพฤติกรรม โดยมากแล้วบริษัทเองเมื่อพนักงานทำความผิดก็มักจะตักเตือนกันทางวาจาก่อน แต่ถ้าไม่มีการปรับปรุงก็จะต้องทำการออกใบเตือนแบบเป็นทางการ ทั้งนี้เป้าหมายของการออกใบเตือนก็เพื่อให้พนักงานได้รับรู้ถึงพฤติกรรมที่ตนเองได้ทำ ได้รับทราบและจะได้รู้ว่าจะปรับปรุงแก้ไขพฤติกรรมเช่นนั้นได้อย่างไร สาเหตุของการออกใบเตือนก็มีหลากหลาย เช่น มาสายบ่อย ๆ ขาดงานโดยไม่มีสาเหตุ ขาดงานไม่แจ้งผู้บังคับบัญชี การยุยงปลุกปั่นคนในบริษัท พฤติกรรมก้าวร้าว หรือการทำงานผิดพลาดแบบร้ายแรงไม่ใส่ใจ

องค์ประกอบของใบเตือนพนักงาน

ใบเตือนพนักงานนั้นควรจะต้องมีรายละเอียดต่าง ๆ ตามนี้

• ชื่อองค์กร
• วันที่ออกหนังสือเตือน
• ชื่อพนักงานและตำแหน่ง
• ชื่อผู้บังคับบัญชา
• ความผิดที่พนักงานกระทำ และช่วงเวลาที่ได้ทำความผิด
• ผลลัพธ์ที่เกิดจากสิ่งที่พนักงานทำลงไป
• คำชี้แจงรับทราบใบเตือนของพนักงาน
• ลายเซ็นพนักงานหรือพยาน

จะเห็นได้ว่าส่วนประกอบของหนังสือเตือนพนักงานนั้นจะมีค่อนข้างมาก และมีรายละเอียดหลายส่วนด้วยกัน นอกจากรายละเอียดที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว การออกใบเตือนพนักงานจะให้มีองค์ประกอบครบถ้วนนั้น ต้องไม่ใช่การเตือนด้วยวาจา แต่ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และให้พนักงานลงรับทราบ ในกรณีที่พนักงานไม่ยอมลงรายมือชื่อ ทางบริษัทไม่สามารถบังคับพนักงานได้ แต่สามารถอ่านให้ฟังต่อหน้าพยานและให้พยานลงรายชื่อเป็นหลักฐาน เพียงเท่านี้องค์ประกอบของใบเตือนก็จะครบถ้วนสมบูรณ์

สิ่งที่ต้องรู้ในการให้ใบเตือนพนักงาน

1. หลักการเขียนใบเตือนที่ถูกต้อง

ตอนนี้ทุกท่านคงทราบถึงองค์ประกอบที่ต้องใรในใบเตือนเรียบร้อยแล้ว หลักการเขียนใบเตือนนั้นควรทำให้เห็นชัดเจนว่าเป็นหนังสือเตือน ระวังเรื่องของการสะกดคำ ต้องถูกต้องและเขียนด้วยภาษาทางการ ระบุที่มาที่ไป รวมถึงเหตุการณ์ที่ทำให้ต้องออกหนังสือนี้ พร้อมแนบหลักฐาน และระบุแนวทางแก้ไขไปจนถึงกรอบการติดตามผล พร้อมมาตรการการลงโทษ

2. ตักเตือนในพื้นที่ส่วนตัว

ในระหว่างการตักเตือนนั้น แม้ว่าพนักงานจะทำผิดระเบียบ แต่ผู้จัดการเองควรเรียกพนักงานไปรับทราบในพื้นที่ส่วนตัว เพื่อไม่ให้พนักงานรู้สึกอับอายในที่สาธารณะ รวมถึงเปิดโอกาสให้พนักงานทำความเข้าใจถึงพฤติกรรมและสิ่งที่กระทำผิดไป เพื่อหาแนวทางในการแก้ไข และบอกให้รู้ถึงความคาดหวังและสิ่งที่อยากให้พนักงานปรับปรุงตัวเอง

3. เรื่องของลายเซ็นพนักงาน

อย่าลืมขอลายเซ็นพนักงานรับทราบการได้รับใบเตือน อย่างไรก็ดีหลายครั้งเองพนักงานอาจจะรู้สึกตกใจ หัวเสียกับสิ่งที่เกิดขึ้น และไม่ยินยอมเซ็น หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นก็ไม่ต้องตกใจไป แม้พนักงานไม่เซ็นก็ไม่เป็นปัญหา อย่าบังคับแต่ให้อ่านต่อหน้าพยานแทน แล้วทำการขอลายเซ็นพยาน พร้อมส่งหลักฐานหนังสือเตือนให้พนักงานในช่องทางที่พนักงานจะได้รับอย่างแน่นอน เช่นอีเมล

4. ใช้ข้อมูลจริง และระยะเวลาออกใบเตือนที่เหมาะสม

ในการตักเตือนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดนั้นจำเป็นจำต้องใช้ข้อมูลจริง ๆ เกิดขึ้น และโดยมากพนักงานก็มักจะมีการโต้เถียงถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ ดังนั้นแล้วเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ให้มากที่สุด ไม่ใช้อารมณ์ในการพูดคุยเพราะจะทำให้เรื่องราวยิ่งบานปลาย นอกจากนี้เวลาในการออกใบเตือนที่ดีที่สุดก็คือการออกทันทีหลังจากเกิดเหตุการณ์ เพราะเหตุการณ์ยังสดใหม่ พนักงานก็จะตระหนักสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายกว่าการทิ้งระยะเวลาไว้นาน ๆ แล้วค่อยกลับมาให้ใบเตือนซึ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าถูกกลั่นแกล้งได้มากกว่า

5. ปรึกษา HR หรือฝ่ายกฏหมาย

อย่างที่เราบอกไปในบทความว่าคนที่สามารถออกใบเตือนได้นั้นมีคนที่เป็นตัวแทนนายจ้างด้วย หลายครั้งอาจจะเกิดเรื่องที่ไม่มั่นใจว่าการเตือนแบบนี้จะถูกต้องตามระเบียบไหม เพื่อไม่ให้เป็นการคิดไปเอง หากเกิดความไม่มั่นใจควรปรึกษา HR หรือฝ่ายกฏหมายเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจทำให้ส่งผลเสียได้

การตักเตือนพนักงานโดยใช้ใบเตือนพนักงานนั้นแน่นอนว่าย่อมทำให้ผู้ได้รับเกิดความรู้สึกอึดอัด แต่การใช้งานเครื่องมือนี้อย่างถูกต้องจะทรงพลังมาก เพราะทำให้พนักงานได้ทบทวนตัวเอง และหากเค้าแก้ไขตัวเองได้ก็จะส่งผลดีโดยตรงต่อพนักงานและทีมงาน