ควรทำเงินเดือนเอง หรือจ้างทำเงินเดือนดี?

เชื่อว่าหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดสำหรับชาว HR หลายคน คือการทำเงินเดือนพนักงานครับ ใกล้สิ้นเดือนทีไร ต้องใช้เวลาร่วมสัปดาห์ในการจัดเก็บข้อมูล คำนวณเงินเดือน และเตรียมเอกสารต่างๆ เพื่อส่งสรรพากรและประกันสังคม ถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็กอาจจะไม่มีปัญหามากนัก แต่เมื่อบริษัทขยาย ก็จะเผชิญความท้าทายหลายด้าน จนอาจทำให้การทำเงินเดือนเองเป็นปัญหาของบริษัทในระยะยาวครับ

มาดูกันครับว่า ถ้าบริษัทเลือกทำเงินเดือนเอง จะพบกับปัญหาอะไรบ้าง และเมื่อเปลี่ยนมาจ้างบริษัทข้างนอก (outsource) ที่เชี่ยวชาญในการทำเงินเดือน จะทำให้ชีวิตชาว HR และบริษัท ดีขึ้นยังไงบ้างครับ

ปัญหา 1: เสียเวลากับงานธุรการ

ขึ้นชื่อว่า "ทำเงินเดือน" แต่จริงๆ แล้วความรับผิดชอบครอบคลุมไปมากกว่านั้นนะครับ ตั้งแต่จัดเก็บข้อมูลเวลาทำงานของพนักงาน คำนวณเงินค่าล่วงเวลา-ค่าสวัสดิการต่างๆ นอกจากนี้ ยังต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งกรมสรรพากร ต้องส่งเงินสมทบให้สำนักงานประกันสังคม และอื่นๆ อีกมากมาย ลองคิดดูว่าคุณจะต้องสูญเสียเวลาแค่ไหนในการทำงานธุรการที่แสนจะจุกจิก ยังไม่นับความเครียดสะสมอีกนะครับ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

การจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือน จะช่วยให้คุณสามารถทุ่มเทเวลาในการพัฒนางานด้านอื่นที่เป็นหัวใจของบริษัท เช่น ส่วนที่สร้างรายได้หรือผลกระทบเชิงบวกมากกว่าครับ

อย่าง empeo เอง มีบริการ Payroll Outsourcing Service รับทำเงินเดือนแบบครบวงจร ดูแลเรื่องเงินเดือนพนักงานคุณอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ประกันสังคม ทำสลิปเงินเดือน และการจัดทำรายงานต่างๆ เพื่อส่งสรรพากรและประกันสังคมด้วยครับ มั่นใจได้ว่าจะช่วยแบ่งเบางาน HR บริษัทคุณมากขึ้นแน่นอน

ปัญหา 2: ต้นทุนจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น

จากปัญหาข้อ 1 ถ้าบริษัทเลือกทำเงินเดือนเองแบบไม่ "รบกวน" งานประจำของ HR ก็คือลงทุนจ้างพนักงานทำเงินเดือน ซึ่งนอกจากจะมีค่าใช้จ่ายประจำในส่วนเงินเดือนแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ตามมาอีกเพียบเลยครับ เช่น สวัสดิการ การขึ้นเงินเดือนประจำปี โบนัส ฯลฯ ที่เป็นภาระผูกพันตามกฎหมายของบริษัท นอกจากนี้ อาจจะต้องซื้อระบบทำเงินเดือน (payroll software) มาช่วยงานด้วยอีกแรงครับ ในกรณีนี้ ยังมีค่าสัญญาบำรุงรักษาระบบตามมาด้วยนะครับ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

การจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือน จะช่วยลดค่าใช้จ่ายของบริษัทได้เป็นอย่างมาก เพราะจะเสียค่าใช้จ่ายในการ outsource ตามกำหนดระยะเวลาจ้างเท่านั้น นอกจากนี้ งานบางประเภทในยุคนี้ก็ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานประจำที่บริษัทก็ได้ การ outsource จึงถือเป็นการช่วยลดต้นทุน แถมยังคุ้มค่ากว่าการจ้างพนักงานประจำในหลายกรณีครับ

ปัญหา 3: เสี่ยงธุรกิจสะดุด

จากปัญหาข้อ 2 ต่อให้บริษัทคุณยืนยันที่จะจ้างพนักงานทำเงินเดือน ลองจินตนาการดูนะครับ ว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคนทำเงินเดือนของบริษัทคุณไม่สบายหรือหรือลาออกกลางคัน โดยที่ยังไม่ได้ทำเงินเดือนให้เสร็จเรียบร้อยก่อน? แน่นอนว่ามีความเสี่ยงที่การจ่ายเงินเดือนพนักงานจะสะดุด จนอาจทำให้การดำเนินธุรกิจของคุณหยุดชะงักไปด้วยครับ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

การจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือน จะช่วยให้คุณมั่นใจว่าการจ่ายเงินเดือนจะไม่สะดุดครับ เพราะจะมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ มาดูแลการทำเงินเดือนของบริษัทคุณโดยเฉพาะ โดยมีระบบทำเงินเดือนมาช่วยอีกแรงหนึ่งครับ

ปัญหา 4: เสี่ยงข้อมูลรั่วไหล

เนื่องจากการทำเงินเดือนนั้นต้องมีหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง การรั่วไหลของข้อมูลภายในอาจทำให้เกิดความเสียหายในวงกว้างครับ หรือแม้แต่การสูญหาย การโจรกรรม การดัดแปลงแก้ไขข้อมูล และการยักยอกข้อมูล ล้วนเป็นความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้กับทุกบริษัทครับ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

การจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือน จะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลรั่วไหล เพราะจะใช้ระบบทำเงินเดือนที่ทันสมัย คนที่จะเข้าสู่ระบบได้ต้องเป็นผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์และรหัสผ่านเท่านั้น มีความปลอดภัยสูงครับ

อย่าง empeo เอง มีการใช้ระบบ Advanced Payroll ออกสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็คทรอนิกส์ที่เข้ารหัสผ่าน พร้อมส่งเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคน รับประกันเรื่องความปลอดภัยข้อมูลครับ นอกจากนี้ ระบบยังทำงานบนคลาวด์ มีความเสถียร ปลอดภัย ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะรั่วไหลครับ

ปัญหา 5: คำนวณเงินเดือนผิดพลาด

ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่ได้ ยิ่งเป็นเรื่องเงินๆ ทองๆ แล้วล่ะก็ ถ้าพลาดทีนี่เสียหายไม่น้อยเลยนะครับ ยังไม่นับผลกระทบที่อาจตามมา เช่นการฟ้องร้องทางกฎหมาย การดำเนินธุรกิจที่อาจหยุดชะงัก ฯลฯ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

บริษัทที่รับทำเงินเดือน ส่วนใหญ่จะใช้ระบบทำเงินเดือนที่ทันสมัย สามารถคำนวณเงินเดือนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ พร้อมเจ้าหน้าที่ทำเงินเดือนที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์สูง ตรวจสอบงานได้อย่างละเอียดรอบคอบ ช่วยลดความเสี่ยงที่จะคำนวณเงินเดือนผิดพลาดได้อีกชั้นครับ

อย่าง empeo เอง มีการใช้ระบบ Advanced Payroll เชื่อมต่อกับระบบบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน ออกแบบมาให้รองรับโครงสร้างองค์กรหรือวิธีการจัดการกะทำงานที่ซับซ้อน สามารถคำนวณเงินเดือนได้อย่างถูกต้องแม่นยำครับ

ปัญหา 6: เสี่ยงทำผิดกฎหมาย

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายรายอาจไม่คุ้นเคยกับกฎหมายภาษีที่ซับซ้อน ดังนั้น การไม่รู้กฎหมายอย่างละเอียดรอบคอบ อาจทำให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีได้ไม่เคร่งครัด จนนำไปสู่การตรวจสอบและเสียค่าปรับมากมายครับ

จ้างทำเงินเดือน จะช่วยยังไง?

บริษัทที่รับทำเงินเดือน จะมีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์สูง และในบางที่อาจมีผู้เชี่ยวชาญด้านกฎระเบียบของรัฐมาช่วยตรวจสอบมาตรฐานและความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติตามข้อกฎหมายด้วยครับ

อย่าง empeo เอง มีบริการ Payroll Outsourcing Service รับทำเงินเดือนแบบครบวงจร ดูแลเรื่องเงินเดือนพนักงานคุณอย่างเต็มรูปแบบ พร้อมส่งรายงานการจ่ายเงินเดือนอย่างละเอียดและรายงานประกันสังคมและภาษี ให้กับบริษัทครับ มั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามข้อกฎหมายที่กำหนดแน่นอน

สรุปว่า จ้างทำเงินเดือนดีกว่า ถ้าไม่พร้อมรับความเสี่ยง

ค่อนข้างจะชัดเจนแล้วนะครับ ว่าการจ้างทำเงินเดือนจะช่วยลดปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในกรณีที่บริษัทเลือกทำเงินเดือนเอง ส่วนถ้าบริษัทคุณสนใจอยากลดภาระงาน HR และมองหาทีมงานมืออาชีพในการทำเงินเดือน ลองปรึกษา empeo สิครับ เรารับทำเงินเดือนแบบครบวงจร ดูแลเรื่องเงินเดือนพนักงานคุณอย่างเต็มรูปแบบ เพียงเท่านี้คุณก็ไม่ต้องเสียเงินจ้างพนักงานทำเงินเดือนเพิ่มหรือซื้อซอฟต์แวร์ราคาสูงอีกต่อไปครับ