ถ้าเราพูดถึงพวกโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานหรือ time tracking แล้วคงไม่ใช่เรื่องใหม่อะไรสำหรับคนที่คุ้นเคยกันดีอยู่แล้วกับโปรแกรมจำพวก HRM แต่ในยุคของสถานการณ์ปัจจุบันที่การรับสมัครงานงานมีการแข่งขันกันอย่างมาก และการทำงานก็สามารถทำได้จากทุกที่แล้ว ยิ่งทำให้โปรแกรมลงเวลาเข้าออกงานมามีบทบาทอย่างยิ่งสำหรับบริษัทต่างๆมากเลยทีเดียว ถึงตอนนี้คุณอาจจะสงสัยว่านอกจากที่สามารถรู้ได้ว่าพนักงานแต่ละคนมีการเข้าออกงานจริงหรือไม่ แล้วมันยังมีประโยชน์อื่นๆอีกด้วยจริงๆหรือ?
ช่วยจัดการในเรื่องเวลาเข้าออกงานแบบ flexible
หลายองค์กรในปัจจุบันต้องเริ่มมีการปรับเปลี่ยนเวลาการทำงานให้เข้ากับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งจากการสำรวจพบว่าพนักงานในปัจจุบันก็เริ่มมองหางานที่สามารถเข้างานได้แบบยืดหยุ่นกันมากขึ้น และหากองค์กรไม่มี offer ในส่วนนี้ให้หลายๆคนก็เลือกที่จะร่วมงานกับที่อื่นแทน ครั้นจะนำ flextime เข้ามาใช้ถ้ายังไม่มีโปรแกรมที่เข้ามาคอยเก็บเวลาเข้าออกงานของพนักงานก็จะกลายเป็นภาระและการเพิ่มงานให้กับทีมฝ่ายบุคคลอย่างมาก เพราะต้องบันทึกเวลาการทำงานแบบแมนนวลทั้งหมด และยังส่งผลโดยตรงกับเรื่องการคำนวณเงินเดือนอีกด้วย ดังนั้นแล้วโปรแกรม HRM ที่ทำ flex hour ได้จะทำให้การจัดการเวลาเข้าออกงานพนักงานกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก
หมดปัญหาโอทีเกินเวลา
อีกจุดนึงที่ time tracking เข้ามาช่วยองค์กรเลยคือเรื่องของโอที บ่อยครั้งที่ในบริษัทที่มีนโยบายให้เบิกโอทีได้ แต่ไม่มีระบบจัดการเวลาเข้าออกงานที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ การลงเวลาก็อาจจะเป็นการทำแบบเขียนลงกระดาษ และถ้าโอทีกะดึกมากๆก็ไม่มีคนคอยตรวจสอบเวลา ตรงนี้ก็เป็นช่องโหว่ให้พนักงานอาจจะมองหาลู่ทางในการใช้ประโยชน์จากจุดนี้ หรือในอีกแง่มุมที่กลับกันคือทางฝ่ายบุคคลซึ่งต้องคำนวณโอทีอาจจะมีการคำนวณเวลาผิดพลาดได้นั่นเอง
ช่วยส่งเสริมเรื่องความโปร่งใส
คุณอาจจะคิดไม่ถึงใช่ไหมครับว่าระบบลงเวลาเข้าออกงานเองนั้นก็มีส่วนช่วยในเรื่องความโปร่งใสให้กับบริษัท เพราะพนักงานเองก็สามารถตรวจสอบเวลาของตนเองได้ทันทีและรู้สถานะเมื่อมีเวลาเข้าออกงานที่ผิดปกติ ฝ่ายหัวหน้างานก็สามารถเข้าไปเช็คได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นอกจากนั้นแล้วยังช่วยให้รู้ถึงพฤติกรรมแต่ละบุคคลได้คร่าวๆอีกด้วย
ทำงานนอกสถานที่ก็จัดการได้ง่ายๆ
แน่นอนว่าแม้ว่าที่ออฟฟิศจะไม่ได้มีการให้ work from home แต่ด้วยการทำงานในบางตำแหน่งก็อาจจะต้องมีการออกไปพบลูกค้า ไปทำงานนอกสถานที่ที่อื่น ซึ่งถ้าเป็นปกติสำหรับบริษัทที่มีกฎระเบียบเข้มงวดก็อาจจะต้องมากรอกเอกสารทุกครั้ง ทำให้พนักงานรู้สึกยุ่งยาก และลำบากใจไม่ใช่น้อย หรือในกรณีที่บริษัทมีการเปิดกว้างให้ทำงานที่ไหนก็ได้ การที่มีระบบจัดการเวลาเข้างานตรงนี้ก็จะมีส่วนช่วย HR และหัวหน้างานเป็นอย่างมากในการเช็คเวลาเข้าออกงาน ส่งผลให้การจัดการองค์กรมีความยืดหยุ่นสูงมากขึ้น
จัดการเงินเดือนได้รวดเร็วในเวลาที่น้อยลง
เมื่ออ่านถึงตรงนี้หลายๆคนอาจจะรู้สึกแปลกใจ แต่สำหรับ HR แล้วคงรู้ได้ทันทีว่าเพราะอะไร โดยปกติแล้วการคำนวณเงินเดือนของพนักงานในแต่ละเดือน ฝ่ายบุคคลเองจะต้องดูจาก timesheet หรือใบลงเวลาเป็นหลัก แล้วเมื่อคำนวณวลาเข้าออกงานแต่ละคนเรียบร้อยแล้ว ยังต้องมาดูการขาด ลา มาสาย นี่แค่ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการลงเวลายังมีงานที่ต้องทำมากมายในแต่ละเดือนรออยู่ แต่เมื่อมีระบบ HRM ที่จัดการเรื่องเวลาได้ ทุกอย่างที่กล่าวมาทั้งหมดก็จบลงได้ในไม่กี่คลิก และไม่ต้องเสียเวลาในการรอข้อมูลอีกด้วย
สรุป
โดยปกติแล้วระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน อาจจะดูเหมือนแค่ช่วยให้ทางบริษัทรู้ว่าพนักงานมีการเข้างานหรือไม่ อันที่จริงแล้วประโยชน์ของการมี HRM บันทึกเวลาเข้าออกงานนั้น ยังช่วยพนักงานและฝ่ายบุคคลโดยตรงตามที่กล่าวมา ทำให้องค์กรปรับตัวเข้ากับยุคสมัยใหม่ได้ง่ายขึ้น ดังนั้นแล้วถ้าหากคุณยังใช้ระบบลงเวลาแบบ manual หรือยังไม่มีการใช้ในส่วนนี้ ในปัจจุบันระบบ HR ก็มีราคาย่อมเยามากขึ้น อาจจะลองมองหาโปรแกรมเข้ามาช่วยสักตัวดูนะครับ
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo