บอกลาการตอกบัตรเข้างาน สู่การจัดการเวลางานแบบดิจิทัล

การตอกบัตรเข้างานนั้นสำหรับคนทำงานในปัจจุบันแล้วนั้นคงเป็นเรื่องที่มีทั้งคนที่ยอมรับได้ และบางคนที่รู้สึกไม่ค่อยชอบใจสักเท่าไรนัก แต่ถ้าว่ากันตามตรงการตอกบัตรนั้นก็มีความสำคัญมาก ๆ ในแง่กับทั้งองค์กรและ HR เองเพราะต้องเอามาใช้ในการคำนวณเวลาเข้าออกงานของพนักงานแต่ละคน และเจ้าเวลางานนี่แหละที่ถูกเอามาใช้ในการคำนวณเงินเดือนอีกที อันที่จริงแล้วที่ทำงานในปัจจุบันเองนั้นหลาย ๆ ที่ก็เริ่มปรับเปลี่ยนจากการใช้เครื่องตอกบัตรมาเป็นการใช้เครื่องสแกนหรือวิธีอื่น ๆ ที่ช่วยให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ทำไมการตอกบัตรเข้างานถึงเสื่อมความนิยม

ก่อนจะมาดูเหตุผลว่าทำไมการตอกบัตรโดยใช้เครื่องจึงเริ่มไม่ได้รับความนิยม เราขอเล่าให้ฟังว่ามีวิธีการอย่างไร พนักงานแต่ละคนจะได้รับบัตรซึ่งเป็นใบลงเวลา และที่สำนักงานก็จะมีการตั้งเครื่องตอกบัตรเอาไว้ เมื่อพนักงานมาถึงก็จะใช้บัตรที่ว่านั่นเสียบลงไปในเครื่องและเครื่องก็จะทำการลงเวลาทำงานใส่ในบัตร ซึ่งหากพิจารณากันดูดีๆแล้วหากจะบอกว่าการใช้เครื่องตอกบัตรเข้างานนั้นไม่เหมาะกับการทำงานในปัจจุบันนี้แล้วก็คงไม่เกินจริงจนเกินไป นอกจากนี้ยังมีปัญหาอีกหลายประการเช่น

• ง่ายต่อการตอกบัตรแทนกัน เพราะแค่มีบัตรก็สามารถลงเวลาได้ทันที
• แม้ว่าจะแก้ไขโดยการหาคนมาเฝ้า แต่ก็เสีย resource ในการทำงานไปฟรีในช่วงเวลาหนึ่ง
• การตรวจสอบย้อนหลังก็ทำได้ยาก
• เครื่องตอกบัตรราคาแพง และบัตรสำหรับลงเวลาต้องซื้อเพิ่มทุกเดือน
• ข้อมูลจะเอามาใช้ต้องทำมือ เสียเวลามากในการสรุป

อ่านมาถึงตรงนี้คุณผู้อ่านคงเริ่มรู้สึกแล้วว่าการเก็บเวลาเข้างานแบบตอกบัตรนั้นไม่ได้มีประสิทธิภาพดีแบบที่คิด แต่ถ้าหากว่าเรายังใช้ระบบตอกบัตรเข้างานอยู่จะมีวิธีปรับเปลี่ยนอย่างไรได้บ้าง

จัดการเวลาเข้างานง่าย ๆ ด้วยโปรแกรม HR 

ปัจจุบันด้วยการมาของเทคโนโลยีก็ทำให้การจัดการพนักงานทำได้อย่างง่ายดายมากขึ้น การบันทึกเวลาเข้าออกงานก็เป็นฟีเจอร์ที่โปรแกรม HR ทุกประเภทต้องมีเป็นฟีเจอร์พื้นฐานกันอย่างแน่นอน โดยระบบพวกนี้การลงเวลาเข้างานก็จะมีวิธีที่แตกต่างกันออกไป แต่ถ้าฝ่ายบุคคลต้องเลือกแล้วล่ะก็เราขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมที่สามารถลงเวลาผ่านทั้งเครื่องสแกนนิ้ว สแกนหน้าได้ ลงเวลาผ่านแอปมือถือได้ และถ้ารองรับการใช้งานร่วมกับ beacon ได้ก็จะยิ่งดี (ไม่รู้จัก beacon อ่านต่อเลยที่นี่) นอกจากการวิธีรับรองเวลาแล้ว สิ่งสำคัญอีกส่วนนึงคือระบบ HR นั้นต้องทำงานบนคลาวด์ก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทุกคนได้

• พนักงาน - พนักงานเองไม่ต้องพกบัตรลงเวลา ไม่ต้องกลัวหาย สามารถลงเวลาโดยใช้มือถือของตนเองได้ นอกจากนั้น ยังสามารถมองเห็นข้อมูลการเข้างานของตนเองได้ทันที การลางานหรืออะไรก็สามารถจัดการผ่านโปรแกรมได้เลย
• องค์กรและ HR – สำหรับฝั่งของบริษัทเองนั้นก็ทำให้การจัดการเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ข้อมูลต่างๆถูกเก็บไว้บนคลาวด์ และที่สำคัญคือข้อมูลการเข้าออกงานเก็บได้ตลอดไม่เหมือนกับการตอกบัตรที่มักมีระยะเวลาที่จำกัดมาก ๆ และเมื่อต้องเรียกดูข้อมูลอะไรต่างๆ ก็แสดงผลได้แบบเรียลไทม์เลยอีกด้วย

ประโยชน์ที่ระบบ HR เหนือกว่าการตอกบัตรเข้างาน

1.ไม่ต้องกลัวการลงเวลาแทนกัน

ด้วยความที่โปรแกรม HR นั้นสามารถดึงเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ สแกนใบหน้าได้ ทำให้การใช้งานระบบ HR ร่วมกับเครื่อง biometric นั้นเป็นอะไรที่พบเห็นได้ทั่วไป การตรวจสอบตัวตนก็ทำได้ง่ายมั่นใจได้ว่าพนักงานที่ลงเวลาจะเป็นคนเดียวกันจริงๆ

2.ลงเวลาผ่านมือถือได้

และหากบริษัทไม่ต้องการลงทุนเรื่องเครื่องสแกน biometric เพิ่ม ก็สามารถเปิดให้พนักงานลงเวลาการทำงานผ่านมือถือได้เมื่ออยู่ในรัศมีบริษัท หลายคนอาจจะแย้งว่าแบบนี้ก็มีการลงเวลาแทนกันได้ไม่ยาก แต่ด้วยความที่ข้อมูลส่วนตัวรวมไปถึงสลิปเงินเดือนทุกอย่างจะผูกติดกับแอคเค้าพนักงาน ส่วนใหญ่ก็คงไม่อยากเสี่ยงให้ข้อมูลตรงนี้รั่วไหล

3.จัดการข้อมูลได้ดีกว่า

HR เองก็สามารถเรียกดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องมาทำ manual ทุกเดือน การสรุปยอดพนักงานที่ ขาด ลา มาสาย ระบบก็จะช่วยจัดการให้โดยอัตโนมัติ และข้อดีอีกอย่างก็คือการเรียกดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้เห็นข้อมูล ณ เวลานั้น ๆ ได้ทันที

4.HR ไปทำงานที่ high level กว่าได้

แทนที่จะต้องเสียเวลาในการทำงานไปกับการรวบรวบรวมข้อมูล เวลาจากการตอกบัตร เอาข้อมลนั้นไปประมวลผล ที่แย่ไปกว่านั้นคือพนักงานต้องคอยมาถามสิทธิ์การลาต่างๆ การทำเงินเดือนที่อาจจะผิดพลาดได้อีก จากที่กล่าวมาทั้งหมดทั้งมวลเมื่อใช้ระบบ HR ก็ทำให้ HR สามารถเอาเวลาที่เหลือจาก task งาน routine ที่จุกจิกและกินเวลาพวกนี้ ไปทำงานที่ให้ผลกระทบในเชิงบวกกับองค์กรได้ เช่นการหาคนเก่ง การพัฒนาบุคลากร เป็นต้น

สรุป

ถ้าองค์กรของคุณยังคงใช้การตอกบัตรเข้างานอยู่ล่ะก็ อาจจะถึงเวลาที่ต้องขยับและปรับเปลี่ยนการทำงานอะไรบางอย่าง แน่นอนว่าเรารู้ว่าการนำโปรแกรมมาช่วยในการจัดการนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ในระยะยาวก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยากมาก ๆ ดังนั้นแล้วการมองหาตัวช่วยแต่เนิ่น ๆ จึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด หากคุณไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน เราอยากบอกว่า empeo โปรแกรม HR เองนั้นก็มีเปิดให้ทดลองใช้ฟรี และหากมีคำถามอะไรก็สามารถรับคำแนะนำจากทีมผู้เชี่ยวชาญได้ทันที เรียกได้ว่าคุ้มค่าอย่างแน่นอน