Automated Payroll คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร?

Automation ทำให้ชีวิตประจำวันเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น และเมื่อพูดถึง Automated Payroll แล้วล่ะก็แน่นอนว่าเราต้องนึกถึงในเรื่องความสะดวกสบายในการทำ Payroll ช่วยลดเวลาและทำให้ task งานที่เคยเป็นสิ่งยุ่งยากในการทำเงินเดือน กลับกลายเป็นเรื่องง่ายๆ ลองจินตนาการดูว่าปัญหาปวดหัวต่างๆในการทำเงินเดือนที่เคยเกิดขึ้นทั้งหมด จะสามารถจัดการได้ด้วยสิ่งที่เรียกว่า Automated Payroll ดูสิครับ  

Automated Payroll คืออะไร? 

ถ้าว่ากันง่ายๆ ก็คือวิธีการที่ช่วยให้การทำเงินเดือนกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น สามารถลดการทำงานที่ต้องทำมือในหลายๆ ส่วนลง เพื่อจ่ายเงินเดือนได้อย่างถูกต้องและทันเวลานั่นเอง ซึ่งจะเข้ามาช่วยในไม่ว่าจะเป็นเรื่องรายได้ รายหักที่เกิดขึ้น การคำนวณภาษี การทำเอกสารจัดส่งสรรพากร ไฟล์ที่ใช้อัพโหลดเพื่อจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารในระบบ payroll  

 ซึ่งโดยปกติแล้วคนที่รับผิดชอบในการทำเงินเดือนก็คือ payroll manager หรือในองค์กรที่มีขนาดเล็กลงมาหน่อยก็จะเป็น HR manager ที่รับหน้าที่นี้ แน่นอนว่าการทำเงินเดือนเป็นแค่ส่วนนึงของงานหลัก และนั่นหมายความว่าการจัดการเงินเดือนผ่าน excel ก็จะทำให้เสียเวลามากๆในการจัดการในแต่ละเดือน นั่นยังไม่รวมถึงการคิดเวลาเข้าออกงานหรือ time attendance ที่เกิดขึ้น จะเห็นได้เลยว่าการทำเงินเดือนที่ต้องทำทุกเดือนนั้นกินเวลาและพลังงานมากขนาดไหน  

Automated Payroll จะช่วยฉันได้อย่างไร? 

ทีนี้ก็ถึงเวลาที่เราจะมาดูประโยชน์ที่ได้รับกันจากการทำเงินเดือนผ่านระบบ HR ที่มีระบบการคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติกัน 

1. ระบบเวลางานหรือ Time attendance ถูกต้องแม่นยำ

อย่างที่ได้กล่าวมาในช่วงต้นนั่น นอกจากการคำนวณที่ต้องเสียเวลามากแล้ว สิ่งที่เอามาใช้ในการคำนวณหลักๆ เลยก็คือเวลาที่พนักงานเข้าออกงาน ไหนจะต้องมาดูเรื่องการ ขาด ลา มาสายในระบบอีก ซึ่งถ้าหากพนักงานมีจำนวนไม่มากก็อาจจะยังพอทำได้ผ่าน excel แต่เมื่อเราพูดถึงองค์กรที่มีจำนวนคนหลักหลายสิบคนจนไปถึงหลักร้อยขึ้นไป เมื่อนั้นแค่การคำนวณ Time Attendance ก็จะกลายมาเป็นเรื่องที่ซับซ้อนในทันที   

2. ลดเวลาในการทำงานและข้อผิดพลาด

ด้วยความที่ระบบเงินเดือนแบบอัตโนมัติจะช่วยในการคำนวณเงินเดือนให้กับคุณในแต่ละเดือน นั่นหมายความว่าคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการทำงานนี้ และข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นก็จะน้อยลงตามไปด้วย ไม่ว่าจะจากการที่คุณไม่ต้องกรอก ข้อมูล เอง ไม่ต้องจัดการเวลาเข้างานเอง และต้องมานั่งคำนวณในหลายๆส่วน ซึ่งยิ่งขั้นตอนตรงนี้มีมากเท่าไร โอกาสที่จะเกิด ความผิดพลาด (error) ก็ยิ่งเพิ่มตามมากเท่านั้น   

3. ออกรายงานรวดเร็ว ความปลอดภัยสูง

ระบบ Automated Payroll จะมาพร้อมกับการออกรายงาน ทำให้คุณสามารถดูเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆที่เกิดขึ้นกันพนักงาน ได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น รวมถึงการติดตามข้อมูลดูข้อมูลย้อนหลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีความปลอดภัยสูงเพราะทุกอย่างอยู่บนระบบที่ต้องมีการยื่นยันตัวบุคคลก่อนการใช้งาน (Login) และจะมีเพียงผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเงินเดือนเท่านั้นที่สามารถดูเข้าถึงได้ ต่างกับ excel หรือการทำมือผ่านกระดาษที่อาจจะหลุดรอดได้ทุกเมื่อ  

4. ทำได้ครบวงจร

การทำเงินเดือนไม่ใช่ งานที่แค่คำนวณเงินเดือนแต่ละคนแล้วจะจบแค่นั้น มันยังรวมไปถึงการนำจ่าย ภาษี ประกันสังคมต่างๆ และยังต้องแจ้งให้พนักงานทราบอีกด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นงานต่อเนื่องที่มีความยุ่งยากไม่แพ้กัน และ Automated Payroll ที่ดีก็ควรจะช่วยทำงาน ที่กล่าวมาได้อย่างครบถ้วน  

5. Employee self service หรือ ESS

อีกหนึ่งประโยชน์ที่ช่วยให้งานของ ฝ่ายบุคคล (HR) ลดไปได้มาก เพราะพนักงานสามารถจัดการได้ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการดู  e-Slip และปริ้นเองได้ทันที รวมไปถึงการลางาน ขอโอทีที่จะถูกเอาไปคิดรวมในการคำนวณเงินเดือนตรงนี้ พนักงานก็สามารถทำผ่านระบบได้ ไม่จำเป็นต้องทำผ่านกระดาษอีกต่อไป  

เมื่อรู้อย่างนี้แล้วก็อาจจะถึงเวลาที่จะต้องปรับเปลี่ยนมาใช้งาน Automated Payroll แทนการคำนวณบนกระดาษหรือ excel ซึ่งตรงนี้ empeo เราก็สามารถทำได้อย่างดีเยี่ยม รองรับในทุกข้อที่ได้กล่าวไป ปัญหาที่อาจจะมีในใจก็คือ แล้วถ้าตอนนี้มีคนในบริษัทไม่ถึง 10 คนล่ะ จะยังไงดี ตรงนี้เราก็ได้ถาม คุณสหรัฐ ผู้เชี่ยวชาญจาก empeo ซึ่งก็ได้ให้ความเห็นไว้ดังนี้ครับ     

“จริงๆแล้วบริษัทควรจะเริ่มนำระบบ HR ที่มี Automated Payroll เข้าไปใช้ตั้งแต่ช่วงต้นเลยด้วยซ้ำ เพราะการใช้งาน การจัดการข้อมูลจะทำได้ง่ายและรวดเร็วมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าทางบริษัทมีการวางแผนที่จะเติบโต การที่มี software เข้ามาช่วยจะทำให้ HR มีเวลาในการโฟกัสงานด้านอื่น และทำให้การเติบโตยิ่งไปได้เร็วยิ่งขึ้นเพราะมีพื้นฐานที่ดีครับ”