4 ปัญหาการทำ payroll ที่ชวน HR ปวดหัว

เมื่อพูดถึงงานที่น่าเบื่อที่สุดอย่างหนึ่งของ HR ก็คงหนีไม่พ้นในเรื่องของการทำ payroll หรือเรื่องเงินเดือนนั่นเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการทำ payroll ที่เป็นระบบแมนนวลยังต้องทำมืออยู่ นอกจากจะความยุ่งยากซับซ้อนในการทำแล้ว ยังมีสิ่งที่ต้องระวังมากๆเลยก็คือความถูกต้องที่อาจจะส่งผลเสียในแง่ลบให้กับองค์กรได้เลยทีเดียว วันนี้ empeo จะมาชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่เกิดจากการทำ payroll บางประการ ตามกันมาได้เลยครับ

1. คำนวณวันเวลาทำงานเป็นงานที่ซับซ้อน

ถ้าไม่มีระบบ HR ใช้ในบริษัทแล้วล่ะก็นั่นหมายความว่า การคำนวณวันเวลาทุกอย่างต้องใช้ระบบการทำมือทั้งหมด และเวลาทำงานก็จะเป็นสิ่งที่เอาไปใช้ในการคำนวณเงินเดือน ดังนั้นแล้วการคำนวณด้วยระบบมือแม้จะมีการใช้ excel ก็ยังเกิดความผิดพลาดได้ง่าย และกลายเป็น task งานที่กินเวลาในการทำงานมากๆอย่างนึงของ HR เลยทีเดียวเพราะไหนจะต้องรวบรวมข้อมูลขาด ลา มาสายทั้งหมด ไหนจะยังต้องใส่สูตรคำนวณและตรวจสอบอีกต่างหาก

2. เวลาเข้าออกงานที่มาคำนวณเงินเดือนเชื่อถือไม่ได้

มองเผินๆอาจจะคิดว่านี่ไม่น่าใช่ปัญหาของการทำ payroll สักหน่อย แต่อันที่จริงแล้วจากข้อแรกที่เราได้ชี้ให้เห็นว่าการทำ payroll จะถูกคำนวณจากสถานะการเข้างาน ดังนั้นแล้วในบริษัทที่ยังไม่มีระบบจัดการเวลาเข้าออกงานของพนักงานอย่างการใช้การสแกนนิ้ว หรือบันทึกเวลาผ่านแอป ก็จะต้องใช้ระบบบันทึกลงกระดาษหรือตอกบัตรซึ่งมีความเสี่ยงสูงมากๆที่วัน เวลาเข้างานอาจจะเชื่อถือไม่ได้ เช่นการตอกบัตรแทนกัน การบันทึกเวลาเร็ว ออกงานไวกว่าความจริง ทำให้บริษัทเสียผลประโยชน์มหาศาล

3. เรื่องเงินเรื่องใหญ่ คำนวณเงินเดือนผิด

และเมื่อเป็นการทำมือการคำนวณเงินเดือนก็มีโอกาสผิดพลาดได้มากๆ ซึ่งในมุมมองของบริษัทอาจจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย และคิดว่าแก้ไขได้ แต่อันที่จริงแล้วจะส่งผลมากๆต่อความเชื่อมั่นของพนักงาน ทำให้พนักงานเกิดความไม่ไว้วางใจ ยิ่งในยุคที่บริษัทต่างต้องการบุคลากรคุณภาพในการทำงานด้วยแล้วล่ะก็เราคงไม่อยากสูญเสียพนักงานไปด้วยเหตุผลนี้จริงไหมครับ

4. Payroll ไม่ได้จบแค่คำนวณเงินเดือน

กว่าจะคำนวณเงินเดือนออกมาได้กินเวลาไปมากมาย เพราะไหนจะต้องดูเรื่องภาษีหักของแต่ละคน ฐานลดหย่อนภาษีที่ไม่เท่ากัน คำนวณมาเสร็จก็คิดว่างานปิดจบได้แล้ว แต่อันที่จริงยังมีงานต่างๆรออยู่อีกงานไม่ว่าจะเป็นการส่ง slip เงินเดือนให้พนักงาน การอัปโหลดในระบบประกันสังคม การส่งไฟล์ payroll เพื่อจ่ายเงินผ่านธนาคาร ซึ่งล้วนแต่เป็นสิ่งที่เสียเวลามากๆทั้งสิ้น

สรุปปัญหาการทำ Payroll

จากเหตุผลที่กล่าวมาทั้งหมด HR หรือเจ้าของกิจการที่ต้องทำเงินเดือนเองอยู่ทุกเดือน ก็คงจะเห็นด้วยกับปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่อย่างแน่นอน และคงไม่อาจปฎิเสธได้ว่าการทำ payroll เป็นงานที่ยุ่งยากซับซ้อนมากจริงๆ แถมยังกินเวลาสุดๆอีกต่างหาก นอกจากนี้เป็นงานที่จำเป็นต้องทำทุกเดือน ไม่ทำก็ไม่ได้ด้วย ดังนั้นแล้วถ้าหากคุณกำลังเบื่อหน่ายกับการทำเงินเดือนแบบทำมืออยู่ล่ะก็ ลองมองหาโปรแกรม HR ที่จะเข้ามาช่วยจัดการได้เลยครับ empeo เราช่วยได้อย่างแน่นอน