5 เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับ time attendance software

Time attendance software ก็เป็นซอฟต์แวร์อีกตัวหนึ่งที่ได้รับความนิยมมาก ๆ ในปัจจุบัน พร้อม ๆ กับการหายไปของเครื่องตอกบัตรที่ล้าสมัยไปเรียบร้อยแล้ว แม้ว่าบริษัททุกวันนี้จะมีการเข้างานแบบยืดหยุ่นมากขึ้น แต่สุดท้ายแล้วการทำงานก็ยังจำเป็นที่จะต้องเก็บเวลาเข้าออกงานอยู่ดี และเจ้าตัว time attendance software นี่แหละที่เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในการช่วยอำนวยความสะดวกให้กับ HR ดูเผิน ๆ แล้วการเก็บเวลาเข้าออกงานก็ดูเป็นโปรแกรมแบบง่าย ๆ ไม่น่าจะยากในการเลือกใช้สักเท่าไร แต่เอาเข้าจริงแล้วถือเป็นโปรแกรมที่สำคัญมาก ๆ เพราะข้อมูลต่าง ๆ ยังต้องนำไปใช้ในการจัดการ payroll และพนักงานอีกด้วย

ก่อนจะใช้ time attendance software สักตัวต้องรู้อะไร?

1.ช่องทางการบันทึกเวลา

ถ้าเป็นเมื่อก่อนที่ใช้ระบบตอกบัตรก็คงไม่ต้องคำนึงช่องทางของการบันทึกเวลาเพราะพนักงานทุกคนจะตอกบัตรเข้างานผ่านเครื่องตอกบัตร แต่สำหรับโปรแกรม time attendance คงไม่ใช่แบบนั้น เพราะ ปัจจุบันนี้โปรแกรมบันทึกเวลาเข้าออกงานนั้นพัฒนาบนความเข้าใจของปัญหาที่เกิดขึ้น และช่วยจัดการและเสนอทางเลือกของช่องทางในการบันทึกเวลาหลาย ๆ รูปแบบด้วยกัน ให้กับบริษัทได้เลือกใช้งาน แต่ละโปรแกรมก็จะมีรูปแบบการบันทึกเวลาแตกต่างกันออกไป เราได้จำแนกช่องทางแบ่งออกเป็นสิ่งที่ต้องมี และ option เสริมดังนี้

ต้องมี:                    

• การเชื่อมต่อบันทึกเวลากับเครื่องสแกน ถึงแม้จะไม่มีการตอกบัตร แต่ก็มีเครื่องสแกนนิ้ว สแกนหน้ามาทดแทน การใช้งานร่วมกับเครื่องจำพวกนี้ได้จึงจำเป็นมาก ๆ
• Check-in ผ่านมือถือ เป็นอีกทางเลือกที่ได้รับความนิยม จนควรที่จะต้องมีเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการกำหนดนโยบายในการทำงาน เพราะไม่แน่ว่าอนาคตคุณอาจจะมีการใช้ policy บางอย่างและหากโปรแกรมไม่รองรับตั้งแต่ต้น คุณจะลำบากมากเลยทีเดียว

option เสริม:

• Beacon การเช็คอินบนมือถือผ่านบีคอน ก็เป็นอีกออปชั่นเสริมที่ช่วยอำนวยความสะดวกได้มาก ๆ สำหรับบริษัทที่มีหลายสาขา หรือต้องส่งพนักงานไปประจำตามห้าง การที่สามารถใช้ผ่านบีคอนได้ จะช่วยให้ไม่ต้องติดตั้งเครื่องสแกนที่มีราคาแพง
• Face verification สแกนผ่านมือถือและยืนยันตัวตนผ่านใบหน้า ด้วยการมีวิธียืนยันตัวตนจะทำให้ HR และบริษัทมั่นใจได้ว่า จะไม่มีการเอา account ไปให้เพื่อนช่วยเช็คอินให้เหมือนกับการแอบตอกบัตรแทนกัน

2.การนำข้อมูลไปใช้ต่อ

อย่างที่ทุกท่านทราบกันดีว่าข้อมูลเวลาเข้าออกงานนั้นเป็นข้อมูลเริ่มต้นในการจัดการพนักงาน ที่เรียกได้ว่ามีความสำคัญสุด ๆ เพราะต้องนำไปใช้อีกหลายอย่าง เช่น สิทธิ์การลาต่าง ๆ โอที หรือแม้กระทั่งนำมาใช้ในการคำนวณเงินเดือน ถ้าหากบริษัทมองดูแค่ฟีเจอร์ time attendance เพียงอย่างเดียว ก็ต้องดูให้มั่นใจว่าโปรแกรมที่เลือกใช้งานนั้นสามารถที่จะส่งออกข้อมูลเวลาของพนักงานเพื่อนำเอไปใช้งานต่อในการคำนวณเงินเดือนได้ เพราะไม่เช่นนั้นโปรแกรมที่ทำได้เพียงการเก็บเวลาเข้าออกงาน แต่ไม่สามารถทำไรต่อได้ก็คงไม่มีประโยชน์อะไร ถ้าจะให้ดีที่สุด เราแนะนำว่าให้มองหาโปรแกรมที่ช่วยจัดการในส่วนอื่นไปพร้อม ๆ กันด้วยเลยก็จะช่วยให้การจัดการ HR ทำได้ครบวงจรมากขึ้น

3.มีฟีเจอร์อื่น ๆ เพิ่มเติมไหม

แม้ว่าจุดประสงค์ในการหาโปรแกรมของคุณคือเพื่อใช้งานในส่วนของการเก็บเวลาเพียงส่วนเดียวก็ตาม  และด้วยความที่โปรแกรมตอนนี้มีการพัฒนากันเยอะมาก ๆ จึงมีโปรแกรม HR ที่มีแต่ฟีเจอร์ตรงนี้ให้จำนวนไม่น้อย แต่เราอยากแนะนำว่าแม้ว่าจะต้องการใช้งานเพียงส่วนนี้ส่วนเดียว แต่คุณควรที่จะดูข้อมูลเพิ่มเติมด้วยว่าเจ้าโปรแกรมที่คุณกำลังจะซื้อนั้น มีฟีเจอร์อื่น ๆ เช่นการลา การจัดการกะ การเบิกโอที การคำนวณเงินเดือน และอื่น ๆ อีกด้วยหรือไม่ เพราะไม่เช่นนั้นแล้วหากในอนาคตคุณต้องการขยับขยายจะทำได้ลำบากมาก และเมื่อถึงจุดที่คุณต้องใช้ฟีเจอร์มากขึ้นหมายความว่าบริษัทคุณต้องมีจำนวนคนมากขึ้น และการต้องย้ายข้อมูลทุกอย่างไปยังระบบใหม่จะยุ่งยากมาก ๆ

4.รายงานที่ตรงความต้องการ

โปรแกรมบันทึกเวลาเข้าออกงานโดยส่วนใหญ่มักจะออกรายงานเวลาง่าย ๆ ให้ได้อยู่แล้ว แต่ก็มีที่บางผู้พัฒนาไม่ได้มีการใส่ใจในส่วนนี้ หรือทางฝั่ง HR เองก็อยากได้รายงานที่มีรายละเอียดเพื่อนำไปใช้งานต่อ หรือวิเคราะห์สภาพการทำงานของพนักงาน ดังนั้นแล้วลองดูให้แน่ใจว่าอย่างน้อยควรจะต้องมี insight บางอย่าง เช่น เวลาเข้าออกงานแยกเป็นรายวัน สถานะของพนักงาน กะการทำงานต่าง ๆ ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์และสามารถนำไปวิเคราะห์เชิงลึกด้าน productivity ของพนักงานได้

5.การใช้งานและความถูกต้องของเวลา

สุดท้ายนี้สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คงเป็นเรื่องของการใช้งาน เพราะไม่ว่าโปรแกรมจะมีราคาถูกสักเท่าใด แต่หากไปใช้งานจริงแล้วไม่สามารถใช้งานได้ดี ก็ไม่ต่างอะไรกับการเสียเงินฟรี ๆ เลือกระบบที่พนักงานในทุกระดับที่ไม่ว่าจะมีความรู้ด้านเทคโนโลยีหรือไม่ก็สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย นอกเหนือไปจากการใช้งานที่ต้องง่ายแล้ว การตั้งค่าได้อย่างยืดหยุ่น สามารถใช้งานร่วมกันหลายบริษัทได้ไหมบนระบบเดียว รวมไปถึงการกำหนดสิทธิ์ต่าง ๆ ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ๆ และเป็นรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้คุณใช้งานได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น

อีกส่วนหนึ่งก็คือเรื่องของการเวลาที่เข้ามาในระบบ ต้องมีความถูกต้อง เช่นหากใช้งาน check in ผ่านแอปนั้น สามารถตั้งได้ไหมว่าพนักงานต้องอยู่ในพื้นที่ที่กำหนดไว้ หากใช้งานสแกนนิ้ว สแกนหน้าเวลาที่เข้ามามีความถูกต้องแน่นอนใช่หรือไม่ เพราะสุดท้ายแล้วหากไม่มีความถูกต้อง แทนที่ระบบจะเข้ามาช่วยแต่จะกลายเป็นเพิ่มความยุ่งยาก และทำให้เรารู้สึกโมโหแทนก็เป็นได้